Outlook-Datendateien/-Archive

Wenn Sie Outlook-Informationen archivieren, werden die Elemente in einer PST-Datei gespeichert. In diesen Outlook-Datendateien (PST-Dateien) sind E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen gespeichert. Um mit den Elementen in einer PST-Datei arbeiten zu können, müssen Sie Outlook verwenden. Sie können also in Outlook auch zusätzliche PST-Dateien öffnen, um beispielsweise auf archivierte Daten zuzugreifen, die nicht in einem Ihrer aktuellen Postfächer gespeichert sind.

Vielleicht haben Sie von einer früheren Tätigkeit Ihre Outlook-Datendatei (PST-Datei) mitgebracht, dann brauchen Sie sie auf Ihrem Dienstcomputer in Outlook bloß noch zu öffnen.

Vielleicht wollen Sie aber auch einfach Projektdaten oder ältere E-Mails aus einem Outlook-Postfach archivieren. Dazu erstellen Sie eine neue Outlook-Datendatei in Outlook über Datei - Kontoeinstellungen - Datendateien oder wahlweise Start - Neue Elemente - Weitere Elemente - Outlook-Datendatei ..., vergeben einen sinnvollen Dateinamen und speichern die Datei. Sie ist nun im linken Bereich, unterhalb der Postfächer erreichbar, und Sie können zum Beispiel Verzeichnisse und/oder E-Mails aus anderen Postfächern dorthin verschieben.

Klicken Sie links im Navigationsbereich in Outlook mit der rechten Maustaste auf den Postfacheintrag der Outlook-Datendatei.  
Wählen Sie den Menüpunkt Archiv schließen oder Outlook-Datendatei schließen

Starten Sie Outlook neu, um die Verbindung mit der Archivdatei zu lösen.

Klicken Sie im Menü von Outlook auf Datei, wählen Sie Öffnen und Exportieren und Outlook- Datendatei (.pst) öffnen.

Wählen Sie im Explorer-Fenster die Datei aus und klicken Sie auf OK. In den meisten Fällen finden Sie die Outlook-Datendatei unter Dokumente\Outlook-Dateien.

Achtung: Vergessen Sie bitte nicht, die Archivdatei wieder zu schließen, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.

In Outlook geöffnete Archivdateien (Outlook-Datendateien) können bei der Dateisynchronisation auf dem Fileserver im IT-Service zu erhöhter Last und zu Unterbrechungen der Synchronisation führen können. Halten Sie also bitte die Dateien immer dann geschlossen, wenn Sie diese nicht benötigen, auch wenn Sie Outlook dann schließen und wieder öffnen müssen.

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