E-Mail-Verteiler

Sowohl mit Outlook als auch mit Thunderbird können Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig senden, indem Sie mehrere Adressen in ein Adressfeld (An, Cc, Bcc) eingeben. In Outlook trennen Sie dabei die einzelnen Adressen untereinander mit einem Semikolon, in Thunderbird mit einem Komma. Sie können die Adressen auch aus einer zeilengetrennten Liste (Textdatei, Excel-Tabelle) über die Zwischenablage in das Adressfeld einfügen.

Die Anzahl der Adressen, die in das Adressfeld eingegeben werden können, ist begrenzt und hängt von der Länge (Anzahl Zeichen) der einzelnen Adressen ab. Etwa 300 - 500 Adressen sind in aller Regel problemlos möglich. Wenn Sie die Adressen über die Zwischenablage eingefügt haben, kontrollieren Sie die letzte Adresse im Adressfeld, ob diese mit der letzten Adresse Ihrer Liste übereinstimmt. Andernfalls senden Sie portionsweise.

Beachten Sie bitte, dass Nachrichten, die über Bcc versendet werden, oftmals von den E-Mail-Systemen externer Empfängerinnen und Empfänger als Spam eingestuft werden. Entscheiden Sie sich ggf. für einen alternativen Versandweg. Weitere Informationen, wie Sie Bcc nutzen können, und datenschutzrechliche Hinweise finden Sie unter Bcc Feld einblenden.

Wenn Sie eine Nachricht an mehrere Personen per E-Mail senden wollen und dabei zum Beispiel die Empfängerinnen und Empfänger persönlich ansprechen wollen (also die Nachricht Informationen enthält, die für jede Empfängerin/jeden Empfänger unterschiedlich sind (z.B. Anrede), verwenden Sie die Serienbrieffunktion von Microsoft Office (Kombination aus Word, Excel, Outlook).

Bestandteile einer Serien-E-Mail:

• Datenquelle: Erstellen Sie eine Tabelle in Excel, in der alle Informationen zu einer Empfängerin/einem Empfänger in einer Zeile stehen. Die erste Tabellenzeile beinhaltet die Spaltenbezeichnungen, z.B. Name, Vorname, Anrede etc. In der zweiten Zeile steht der erste Datensatz.
• Serien-E-Mail: Schreiben Sie Ihren E-Mail-Text in Word und verbinden Sie ihre Word-Datei über die Serienbrieffunktion mit der Datenquelle. Fügen Sie Seriendruckfelder ein und versenden Sie den Text als E-Mail.

Bitte beachten Sie, wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingebunden haben,

• dass Sie angeben müssen, mit welchem Absender die Serien-E-Mails aus Word versendet werden. Aktivieren Sie dazu in Outlook die Standard-Absender-Funktion (wird unter https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%A4ndern-des-zum-senden-von-e-mail-nachrichten-verwendeten-kontos-2bdd8d4f-e30f-4ec8-88a0-406ce7b23cc5 beschrieben). Danach müssen Sie unter Datei / Konteneinstellungen / Konteneinstellungen das Konto, mit dem standardmäßig gesendet werden soll auswählen und auf "Als Standard festlegen" klicken.
• dass Sie unbedingt anhand einer Testmail an sich selbst prüfen sollten, ob Sie die richtige Absendeandresse ausgewählt haben, bevor Sie die Serien-E-Mail an alle Empfängerinnen und Empfänger (womöglich mit einem falschen Absender) senden.

Ausführliche Anleitungen (Quelle: Microsoft):

• Video von Microsoft zum Seriendruck
• Verwenden der Option Mail Merge für Massen-E-Mails

Sie können Kontakte, die Sie im Kontakteordner bzw. im Adressbuch gespeichert haben, zu so genannten Kontaktgruppen (Outlook) oder Listen (Thunderbird) zusammenfassen. Diese können Sie dann beim Senden von Nachrichten auswählen und in das Adressfeld einfügen.

Kontaktgruppen (Listen) stehen zunächst nur Ihnen innerhalb Ihres E-Mail-Kontos zur Verfügung (bei Thunderbird sogar nur auf dem PC, auf dem Sie die Liste erstellt haben). Wenn Sie mit Hilfe von Kontaktgruppen Nachrichten versenden, sind die Empfängeradressen für alle Empfänger sichtbar. Dies ist datenschutzrechtlich bedenklich! Bitte beachten Sie die Hinweise zum Adressieren über das Bcc-Feld.

Wie Sie E-Mailadressen aus einer Tabelle in eine Kontaktgruppe über die Zwischenablage einfügen, erfahren Sie unter Hilfe zu Outlook/Exchange.

Um mit anderen Personen, Kontakte zu teilen, können Sie in Outlook

• Kontaktgruppen in aufgabenbezogenen E-Mail-Konten erstellen, so dass diese von allen Personen, die mit dem aufgabenbezogenen Konto arbeiten, verwendet werden können.
• einen Kontakteordner für andere Personen der Universität Bamberg freigeben, so dass der freigegebene Kontakteordner in einem anderen Konto eingebunden werden kann. Dieser Kontakteordner kann wiederum Kontakte und Kontaktgruppen enthalten.

Tipp: Vermeiden Sie es, einen Kontakt in mehreren Kontakteordnern / Adressbüchern zu speichern. Sie müssen sonst Änderungen an diesem Kontakt auch mehrmals vornehmen. Ein Kontakt, der innerhalb eines Kontakteordners / Adressbuches in mehreren Kontaktgruppen (Listen) aufgenommen wurde, braucht dagegen nur an einer Stelle geändert zu werden.

Als Verteilergruppe wird eine Gruppe von E-Mail-Empfängern bezeichnet, die über eine spezielle E-Mail-Adresse erreicht werden. Das bedeutet, wenn eine E-Mail an die zugehörige E-Mail-Adresse gesendet wird, wird diese E-Mail an alle E-Mail-Empfänger (Mitglieder) der Verteilergruppe verschickt.

Für die Aktuelles-Liste lautet diese E-Mail-Adresse zum Beispiel aktuelles-liste(at)uni-bamberg.de. Schreiben Sie die entsprechende E-Mail-Adresse in das Feld An… Ihrer E-Mail und schreiben Sie wie üblich Ihren Text ins Betreff-Feld und Ihre Nachricht an den Verteiler. Beachten Sie beim Schreiben an eine Verteilergruppe bitte immer den Zweck dieser Gruppe, d. h. verwenden Sie sie bitte nicht in einem anderen Sinne.

Bei manchen Verteilergruppen muss eine Nachricht erst genehmigt werden, bevor sie an den Verteiler versendet wird. Bei anderen dürfen generell nur ausgewählte Personen E-Mails senden.

Übrigens: Auch die Sicherheitsgruppen, mit denen die Zugriffsrechte auf aufgabenbezogene Datendienste (E-Mail-Konten, Fileserverfreigaben etc.) verwaltet werden, besitzen jeweils eine E-Mail-Adresse. Sie können daher auch als Verteilergruppen verwendet werden. Siehe auch nähere Informationen zu Sicherheitsgruppen.

Zusammenfassung

• Offene Verteilergruppen eignen sich für den Versand allgemeiner Informationen und Nachrichten.
• Mitgliedschaftstypen: Personen mit und ohne Nutzerkonto der Universität
• Jede Person muss sich mit der eigenen E-Mail-Adresse selbst als E-Mail-Empfänger (Mitglied) ein- und austragen.
• Verwaltungsberechtigte Personen können externe E-Mail-Adressen hinzufügen, jedoch nicht entfernen.

Beitritt

Jede Person muss sich selbst als Mitglied in offene Verteilergruppen eintragen. Dies kann nicht durch eine andere Person bzw. kann nur für externe Personen geschehen.

Der Beitritt erfolgt über den Selfservice Verteilergruppe: Eigene Mitgliedschaften im IAM-Portal. Das Eintragen erfolgt sofort nach Abschluss des Vorgangs und Verifizierung der E-Mail-Adresse, ohne dass die Zustimmung einer verwaltungsberechtigten Person erforderlich ist. Die genaue Vorgehensweise ist im Selfservice beschrieben.

Austritt

Im IAM-Portal der Universität finden Sie den Selfservice Verteilergruppe: Eigene Mitgliedschaften. Dort können Sie sich selbst aus einer Verteilergruppe entfernen.

Beispiel: Aktuelles-Liste

Die Universität Bamberg bietet bereits einige offene Verteilergruppen verschiedener Bereiche an, darunter auch die "Aktuelles-Liste".

Die Aktuelles-Liste bietet den Angehörigen der Universität Bamberg die Möglichkeit, eine große Anzahl von Interessenten innerhalb und außerhalb der Universität über aktuelle Themen zu informieren.

Sie ist nur für Nachrichten gedacht, die als offizielle Mitteilungen von Einrichtungen der Universität eingestuft werden können und dienstlichen Zwecken der Universität dienen.

Der Wunsch von Teilnehmern, die über diesen Weg ausschließlich über "Aktuelles an der Universität Bamberg" informiert werden wollen, wird seitens des IT-Service ernst genommen. Es sollte nicht passieren, dass sich Teilnehmer belästigt fühlen und sich deshalb von der Liste abmelden.

• "Aktuelles an der Universität Bamberg" ist nicht für Mitteilungen vorgesehen, die an eine große Anzahl von Adressaten gerichtet werden, aber letztlich nur einzelnen nützen (auch nicht für Stellenangebote). Dafür eigenen sich Mitteilungen als News auf den Webseiten der einzelnen Organisationseinheiten.
• Sie ist kein Diskussionsforum. Auch Antworten zu und Kritik an Beiträgen in dieser Liste sollten in der Regel direkt an deren Autoren geschickt werden.
• Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer wünschen nicht, dass große Anhänge mit den Beiträgen an die Liste verschickt werden. Es ist günstiger, solche Dokumente auf den Webseiten der Organisationseinheit abzulegen und auf diese zu verweisen.

Wir bitten alle Teilnehmenden, sich an diese Einschränkungen zu halten, da alle Nachrichten an aktuelles-liste(at)uni-bamberg.de automatisch an eingetragenen Personen weiterverteilt werden.

Zusammenfassung

• Geschlossene Verteilergruppen eignen sich für den Versand von Informationen an geschlossene Personengruppen.
• Mitgliedschaftstypen: Personen mit und ohne Nutzerkonto der Universität
• E-Mail-Empfänger (Mitglieder) können ausschließlich von einer verwaltungsberechtigten Person hinzugefügt oder entfernt werden.

Beitritt

Sollten Sie einer geschlossenen Verteilergruppe beitreten wollen, müssen Sie sich an eine verwaltungsberechtigte Person dieser Verteilergruppe wenden, nur diese können neue Mitglieder hinzufügen.

Austritt

Sollten Sie aus einer geschlossenen Verteilergruppe austreten wollen, müssen Sie sich an eine verwaltungsberechtigte Person der Verteilergruppe wenden, nur diese können Mitglieder entfernen.

Zusammenfassung

• Zentral verwaltete Verteilergruppen eignen sich z. B. für den Versand organisatorischer Informationen einer Organisationseinheit.
• E-Mail-Empfänger (Mitglieder) werden automatisch über Daten aus dem Personalsystem oder der Studierendenkanzlei hinzugefügt oder entfernt.
• Mitgliedschaftstypen: ausschließlich Personen mit Nutzerkonto der Universität

Beitritt

Die Mitglieder werden anhand von vorgegebenen Filterkriterien ausschließlich durch das Identity- und Accessmanagement/Personalsystem automatisch zur Verteilergruppe hinzugefügt.

• Studierende: Studierende werden automatisch in folgende, zentral verwaltete Verteilergruppen eingetragen:
  • Gruppe der immatrikulierten Studierenden (aktuelles und Folgesemester)
  • Gruppe der immatrikulierten Studierenden je nach Zugehörigkeit zu einer Fakultät
  • Gruppe der immatrikulierten Studierenden im ersten Semester

Eine Sendeberechtigung für diese Verteilergruppe kann nur der Vizepräsident der Lehre erteilen oder entziehen.

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden automatisch in folgende zentral verwaltete Verteilergruppen eingetragen (Informationen über die Zuordnung zur Gruppe haupt- bzw. nebenberuflich):
  • Gruppe aller Bediensteten: Alle Bediensteten aus Forschung und Lehre sowie der Verwaltung (wissenschaftstützendes Personal), die haupt- und nebenberuflich tätig sind
  • Gruppe der hauptberuflich Bediensteten: Alle Bediensteten aus Forschung und Lehre sowie der Verwaltung (wissenschaftstützendes Personal)
  • Gruppe der hauptberuflich, nicht wissenschaftlich Bediensteten: Alle Bediensteten der Verwaltung (wissenschaftstützendes Personal)
  • Gruppe der hauptberuflich, wissenschaftlich Bediensteten: Alle Bediensteten aus Forschung und Lehre
  • Gruppe der Professorinnen und Professoren
  • Gruppe des wissenschaftlichen Mittelbaus: Alle hauptberuflich wissenschaftlich Bediensteten ohne Professorinnen und Professoren
  • Gruppe der hauptberuflich Lehrenden
  • Gruppe der nebenberuflich Lehrenden: Lehrbeauftragte (bis zu 26 Wochen nach Lehrauftragsende), Privatdozentinnen und -dozenten, Honorarprofessorinnen und -professoren sowie außerplanmäßige Professorinnen und Professoren
  • Gruppe der nebenberuflich wissenschaftlichen Hilfskräfte

Eine Sendeberechtigung für diese Verteilergruppen kann nur die Leitung der Abteilung Personal erteilen und entziehen.

Austritt

Mitglieder werden über die Daten des Personalsystems und des Beschäftigungsverhältnisses automatisch entfernt.

Zusammenfassung

• Beitrittsgenehmigungspflichtige Verteilergruppen eignen sich für den Informationsaustausch in geschlossenen Gruppen (z. B. bei Forschungsprojekten)
• Mitgliedschaftstypen: Personen mit und ohne Nutzerkonto der Universität
• Jede Person kann sich selbst als E-Mail-Empfänger (Mitglied) eintragen, es ist jedoch die Genehmigung einer verwaltungsberechtigten Person erforderlich.
• Zudem besteht die Möglichkeit für verwaltungsberechtigte Personen externe E-Mail-Adressen hinzuzufügen, jedoch aber nicht zu entfernen.

Beitritt

Jede Person muss sich selbst als Mitglied in eine beitrittsgenehmigungspflichtige Verteilergruppe eintragen. Dies kann nicht durch eine andere Person geschehen.

Der Beitritt erfolgt über den Selfservice Verteilergruppe: Eigene Mitgliedschaften im IAM-Portal. Diesem  Eintragen muss eine verwaltungsberechtigte Person zustimmen. Die Verwaltungsberechtigten werden automatisch per E-Mail darüber informiert und aufgefordert, den Beitritt durch Aufruf eines Links zu genehmigen. Erst danach erhält das Mitglied die E-Mails, die an die Verteilergruppe gesendet werden.

Austritt

Alle Mitglieder können von sich aus ohne Genehmigung austreten. Im IAM-Portal der Universität finden Sie den Selfservice Verteilergruppe: Eigene Mitgliedschaften. Dort können Sie sich selbst aus einer Verteilergruppe austragen.

1. Schritt: Ist ein Kürzel vorhanden?

Um für eine Einrichtung oder ein Projekt der Universität Bamberg eine Verteilergruppe zu erstellen, benötigen Sie (wie auch z. B. bei aufgabenbezogenen E-Mail-Konten) ein Kürzel.  

Ist für die Einrichtung noch kein Kürzel registriert, müssen Sie zunächst ein Kürzel beantragen. Informationen hierzu finden Sie auf den Webseiten zu Kürzel.

2. Schritt: Festlegung einer E-Mail-Adresse für die Verteilergruppe

Die E-Mail-Adresse einer Verteilergruppen lautet wie folgt:
<selbst gewählte Benennung>.<Kürzel>@uni-bamberg.de

Es hat sich bewährt, die Adresse der Verteilergruppe so zu wählen, dass aus der Benennung heraus erkennbar ist, dass es sich um eine Verteilergruppe handelt. Also z. B. alle-itfl.rz@uni-bamberg.de, mailinglist-etutorials.ub@uni-bamberg.de, newsletter-xyz@uni-bamberg.de.

Damit wird deutlich, dass die versendete E-Mail an eine Gruppe von Personen zugestellt wird.

3. Schritt: Beantragung der Verteilergruppe

Den Antrag auf die neue Verteilergruppe können Sie mit Hilfe des Selfservices Verteilergruppe: Beantragung im IAM-Portal stellen. Dieser Antrag muss im Anschluss von der Kürzelinhaberin bzw. dem Kürzelinhaber des gewählten Kürzels genehmigt werden.

Nur Personen mit Verwaltungsberechtigung haben das Recht,

• E-Mail-Empfänger (Mitglieder) hinzuzufügen bzw. zu entfernen (nur bei geschlossenen Verteilergruppen),
• Externe E-Mail-Adressen selbstständig hinzuzufügen, jedoch aber nicht zu entfernen (offene und betrittsgenehmigungspflichtige Verteilergruppen),
• Sendeberechtigungen oder
• eine Nachrichtengenehmigung einzustellen.

Die Verwaltungsberechtigung kann nur von der Kürzelinhaberin bzw. dem Kürzelinhaber erteilt werden.

Mitgliedschaftsverwaltung bei geschlossenen Verteilergruppen

Eine Verwaltung der Mitglieder ist nur bei einer geschlossenen Verteilergruppe möglich.

Als Mitglieder können Sie neben aufgabenbezogenen E-Mail-Adressen und einzelnen Personen auch Personengruppen sowie geschlossene Verteilergruppen und Sicherheitsgruppen von Datendiensten eintragen. Durch das Hinzufügen einer Gruppe werden deren einzelne Mitglieder zu E-Mail-Empfängern der Verteilergruppe.

Als verwaltungsberechtigte Person einer solchen Gruppe verwenden Sie den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen.

Verwaltung von externen E-Mail-Adressen

Offene und betrittsgenehmigungspflichtige Verteilergruppen erlauben zusätzlich das Hinzufügen von externen E-Mail-Adressen durch eine verwaltungsberechtige Person. Es können auch mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig hinzugefügt werden. Das Entfernen von eigenständig hinzugefügten E-Mail-Adressen ist nicht möglich. Ein Austritt aus der Verteilergruppe ist durch das Mitglied selbst zu veranlassen.

Aufgrund geltender Bestimmungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die vorherige schriftliche und jederzeit nachweisbare Einwilligung zur Verarbeitung der E-Mail-Adresse in den IT-Systemen der Universität Bamberg zum Zweck der Zusendung von E-Mails erforderlich.

Sendeberechtigung

Sie können über den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal einstellen, von welchen E-Mail-Adressen Nachrichten an die Verteilergruppe gesendet werden können.

Folgende Einstellungen sind möglich:

• Nachrichten können von jeder beliebigen E-Mail-Adresse an die Verteilergruppe gesendet werden.
• Nachrichten können nur von einer E-Mail-Adresse der Universität Bamberg gesendet werden (Standard).
• Nachrichten können nur von ausgewählten E-Mail-Adressen gesendet werden.

Nachrichtengenehmigung

Zusätzlich können Sie über den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal einstellen, dass Nachrichten an die Verteilergruppe erst von bestimmten Personen genehmigt werden müssen, bevor sie an die Verteilergruppe gesendet werden.

Diese Personen erhalten dann zuerst die an die Verteilergruppe geschickte E-Mail und finden in Outlook in der Symbolleiste dieser Nachricht einen Schaltknopf für "Genehmigen" oder "Ablehnen". Bei Ablehnung kann eine Begründung angegeben werden, die an die Absenderin bzw. den Absender der Nachricht zugestellt wird.

Je nach Typ der Verteilergruppe können ausschließlich Personen mit Nutzerkonto der Universität Mitglied einer Verteilergruppe werden. Es gibt auch Verteilergruppe, in die sich externe Personen eintragen können.

• Personen mit einem Nutzerkonto der Universität (BA-Nummer):
  Diese Nutzerinnen und Nutzer haben den Nutzungsrichtlinien der Universität und somit der Speicherung personenbezogener Daten durch ihren Antrag auf ein Nutzerkonto der Universität bereits zugestimmt.
• Personen ohne Nutzerkonto der Universität mit einer E-Mail-Adresse eines eigenen E-Mail-Anbieters (z. B. private E-Mail-Adresse):
  Diese Nutzerinnen und Nutzer müssen der Speicherung Ihrer E-Mail-Adresse und dem Erhalt von E-Mails, die über Verteilergruppen versendet werden, ausdrücklich zustimmen, bevor deren E-Mail-Adresse zu einer Verteilergruppe hinzugefügt werden kann. Daher können sich Personen ohne ein Nutzerkonto nur in offene und beitrittsgenehmigungspflichtige Verteilergruppen eintragen.

In einem Kurs im Virtuellen Campus (VC) können Personen mit der Rolle Moderator/in verschiedenartige Foren in den Kurs implementieren, über die sie mit den Teilnehmer/innen kommunizieren. Foren können abonniert werden. Ein Abonnement bedeutet, dass ein Forumsbeitrag nicht nur im Forum abgebildet wird, sondern an die Abonnentinnen und Abonnenten per E-Mail gesendet wird. Wenn alle Personen in einem VC-Kurs also ein bestimmtes Forum abonniert haben, dann können Sie dieses als einen E-Mail-Verteiler verwenden, z.B. für themenbezogenen Newsletter, für die Kommunikation innerhalb eines Gremiums, einer Projekt- oder einer Arbeitsgruppe.

Wenn Sie ein Forum in einem VC-Kurs verwenden, brauchen Sie keine E-Mail-Adressen zu sammeln, denn jede Personen (auch Externe) ist mit ihrer im VC-Profil hinterlegten E-Mail-Adresse im VC-Kurs eingetragen.

Zusätzlich zum Forum können Sie auch den gesamten Kurs und seine Funktionalitäten verwenden, z.B. Materialien zum Download zur Verfügung stellen. Diese Dateien können Sie dann nämlich in den VC-Kurs hochladen und müssen sie nicht per E-Mail versenden. Die Teilnehmer/innen Ihres VC-kurses (= Verteilergruppenmitglieder) müssen dann die Dateien nicht in ihrem jeweiligen Mail-Postfach suchen, sondern finden sie zentral im VC-Kurs.

Anleitungen:

• Einführung in das Arbeiten mit Foren in VC-Kursen
• Foren in einem VC-Kurs einrichten
• Ein Beispiel zur Vorbereitung eines Forums: Ein Forum vorstrukturieren
• Ausführliche Dokumentation zum Thema "Forum" auf moodle.org