Klicken Sie in Outlook oben Links auf Datei und im Reiter Informationen auf die Option Kontoeinstellungen. Im angezeigten Menü klicken erneut auf Kontoeinstellungen.
Abbildung 2: Datendatei hinzufügen
Im neuen Fenster (Kontoeinstellungen), klicken Sie auf den Reiter Datendateien. Klicken Sie anschließend auf den Reiter Hinzufügen…
Hinweise:
Wenn Sie ein persönliches Archiv erstellen möchten, sollten Sie es im Home-Laufwerk abspeichern.
Wenn es sich um Archiv für ein aufgabenbezogenes Postfach handelt, sollte es in einem aufgabenbezogenen Netzlaufwerk unter Team angelegt werden, auf das auch die anderen Kolleg*innen zugreifen können.
Abbildung 3: Datendatei anlegen
Wählen Sie den Ordner aus in dem Sie das Archiv anlegen möchten und geben Sie ihm einen passenden Namen und klicken Sie abschließend auf OK.
Bsp.: Archiv, Archiv-Sekretariat
Abbildung 4: Neues Archiv angelegt
Sie können die Kontoeinstellungen schließen. Das neue Archiv, finden Sie bei Ihren Postfächern.
E-Mails archivieren
Abbildung 5: Beispiel Ordner im Archiv
Sie können im angelegten Archiv, wie auch im Postfach Unterordner erstellen und ihnen passende Namen geben, damit eindeutig ist, welche E-Mails sich in diesem Ordner befinden.
Bsp.: 2022-2023, Projekt XYZ
E-Mails einzeln archivieren
Sie können die jeweilige E-Mail, die Sie archivieren möchten, per Drag and Drop in den Archiv-Ordner verschieben. Es ist auch mögliche mehrere Mails zu markieren und im Verbund per Drag and Drop zu verschieben.
E-Mails blockweise oder Ordner archivieren
Abbildung 6: Menü Dateien verschieben
Abbildung 7: Zielordner zum verschieben
Wenn Sie alle E-Mails eines Jahres oder einen ganzen Ordner archivieren möchten gehen Sie wie folgt vor:
Markieren Sie alle E-Mails eines Jahres oder klicken markieren Sie per Linksklick den Ordner. Führen Sie einen Rechtsklick auf die E-Mails oder den Ordner durch. Im angezeigten Menü klicken Sie auf Verschieben und im nächsten Untermenü auf
Im neuen Fenster wählen Sie den Archiv-Ordner aus und klicken Abschließend auf OK.
Hinweis!
Je nach Größe und Menge der E-Mails, kann das verschieben länger dauern.
