Rechnungen zu Beschaffungsaufträgen sind von den verantwortlichen Personen der Einrichtungen, für die ein Beschaffungsantrag gestellt wurde, auf sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen.

Eine Rechnung ist also nur dann zur Zahlung freizugeben,

• wenn die Lieferung/Leistung vollständig erbracht wurde
• wenn die  Lieferung/Leistung ohne erkennbare Mängel und ohne erkennbare Beschädigungen erbracht wurden.
• wenn Rechnungsbeträge mit den Auftragspreisen übereinstimmen
• wenn die Abrechnungssummen rechnerisch fehlerfrei sind.

Rechnungen werden, wenn nicht bereits in digitaler Form eingegangen, vom Rechnungsempfänger (Referat IV/4 Beschaffung) digitalisiert. An die pdf-Dateien mit den Rechnungen wird ein Rechnungsprüfungsformular angehängt.

Diese pdf-Datei wird in die Auftragsverfolgung im Webshop hochgeladen und dort zum Download durch die am Beschaffungsvorgang beteiligten Personen der Einrichtung bereitgestellt.

Im Zuge des Uploads werden diese Personen per E-Mail benachrichtigt. Die E-Mail enthält einen Link auf die Auftragsverfolgung über die die Rechnung heruntergeladen werden kann.

Sind die Prüfkriterien nicht erfüllt, ist die weitere Vorgehensweise mit dem Referat IV/4 abzusprechen.

Sind die Prüfkriterien alle erfüllt ist die "sachliche und rechnerische Richtigkeit" auf dem angehängten Prüfformular mit einer digitalen Signatur abzuzeichnen und über die Auftragsverfolgung in den Webshop hochzuladen.

Das "Referat IV/1 Sachhaushalt" übernimmt die geprüfte Rechnung, legt unter Einbeziehung von "Referat IV/2 Steuerangelegenheiten" und "IV/3 Drittmittelhaushalt" die endgültige Kontierung fest, verbucht den Vorgang im ???--System und leitet die Zahlung ein.

Der gesamte Rechnungsbearbeitungsprozess wird ebenfalls über den Webshop kommuniziert, gesteuert und dokumentiert.