Leitfaden zur Informationssicherheit bei Dienstreisen ins Nicht-EU-Ausland

Eigene, an die zentralen Systeme der Universität (Active Directory) angebundene dienstliche Endgeräte sind bei Dienstreisen nicht mitzuführen.

Zu Zwecken der Dienstreise ist ein separater Computer mitzuführen, der wie folgt einzurichten ist:

• Es ist eine Windows-Standardinstallation ohne Integration in die zentrale IT-Verwaltung (Active Directory) der Universität zu verwenden.
• Es ist ein lokales, eingeschränktes Benutzerkonto einzurichten unabhängig vom dienstlichen Nutzerkonto (BA-Nummer, Nutzerkennwort). Ein cloudbasiertes Microsoft-Konto ist nicht zulässig.
• Die Windows-Anmeldeinformationsverwaltung ist zu deaktivieren.
• Es ist eine Verschlüsselung der Festplatte vorzunehmen unter Beachtung der aktuellen länderspezifischen Einreisehinweise des Auswärtigen Amtes.
• Betriebssystem und installierte Software (Browser, Virenschutz etc.) müssen auf dem aktuellsten Updatestand sein. Automatische Updates sind zu aktivieren.
• Eine Bildschirmsperre wird nach Inaktivität automatisch eingeschaltet. Diese kann erst nach einer erfolgreichen Benutzerauthentifikation deaktiviert werden. 

Bei Nutzung eines dienstlichen Mobiltelefons ist ebenfalls ein separates Gerät mit vergleichbarer Minimalinstallation mitzuführen.

Der IT-Service stellt ein entsprechend konfiguriertes Endgerät auf Anfrage zur Verfügung. Diese muss rechtzeitig vor Antritt der Reise beim IT-Support der Universität Bamberg (it-support(at)uni-bamberg.de) erfolgen.

• Für die Anmeldung an den Datendiensten der Universität ist vor Reiseantritt das passwortlose Mehr-Faktor-Anmeldeverfahren „Passkey“ einzurichten.
• Primär sind die webbasierten IT-Dienste mit Authentifizierung per Passkey zu verwenden.
• Eine Speicherung von Zugangsdaten (im Browser, bei Netzlaufwerkverbindungen etc.) ist nicht zulässig.

Für alle Internetverbindungen ist stets eine sichere VPN-Verbindung per eduVPN zu nutzen, sofern dies technisch möglich und gemäß den gesetzlichen Vorschriften des Reiseziels zulässig ist.

• Wenn damit zu rechnen ist, dass die Netzlaufwerke nicht erreichbar sind (z. B. falls VPN nicht verfügbar ist, siehe oben), …
  • können benötigte Dateien auf dem Endgerät mitgeführt werden.
  • Die Mitführung von Daten auf dem Gerät und sonstigen Datenträgern ist jedoch auf das dienstlich notwendige Minimum zu beschränken.
• Die Mitnahme von vertraulichen, geheimen oder im Sinne des Datenschutzes sensiblen, insbesondere personenbezogenen, Daten und Dokumenten ist nicht zulässig.
• Vor Reiseantritt wird eine Sicherung der mitgeführten Daten auf dem persönlichen Netzlaufwerk empfohlen.
• Clouddienste (FAUbox etc.) sind ausschließlich per Webschnittstelle zu verwenden. Die Synchronisation vollständiger Datenbestände per Sync-Client ist nicht zulässig.

• Vor Reisantritt sind IMAP, ActiveSync und MAPI für das dienstliche E-Mail-Konto serverseitig per Anfrage an serverdienste(at)uni-bamberg.de zu deaktivieren.
• Es ist ausschließlich die Outlook Web App (OWA) über https://mailex.uni-bamberg.demit Anmeldung per Passkey (siehe oben) zu verwenden.
• Die Verwendung eines E-Mail-Programms (Outlook, Thunderbird etc.) ist nicht zulässig.

• Zur Einschränkung des Blickwinkels ist am Bildschirm des Geräts eine Sichtschutzfolie anzubringen.
• Zum Schutz vor Diebstahl ist eine geeignete Diebstahlsicherung (Kensington-Lock) mitzuführen und zu verwenden.

• Geräte und sensible Informationen dürfen nicht unbeaufsichtigt bleiben oder an Dritte weitergegeben werden.
• Wenn das Endgerät anderen Personen, Behörden, Kontrollorganen etc. ausgehändigt war bzw. diese das Gerät bedient haben, …
  • ist ein Zugriff auf die IT-Dienste der Universität von diesem Gerät aus grundsätzlich zu unterlassen.
  • Die VPN-Verbindung in das Datennetz der Universität ist dauerhaft zu trennen.
  • Die Nutzung der lokal auf dem Gerät installierten Software kann ohne Anmeldung an den IT-Diensten der Universität weiter erfolgen.
  • Die Verwendung des Internets ist ohne VPN-Verbindung zulässig.
• Die Bekanntgabe von Kennwörtern an andere Personen, Behörden, Kontrollorgane etc. …
  • ist nach Möglichkeit zu unterlassen.
  • Zugangsdaten sollten im Bedarfsfall selbst unbeobachtet eingegeben werden.
  • Die Nutzung des entsperrten Geräts ist zu beaufsichtigen.
  • Nach der Verwendung des Endgeräts durch Dritte oder bei Verdacht darauf muss das Kennwort des lokalen Benutzerkontos unverzüglich geändert werden.

• Dienstliche Kommunikation ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken und sensible Dienstgespräche sind im öffentlichen Raum zu vermeiden.
• Öffentlich zugängliche WLAN-Netze und Hotspots sind zu meiden.
• Sämtliche nicht benötigte Schnittstellen (WLAN, Bluetooth etc.) sind permanent bzw. nach einer erforderlichen Nutzung sofort wieder deaktivieren.

• Eine Verwendung von fremden oder vor Ort erhaltenen USB-Sticks oder anderen Speichermedien ist an dienstlichen Geräten nicht zulässig.
• Es sind ausschließlich eigene Ladegeräte zu verwenden.

Dokumente, Datenträger und Geräte dürfen im Ausland nicht entsorgt werden, um keine Kenntnisnahme Dritter zu ermöglichen. Sie sind bis zur Rückkehr aufzubewahren, um sie anschließend angemessen entsprechend bestehenden Vorgaben zu vernichten.

Bei Sicherheitsvorfällen im Ausland wie dem Verlust eines IT-Gerätes oder dem Verdacht auf Datenabfluss ist unverzüglich der IT-Support telefonisch unter der Rufnummer +49 951 863-1333  oder per E-Mail an it-support(at)uni-bamberg.de zu informieren.