Outlook

Was ist Outlook und wie richte ich mein E-Mail-Konto in Outlook ein?

Outlook ist ein E-Mail-Programm, das Bestandteil des Office-Pakets von Microsoft ist.

Das Rechenzentrum empfiehlt die Nutzung von Microsoft Outlook, denn mit Outlook steht Ihnen der volle Funktionsumfang Ihres Microsoft-Exchange- oder Office365-Kontos zur Verfügung:

    • Über das bloße Senden und Empfangen von E-Mails hinaus werden Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben auf dem Exchange-Server gespeichert, so dass diese auch von einem anderen PC oder beliebigen Endgerät (Webschnittstelle, Smartphone, Tablet) erreichbar sind.
    • Sie können zusammen mit anderen Personen auf ein gemeinsam genutztes E-Mail-Konto (aufgabenbezogenes E-Mail-Konto) zugreifen und/oder Ordner aus Ihrem Postfach für andere Benutzer freigeben.
    • Mit Hilfe Ihres Kalenders und dem Besprechungsassistenten können Sie Termine mit anderen Nutzerinnen und Nutzern vereinbaren.

    Outlook steht auf jedem Computer zur Verfügung, den das Rechenzentrum der Uni Bamberg zentral eingerichtet hat und auf dem Microsoft Office installiert ist.

    In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr universitäres E-Mail-Konto – persönliches, aufgabenbezogenes oder studentisches – in Outlook einrichten.

    Outlook steht auf jedem PC, den das Rechenzentrum für Sie eingerichtet hat und auf dem Microsoft Office installiert ist, zur Verfügung. Auf den PCs der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und in den PC-Pools ist Offce 2016 installiert.

    Outlook-Ordner gemeinsam verwenden

    In Outlook werden E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben in spezifischen Ordnern abgelegt, dem E-Mail-Postfach, Kalender etc.

    Jedem dieser Ordner können Sie Zugriffsberechtigungen für Kolleginnen und Kollegen zuweisen, so dass ein Ordner dann im Outlook dieser Personen angezeigt wird und von ihr verwendet werden kann. Sie können also Ordner zur gemeinsamen Verwendung mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen. Diese Zugriffsberechtigung wird auch Freigabe genannt.

    Beispiele:

    • Team-Kalender teilen zur Ansicht oder zum gemeinsamen Eintragen von Terminen
    • Einsicht gewähren in die persönlichen Kalender innerhalb desTeams
    • Einrichtungsleitung erteilt dem Sekretariat Zugriff (Einsicht oder Bearbeitungsberechtigungen) auf den Kalender.

    In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie den persönlichen Kalender freigeben können und einen freigebenen Kalender bei sich hinzufügen können.

    In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie ihr persönliches Postfach freigeben können und einen freigebenes Postfach bei sich hinzufügen können.

    Ein freigebenes Postfach kann wie ein freigebener Ordner in Outlook / Mailex hinzugefügt werden.

    In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ordner freigeben können und einen freigebenen Ordner bei sich hinzufügen können.

    In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Kontakte freigeben können und freigebene Kontakte hinzufügen können.

    Lösungen für häufig gestellten Anwendungsfragen zu Outlook

    Bei Abwesenheit (Urlaub, Dienstreise, Krankheit etc.) eine automatische Antwort definieren, in der Sie auf Ihre Vertretung hinweisen oder mitteilen, wann Sie wieder erreichbar sein werden. Bei automatischen Antworten können Sie den Nachrichtentext frei formulieren und festlegen, wer (intern/extern) welche Mitteilungen in welchem Zeitraum erhalten soll.

    Automatische Antwort bzw. Abwesenheitsnotiz mit Hilfe von Outlook und OutlookWebApp (OWA) einrichten(265.1 KB, 1 Seite)

    Sollten Sie darüber hinaus detailliertere Filterregeln für automatische Antworten und/oder weitere Aktionen einrichten wollen, verwenden Sie die Funktion Regeln und Benachrichtigungen verwalten , z.B. wenn sich Ihre E-Mail-Adresse geändert hat oder ändern wird.

    Automatische Antwort bei Adressänderung unter Outlook

    Zum Versenden von Nachrichten an mehrere Empfängerinnen und Empfänger sollten Sie die Empfängeradressen in das BCC-Feld einfügen, damit die Adressen nicht für alle angeschriebenen Personen sichtbar sind (beachten Sie hierzu das Rundschreiben der Universitätsleitung vom 13.09.2013(1.1 MB)).

    Bitte beachten Sie, dass Nachrichten, die über Bcc versendet werden, oftmals von den angeschriebenen E-Mail-Systemen als Spam eingestuft werden. Entscheiden Sie sich gegebenenfalls für einen alternativen Versandweg.

    Das BCC-Feld wird jedoch in Outlook standardmäßig nicht angezeigt. Um das BCC-Feld einzublenden verfahren Sie wie folgt:

    • Klicken Sie auf Neue E-Mail-Nachricht
    • Klicken Sie im Menü auf Optionen
    • Klicken Sie auf das Symbol Bcc

    Daraufhin wird unterhalb des Adressfelds Cc das Bcc-Feld dauerhaft eingeblendet (auch für zukünftige neue Nachrichten).

    Standardeinstellung in Outlook: aktivierter Web-Beacon-Schutz

    In Outlook ist standardmäßig ein Web-Beacon-Schutz eingerichtet, der den automatischen Download von Webinhalten in HTML-Nachrichten verhindert. Dieser Mechanismus erhöht die Sicherheit  und bietet Schutz vor Viren, Trojanern etc. Konkret bewirkt dieser Schutz, dass der Empfänger von E-Mails aufgefordert wird, zu bestätigen/zu erlauben, dass Bilder oder Dateien heruntergeladen werden.

    Nach dem Öffnen einer E-Mail wird folgende Nachricht angezeigt:

     "Klicken Sie mit der rechten Maustaste hier, um Bilder herunterzuladen. Aus Datenschutzgründen hat Outlook das automatische Herunterladen dieses Bilds aus dem Internet verhindert."

    Was sind Web Beacons?

    Bei einem Web Beacon handelt es sich um ein elektronisches, unsichtbares  Bild (auch Einpixel-GIF genannt), mit dem auf Webseiten genaue Statistiken für das Online-Marketing erstellt werden. Meist werden dabei auch weitere Daten (IP-Adresse, Browser-ID, Zeit, Ort, Computername, Systemtyp, etc.) durch Cookies gesammelt.

    Web Beacons kommen auch in E-Mails vor, um entsprechende Daten zu sammeln. Insbesondere Spammer benutzen Web Beacons, um E-Mail-Adressen auf ihre Echtheit zu überprüfen.

    Angepasste Einstellungen in Outlook: Web Beacon-Schutz deaktivieren

    Es gibt die Möglichkeit, E-Mail-Adressen als sichere Absender hinzuzufügen, so dass das Bestätigen des Herunterladens von Bildern nicht mehr erfolgen muss.
    Unter Start | Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen | Sichere Absender kann die E-Mail-Adresse, die Sie als vertrauenswürdig einstufen, eingetragen werden. Durch Hinzufügen und Ok wird diese Adresse gespeichert.

    Beachten Sie bitte: Der Web-Beacon Schutz kann ausschließlich in Outlook ausgeschaltet werden.

    Das Rechenzentrum betreibt in Zusammenarbeit mit der Universität Würzburg ein Spam-Filter-System, das E-Mails ausfiltert, bei denen es sich offensichtlich um Spams handelt. Nachrichten, die nicht eindeutig als Spam eingestuft werden können, werden zugestellt.

    Der Junk-E-Mail-Filter von Outlook ist folglich nicht erforderlich und sollte deaktiviert werden. Bei aktiviertem Junk-E-Mail-Filter kann es vorkommen, dass wichtige Nachrichten in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben und in der Folge übersehen werden .

    Klicken Sie unter E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Junk-E-Mail, und klicken Sie dann auf Junk-E-Mail-Optionen. Wählen Sie dort Keine automatische Filterung... .

    Obwohl mit dieser Einstellung der automatische Junk-E-Mail-Filter deaktiviert wird, werden weiterhin Nachrichten mithilfe der Domänennamen und E-Mail-Adressen von Outlook in Ihrer Liste blockierter Absender ausgewertet.

    Detaillierte Informationen zum Junk-E-Mail-Filter von Outlook (Quelle: Microsoft)

    Wenn Sie eine Liste mit E-Mail-Adressen einer Kontaktgruppe hinzufügen möchten, verfahren Sie wie folgt:

    • Kopieren Sie die Liste der E-Mail-Adressen in die Zwischenablage
    • Öffnen Sie die Kontaktgruppe
    • Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen und auf Aus Outlook-Kontakten
    • Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in das Feld Mitglieder -> ein
    • Klicken Sie auf OK

    Wenn Sie in weitergeleiteten Nachrichten den ursprünglichen Absender anschreiben wollen und dafür den Mail-To-Link in der Kopfzeile anklicken,

     -----Ursprüngliche Nachricht-----
    Von: Absender [mailto:ursprünglicher-absender@maildom.de]
    Gesendet: Donnerstag, 26. April 2012 04:32
    An: Günther Fössel
    Betreff: Testnachricht

    dann erscheint im Adressfeld der neu zu verfassenden Nachricht die Adresse im Format [mailto:ursprünglicher-absender@maildom.de].

    Das ist falsch und kann nicht funktionieren. Beim Versenden der Nachricht erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht in der Form. Löschen Sie "mailto:" aus dem Adressfeld.

    Sie können in Outlook mit mehreren Profilen arbeiten. In jedem Profil können jeweils ein oder mehrere E-Mail-Konten eingerichtet werden.

    Weitere Informationen: Informationen zum Outlook-E-Mail-Profile

    Sie haben noch Fragen?

    IT-Support
    Telefon: +49 951 863-1333
    E-Mail: it-support(at)uni-bamberg.de