Datenschutz
Aufgaben des oder der Datenschutzbeauftragten
Insbesondere folgende Aufgaben werden von dem oder der Datenschutzbeauftragten der Universität wahrgenommen:
- Hinwirken auf die Einhaltung des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und anderer datenschutzrechtlicher Vorschriften (vgl. Art. 25 Abs. 4 BayDSG)
- Durchführung des datenschutzrechtlichen Freigabeverfahrens von automatisierten Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 26 BayDSG
- Durchführung des datenschutzrechtlichen Freigabeverfahrens von Anlagen zur Videoaufzeichnung nach Art. 21a Abs. 6 i. V. m. Art. 26 BayDSG
- Führung des behördlichen Verfahrensverzeichnisses der datenschutzrechtlich freigegebenen automatisierten Verfahren nach Art. 27 BayDSG
- Beratung der Mitglieder der Universität in Fragen des Datenschutzes
Was ist zu tun, wenn eine Stelle der Universität automatisierte Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten einzusetzen beabsichtigt?
Gemäß Art. 26 Abs. 1 BayDSG bedarf der erstmalige Einsatz automatisierter Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, bzw. eine wesentliche Verfahrensänderung der vorherigen schriftlichen Freigabe durch die das Verfahren einsetzende öffentliche Stelle.
Im Bereich der staatlichen Hochschulen erfolgt die Freigabe entsprechender Verfahren für staatliche Angelegenheiten durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten oder die behördliche Datenschutzbeauftragte. Ausnahmen von der Verpflichtung zur datenschutzrechtlichen Freigabe finden sich in Art. 28 Abs. 1 BayDSG.
Die für die datenschutzrechtliche Freigabe erforderlichen Schritte sind so rechtzeitig in die Wege zu leiten, dass erforderliche Änderungen noch ohne Schwierigkeiten berücksichtigt werden können, das heißt in der Regel vor der Programmierung bzw. vor dem Erwerb eines Programms.
Bitte verwenden Sie das unten stehende Formular, um eine datenschutzrechtliche Freigabe Ihres Vorhabens zu beantragen. Die Angaben müssen jeweils eine Überprüfung, ob die vorgesehenen Datenerhebungen, Datenspeicherungen und regelmäßigen Datenübermittlungen datenschutzrechtlich zulässig sind, ermöglichen.
- Verfahrensbeschreibung (PDF)(801.9 KB) (einschließlich allgemeiner Beschreibung der eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen und der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 7 und 8 BayDSG)
Bitte verwenden Sie bei der beabsichtigten Nutzung von Dateien in nicht-automatisierten Verfahren unten stehendes Formblatt:
- Formblatt zur Karteibeschreibung Download Word-Datei(22.5 KB)
Was ist zu tun, wenn eine Stelle der Universität eine Videoaufzeichnungsanlage einzusetzen beabsichtigt?
Dem Antrag auf datenschutzrechtliche Freigabe eines automatisierten Verfahrens ist neben der Verfahrensbeschreibung(801.9 KB) auch eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Videoaufzeichnungsanlage und der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 7 und Art. 8 BayDSG beizufügen. Dieser Vordruck ist bei einer geplanten Videoaufzeichnung ergänzend zum Vordruck "Verfahrensbeschreibung" dem Freigabeantrag beizufügen.
Den Vordruck "Muster zur Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen beim Einsatz einer Videoaufzeichnungsanlage" finden Sie auf der Homepage des Bayerischen Landesbeauftragten für Datenschutz unter folgender Adresse: www.datenschutz-bayern.de/verwaltung/videoueberwachung.html
Was ist zu tun, um die Vorprüfung einer geplanten Videoüberwachung in die Wege zu leiten?
Sofern entweder eine (nicht freizugebende) Videobeobachtung oder eine (freizugebende) Videoaufzeichnung geplant ist, hat der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz ein Prüfungsschema zur Vorlage bei dem oder der behördlichen Datenschutzbeauftragten bereitgestellt:
Den Vordruck "Prüfungsschema zur Videobeobachtung und Videoaufzeichnung (Videoüberwachung)" finden Sie auf der Homepage des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz unter folgender Adresse: www.datenschutz-bayern.de/verwaltung/videoueberwachung.html
Was ist zu tun, wenn eine Stelle der Universität personenbezogene Daten für dienstliche Zwecke aus Dateien der Universitätsverwaltung nutzen möchte?
Bitte verwenden Sie unten stehendes Formular, um eine Genehmigung der Nutzung zu beantragen:
- Nutzung personenbezogener Daten aus Dateien in automatisierten Verfahren der Universitätsverwaltung: Antragsformular Download Word-Datei(108.0 KB)