Mehr Durchblick in den Datenbanken
Das Schlagwort für viele aktuelle Projekte im Rechenzentrum der Universität Bamberg lautet Identity Management. Ein einziges Login für alle Systeme und Namens- oder Funktionsänderungen, die in allen Datenbanken der Universität automatisiert übernommen werden – das Identity Management verspricht Nutzerinnen und Nutzern viele Vorteile. „Mit dem Identity Management kann das Rechenzentrum zukünftig Nutzerkonten mit ihrer BA-Nummer und Berechtigungen besser pflegen und aktualisieren. Ziel ist es, Prozesse möglichst einfach für unsere Nutzerinnen und Nutzer zu gestalten und dabei allen Anforderungen gerecht zu werden“, sagt Frank Schreiterer, der das Projekt leitet.
Jedes dieser Konten ist mit bestimmten Dienstleistungen und Berechtigungen verknüpft, um beispielsweise E-Mail-Konten oder Online-Dienste während des Studiums oder für die Arbeit an der Universität nutzen zu können. Wer die Universität verlässt, soll diese Funktionen unter anderem aus lizenzrechtlichen Gründen nicht mehr verwenden können. Für Studierende funktioniert die Sperrung des Kontos nach ihrer Exmatrikulation bereits automatisiert. Mit dem erweiterten User Lifecycle, der im Mai eingeführt wird, läuft die Verwaltung dieser Datensätze zukünftig auch für Beschäftigte systematisch ab.
Großer Gewinn an Sicherheit und Zuverlässigkeit durch automatisierte Prozesse
Scheiden beispielsweise wissenschaftliche Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter nach dem Ende ihres Arbeitsvertrags aus, werden ihre Nutzerkonten nach sechs Wochen zunächst gesperrt und zwei Wochen nach der Sperrung endgültig gelöscht. Bei nicht-wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden die Konten bereits am Tag des Austritts gesperrt.
Allerdings werden keine Nutzerkonten ohne Rücksprache mit den Betroffenen gesperrt, versichert Dr. German Angele, Leitung des Bereichs Serversysteme und Nutzerverwaltung am Rechenzentrum. „Ende Mai werden wir zunächst alle Inhaberinnen und Inhaber inaktiver Nutzerkonten anschreiben, um herauszufinden, ob die Konten weiterhin benötigt werden“, erklärt Angele. Es sei möglich, Nutzerkonten bei Bedarf zu verlängern. Zukünftig erfolgen die Vorankündigungen zur bevorstehenden Sperrung eines Kontos automatisch.
Der User Lifecycle sorge so für definierte und optimierte Prozesse sowie für mehr Sicherheit, sagt Dr. Hartmut Plehn, der das Rechenzentrum leitet: „Im Rahmen unseres langfristigen Projektes des Identity Managements gelingt es uns, Nutzerkonten zeitgerecht zur Verfügung zu stellen, Berechtigungen gezielt zu erteilen und wenn notwendig zu entziehen. Dies dient der Compliance, also der Einhaltung aller Vorschriften, und der Sicherheit unserer IT-Dienste.“ Zudem werde sichergestellt, dass die Informationen in den Datenbanken stets korrekt und aktuell seien.
Weitere Informationen zum User Lifecycle und den Fristen für die verschiedenen Gruppen von Beschäftigten finden Sie hier.