Versand von Massenmails an externe E-Mail-Adressen

Massenmails sind E-Mails, oft mehrere tausend, die automatisch an sehr viele externe Empfänger, also E-Mail-Adressen, die nicht von der Universität Bamberg stammen, verschickt werden. Auf diese Art von Massenmails beziehen sich untenstehende Ausführungen.

Massenmails sind aus verschiedenen Gründen problematisch:

  • Wenn die Empfänger einer Massenmail diese unaufgefordert oder ohne bereits bestehenden Kontakt zur Universität erhalten, werden solche E-Mails fast immer als Spam-Mails angesehen. Dies führt regelmäßig zu Beschwerden, in der Regel beim Datenschutzbeauftragten der Universität Bamberg.
  • Erhält ein Provider innerhalb kurzer Zeit viele E-Mails von unserem Mailserver, wird dieser häufig als potentieller Spam-Versender eingestuft. Dies hat zur Folge, dass Provider dann zeitweise oder dauerhaft keine E-Mails mehr von uns annehmen. Das betrifft dann alle Beschäftigten der Universität und nicht nur die Absendeadresse der Massenmail.
  • Das Entfernen eine E-Mail-Servers von solchen "Blocklisten" erfordert teilweise erheblichen Kommunikations- und Arbeitsaufwand. Potentielle Spam-Versender erhalten im E-Mail-Verkehr eine schlechte "Reputation". Das führt dauerhaft dazu, dass E-Mails von uns bei externen Stellen in Spam-Ordnern landen.

Bitte beachten Sie beim Versenden von Massenmails deshalb folgende Hinweise:

  • Klären Sie vor dem Versenden einer Massenmail die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen, gegebenenfalls mit dem Datenschutzbeauftragten der Universität.
  • Setzen Sie sich bitte vor dem Versand einer Massenmail mit uns in Verbindung und besprechen Sie mit uns Ihre Vorgehensweise.
  • Vermeiden Sie HTTPS-Links, welche auf eine nicht HTTPS-fähige Webseite verweisen.
    Links in Massenmails führen generell dazu, dass die E-Mail als gefährlich eingestuft wird. Wenn möglich, verzichten Sie deshalb auf die Angabe von Links. 
  • Vermeiden Sie Anhänge in Ihren Massenmails.
  • Versenden Sie nicht mehr als 50 E-Mails pro Stunde bzw. 250 E-Mails pro Stunde aus aufgabenbezogenen Postfächern.
  • Halten Sie die E-Mail-Größe möglichst gering.
  • Geben Sie klar und deutlich Kontaktdaten Ihrer Einrichtung inklusive Ansprechperson an.

Von Massenmails zu unterscheiden und hier nicht gemeint, sind E-Mail-Verteiler zur Kollaboration und E-Mails an viele Empfänger innerhalb der Universität Bamberg, zur Information von Beschäftigten und Studierenden. Ausführung dazu finden Sie auf den Seiten zu E-Mail-Verteilern.

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IT-Support
Telefon: +49 951 863-1333
E-Mail: it-support(at)uni-bamberg.de