Beschaffte Gegenstände, die gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben ins Inventarverzeichnis aufgenommen werden müssen, werden vom "Referat IV/5 Bestandsverwaltung" inventarisiert.

Für diese Gegenstände wird eine Inventarnummer vergeben, sie werden mit Seriennummer, Nummer der Organisationseinheit für die sie beschafft wurden, Ort an dem sie aufgestellt bzw. verwendet werden und Namen der Person, die den Gegenstand primär verwendet ins Inventarverzeichnis eingetragen.

Es wird ein Aufkleber mit der Inventarnummer erzeugt.

Dieser Aufkleber wird der Einrichtung (Organisationseinheit) mit einer Anweisung, dass und wie der Aufkleber auf dem Gegenstand anzubringen ist und einem Formular mit dem die ordnungsgemäße Anbringung zu bestätigen ist, per Hauspost übergeben.

Das Formular ist ausgefüllt und unterzeichnet abzuscannen und als pdf-Datei in die Auftragsverwaltung des Webshops hochzuladen.