Die Umsetzungsstrategie basiert auf bewährten Best Practices erfolgreicher Digitalisierungsprojekte und folgt einem systematischen 7-Punkte-Ansatz, der sich in der Praxis als besonders erfolgreich erwiesen hat und rechtlichen Vorgaben folgt (z.B. BayDig).
Verschlankung und Usability stehen an erster Stelle. Dabei geht es nicht darum, bestehende Formulare eins zu eins ins Digitale zu übertragen, sondern die Verfahren grundlegend zu überdenken. Logische Benutzerführung sorgt dafür, dass häufige Anwendungsfälle mit minimaler Interaktion abgewickelt werden können. Einfache Sprache ersetzt Verwaltungsjargon, und umfangreiche Hinweise, Platzhalter sowie Feldvalidierung leiten die Nutzerinnen und Nutzer intuitiv durch den Prozess.
Zentralisierung gewährleistet ein einheitliches Erscheinungsbild und reduziert den Pflegeaufwand. Eine zentrale Formatvorlage sorgt für konsistentes Design, während globaler Code für alle Anträge und eine zentrale Code-Bibliothek für wiederkehrende Funktionen die Effizienz steigern.
Standardisierung auf drei Ebenen bildet das Rückgrat des Systems. Auf Formular-Ebene werden Elementvorlagen für häufig benötigte Datenblöcke wie Bankverbindungen oder persönliche Daten erstellt. Standard-Workflows für typische Genehmigungsprozesse reduzieren den Entwicklungsaufwand erheblich. Zentrale Datenquellen für Staatsangehörigkeiten, Währungen, Kontaktdaten und andere Stammdaten sorgen für Konsistenz und erleichtern die Pflege und Wartung. E-Mail-Bausteine und Formular-Vorlagen mit Standardprozessen (z.B. zweistufiger Genehmigungsprozess) minimieren den Erstellungs- und Pflegeaufwand.
Priorisierung folgt einem bewährten und ausreichend flexiblen Konzept. An erster Stelle steht die Digitalisierungsbereitschaft der Fachabteilungen. Darüber hinaus wird das Verhältnis von Aufwand und Nutzen berücksichtigt, um sicherzustellen, dass der eingesetzte Ressourceneinsatz in einem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Mehrwert steht. Ebenso fließt die Komplexität der jeweiligen Vorhaben in die Bewertung ein, da aufwendigere Prozesse eine sorgfältigere Planung erfordern und die Umsetzung sehr zeitintensiv ist. Schließlich spielt auch die Dringlichkeit eine Rolle, wenn zeitkritische Anforderungen eine bevorzugte Behandlung notwendig machen.
Gleichzeitig können besonders einfache Prozesse ohne Schriftformerfordernis Quick Wins erzeugen und helfen beim Aufbau von Expertise und werden daher auch mal “dazwischengeschoben”.
Beteiligung setzt konsequent auf das in den Fachabteilungen vorhandene Know-How. Digital-affine Mitarbeitende sehen in der Mitwirkung konkrete Vorteile für sich: Entlastung durch Optimierung eigener Prozesse, Unabhängigkeit bei kleineren Anpassungen und bessere, vorvalidierte Antragsdaten. Gleichzeitig erhalten die Nutzenden frühzeitig die Möglichkeit mitzuwirken, im Rahmen von Pilotprojekten und Demo-Testversionen.
Qualitätssicherung erfolgt durch ein bewährtes 4-Augen-Prinzip. Neben der fachlich zuständigen Organisationseinheit sollte mindestens eine weitere Person, idealerweise ein potenzieller Nutzer bzw. potenzielle Nutzerin des Dienstes, das Formular testen und freigeben. Formular-Redakteure und -Redakteurinnen arbeiten auf einem Testsystem, beim Übergang ins Produktivsystem findet eine zentrale Qualitätskontrolle mit konstruktivem Feedback statt.
Netzwerk und Nachnutzung erschließen Synergien und reduzieren den Entwicklungsaufwand. Durch den Austausch mit anderen Universitäten entstehen gemeinsame Standards und wiederverwendbare Lösungen. Formular-Stores ermöglichen es, vorhandene Lösungen direkt als Prototypen zu nutzen und an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.