Das E-Mail-System von Office 365

Was ist das Office 365 und wie kann ich es nutzen?

Office 365 ist ein Cloud-Dienst von Microsoft mit Funktionen zur Online-Kommunikation für Unternehmen und Bildungseinrichtungen.

Die Bezeichnung Office 365 wird von Microsoft für eine Reihe unterschiedlicher Produkte gleichzeitig verwendet. Es verbirgt sich dahinter u.a.:

  • ein E-Mail- und Kollaborationssystem
  • eine Reihe von Webanwendungen zur Bearbeitung von Worddokumenten und Exceltabellen etc. sowie weitere Webdienste
  • Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten
  • Gruppenarbeitsfunktionen auf Basis von SharePoint
  • Skype als Audio-, Video- und Instantmessaging-Konferenzsystem
  • 1 Terabyte OneDrive als Online-Datenspeicher (vorher SkyDrive)
  • Schnittstellen zur Synchronisierung aller Daten auf mehreren Geräten (Computer, Laptop, Tablet, Smartphone, ...)
  • Installation des Pakets Office 365 ProPlus auf bis zu 5 PCs oder Macs
    Bitte beachten Sie: Um Office 365 ProPlus herunterladen und installieren zu dürfen, müssen Sie Nutzerin oder Nutzer des E-Mail-Systems Office 365 sein. Sie können auf Office 365 wechseln, falls Sie bisher das alternative E-Mail-System unter mailex.uni-bamberg.de nutzen.

Mit dem E-Mail-System von Office 365 verfügen Sie zunächst über ein E-Mail-Postfach mit einer Speicherkapazität von 50 GB zum Senden und Empfangen von E-Mails.

Darüber hinaus enthält es die umfangreichen Kollaborationsfunktionen wie sie von Outlook/Exchange bekannt sind.

Sie können zum Beispiel ...

  • E-Mails und Kalender-, Aufgaben-, Notizen- und Kontaktdaten online speichern und mit mehreren Geräten synchronisieren.
  • mit PC und Smartphone den vollen Funktionsumfang von Outlook/Exchange nutzen.
  • Erinnerungen einrichten, die sowohl am PC als auch am Smartphone Termine signalisieren.
  • Termine mit anderen Nutzerinnen und Nutzern verabreden.
  • E-Mail-, Kalender-, Aufgaben-, Notizen- und Kontaktordner mit anderen Nutzerinnen und Nutzern teilen.

Sie können Office 365 über die Webschnittstelle o365.uni-bamberg.de aufrufen und dort unter Outlook Ihr Postfach verwalten, E-Mails versenden etc.

Informationen zu Verbindungs- und Zugangsdaten für Office 365 (WWW, IMAP, SMTP, ...)

Sie können Ihr E-Mail-Postfach in einem beliebigen E-Mail-Programm einrichten.

In den nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen erklären wir Ihnen, welche Einstellungen Sie in dem entsprechenden Programm vornehmen müssen:

Studienanfängerinnen und -anfänger der Universität Bamberg müssen sich bei der Immatrikulation entscheiden, ob Sie Office 365 oder das alternative E-Mail-System nutzen wollen. Studierende, die das alternative E-Mail-System nutzen, können jederzeit auf Office 365 umsteigen und umgekehrt. Bestehende E-Mails können Sie mit Hilfe eines lokal installierten E-Mail-Programms (wie zum Beispiel Thunderbird oder Outlook) umziehen.

Anleitungen zum Wechsel des E-Mail-Sytems:

Beachten Sie bitte folgende wichtige Hinweise:

  • Nach der Umstellung steht Ihnen Office 365 am darauffolgenden Tag ab 8 Uhr zur Verfügung. Bis dahin rufen Sie bitte Ihre E-Mails weiterhin über das alternative E-Mail-System ab. Ab dem Folgetag kommen neue E-Mails nur noch im Posteingang unter Office 365 an! Sie können dann also ab diesem Zeitpunkt mit dem bisherigen alternativen E-Mail-System keine E-Mails mehr empfangen und senden, aber auf alte E-Mails noch zugreifen.
  • Falls Sie auf dem bisherigen (alternativen) E-Mail-System Weiterleitungen verwendet haben, müssen Sie diese in Office 365 neu einrichten. Bitte beachten Sie, dass wir die Weiterleitung auf private E-Mail-Adressen nicht empfehlen.
  • Wenn Sie Ihre bestehenden E-Mails aus dem bestehenden (alternativen) E-Mail-System weiter benötigen, müssen Sie diese selbst auf Office 365 übertragen. Richten Sie dazu beide Postfächer zum Beispiel in Outlook ein und transferieren Sie die E-Mails aus dem alternativen E-Mail-Postfach ins Postfach unter Office 365.

Die Nutzung der über reine E-Mail hinausgehenden Funktionen ist freigestellt. Office 365 zielt – anders als andere Cloud-Dienste oder verbreitete Soziale Netzwerke – nicht auf die Verwendung von Daten für Werbezwecke oder ähnliches ab. Die Fa. Microsoft sichert ein gemäß europäischen Datenschutzanforderungen angemessenes Datenschutzniveau zu. Die europäischen Datenschutzrichtlinie 94/46/EG sowie der Beschluss der EU-Kommission vom 5.2.2010 über Standardvertragsklauseln werden umgesetzt.

Die Fa. Microsoft ergreift umfangreiche Maßnahmen, um die Sicherheit und sehr hohe Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten. Die Maßnahmen erfüllen gemäß ISO27001-Zertifizierung die Anforderungen an geeignete Sicherheitsmechanismen und werden regelmäßig gemäß SAS70-Standard geprüft. 

Die Rechte an den eigenen Daten verbleiben bei der jeweiligen Nutzerin/dem jeweiligen Nutzer. Microsoft nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke! Bei manueller Löschung von Daten, bei Widerruf oder Beendigung der Nutzung werden die Daten zuverlässig gelöscht, sobald eine Sicherheitsfrist von 30 Tagen abgelaufen ist.

Weitere Informationen zu Sicherheit und Datenschutz bei Office 365 finden Sie im Trust Center von Microsoft. Erläuterungen u.a. zu den Vertragsbeziehungen, Subunternehmen und darüber, wo Ihre Daten gespeichert werden und wie Microsoft mit Anfragen von US-Behörden umgeht, finden Sie im Cloud Compendium.

Wo liegt das Problem? – Microsoft verspricht zwar, hohe Datenschutzstandards bei seinen Rechenzentren einzuhalten, es ist allerdings noch rechtlich unklar, inwieweit etwa us-amerikanische Behörden Zugriff auf die bei Microsoft gespeicherten Daten einfordern können. Da zum jetzigen Zeitpunkt nicht klar ist, in welchem Umfang und zu welchem Zweck die Daten ausgewertet werden, ist eine abschließende Bewertung aus Datenschutzssicht nicht möglich.

Mit Office 365 gemeinsam arbeiten

Mit Office 365 können Sie unabhängig vom Betriebssystem in jedem Webbrowser Dateien erstellen und bearbeiten (Word, Excel, PowerPoint etc.). Sie können die Dateien lokal oder online in OneDrive speichern.

Die von Ihnen erstellten und in OneDrive gespeicherten Dateien und Ordner können Sie für andere Personen sichtbar machen (freigeben). Diese Personen müssen über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen.

Die Freigabe von Dateien ist dabei nicht an Personen mit einem Nutzerkonto an dieser Uni oder die Benutzung von Office 365 geknüpft. Lediglich die Ordnerfreigabe beschränkt sich auf Studierende mit Office 365 und Beschäftigte mit Office 365 ProPlus.

Mit Hilfe der OneDrive-App können Sie Dateien von Ihrem PC in Ihrer OneDrive-Cloud speichern und automatisch synchronisieren. Um die App nutzen zu können, müssen Sie vorher die Office-Software heruntergeladen haben.

Office 365 ermöglicht es Ihnen Gruppen zu erstellen, um Dateien und Inhalte innerhalb dieser Gruppen zu teilen, zu bearbeiten und zu organisieren.

Sie haben noch Fragen?

IT-Support
Telefon: +49 951 863-1333
E-Mail: it-support(at)uni-bamberg.de