Diese Anleitung bezieht sich auf den UCC-Client der neuen Telefonanlage.
Auch wenn Sie mit einem Snom-Telefonapparat arbeiten, müssen Sie den UCC-Client verwenden, um die nachfolgenden Handlungsschritte erledigen zu können.
Grundlegendes zum Einstieg
Wenn Sie Ihren Anrufbeantworter aktivieren wollen, richten Sie sogenannte Rufumleitungsprofile ein. Es kann zwischen Anrufen von intern und extern unterschieden werden. Es können Einstellungen vorgenommen werden, die immer zum Tragen kommen, oder wenn die angerufene Person
nicht am Client oder Telefonapparat angemeldet ist
gerade telefoniert
das Gespräch nicht entgegennimmt.
Rufumleitungsprofile werden im UCC-Client einstellt, unabhängig davon, ob Sie via Snom-Telefonapparat oder Softphone (UCC-Client) telefonieren!
Wenn Sie für ein Rufumleitungsprofil eine eigens aufgenommene Ansage verwenden wollen, müssen Sie diese zuerst erstellen (aufnehmen). Es steht Ihnen aber auch eine Standardansage vom System zur Verfügung, die Sie im Rufumleitungsprofil verwenden können. Sie können entweder bloß eine Ansage einrichten (Ansage) oder die Möglichkeit schaffen, dass Ihnen die anrufende Person eine Nachricht hinterlässt (Anrufbeantworter). Ein Rufumleitungsprofil lässt sich auf der Seite geplante Rufumleitung zeitlich gesteuert ausführen. Beispiele:
Wiederkehrend, wenn Sie beispielsweise bloß an drei Tagen pro Woche arbeiten
Einmalig, wenn Sie an einem bestimmten Tag ab einer bestimmten Uhrzeit nicht oder unter einer bestimmten anderen Telefonnummer erreichbar sind.
Diese Zeitprofile werden einmal eingerichtet und können danach manuell oder zeitgesteuert aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Individuelle Ansage aufnehmen
Besonderheit bei Snom-Telefonapparat
Wenn Sie ein Snom-Telefon nutzen, ist eine Aufnahme im UCC-Client alleine nicht möglich. Alternativ kann über eine zusätzliche Software oder die Diktierfunktion auf Ihrem Smartphone eine Audio-Datei aufgenommen werden. Diese kann im UCC-Client hochgeladen werden. Oder Sie richten zuerst ein Rufumleitungsprofil mit Anrufbeantworter und Standardansage ein:
Rufen sich selbst an und sprechen sich Ihre Ansage auf den Anrufbeantworter.
Laden Sie aus der Anrufbeantworterliste im UCC-Client die Ansage herunter.
Laden Sie die Audiodatei unter Ansagen wieder hoch.
Aufnahme im UCC-Client
Abbildung 1: Ansagen aufnehmen
Rufen Sie die Seite Ansagen über das entsprechende Symbol links in der Navigation auf.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Mit dem Telefon aufnehmen um die Aufnahme zu starten.
Hören Sie auf die Ansage im Telefon und sprechen Sie Ihren individuellen Ansagetext. Beenden Sie die Aufnahme, indem Sie auf die #-Taste klicken.
Fügen Sie der Ansage eine individuelle Beschreibung hinzu, um das Auffinden der Ansage zu erleichtern.
In Abbildung 1 wird der zuvor beschrieben Vorgang dargestellt.
Tipp:
Falls die Ansage nicht unter Verfügbare Ansagen erscheint, aktualisieren Sie die Übersicht durch Klicken auf das Pfeilsymbol.
Rufumleitungsprofil einrichten
Rufen Sie die Seite Rufumleitungsprofile (Siehe Abbildung 2) über das entsprechende Symbol links in der Navigation auf. Klicken Sie oben neben Rufumleitungsprofile auf das Pluszeichen, überschreiben Sie das Datum mit einem sinnvollen Namen, z. B. abwesend.
Entscheiden Sie,
wann die Ansage zu hören sein soll:
immer, wenn abgemeldet, bei besetzt, wenn niemand den Anruf entgegennimmt
bei Anrufen von intern oder extern.
ob es eine reine Ansage sein soll oder die anrufende Person eine Nachricht hinterlassen kann (Anrufbeantworter).
ob es sich um eine Standardansage oder eine individuell erstellte Ansage handelt.
Wählen Sie im entsprechenden Bereich die Ansage aus. Speichern Sie die Einstellungen. Damit Sie das Rufumleitungsprofil nicht immer löschen und neu einrichten müssen, muss nun noch die Rufumleitung zeitlich geplant werden.
Abbildung 2: Rufumleitungsprofile
Zeitliche Steuerung einrichten
Abbildung 3: Zeitplan definieren
Rufen Sie die Seite Geplante Rufumleitung (Sie Abbildung 3) über das entsprechende Symbol links in der Navigation auf.
Beispiel:
Wenn täglich ab 16.30 Uhr Anrufende über Ihre Abwesenheit informiert werden sollen, dann klicken Sie rechts neben Wiederkehrend auf das Pluszeichen.
Legen Sie einen Titel fest, z. B. Anrufbeantworter oder Nicht erreichbar.
Wählen Sie das zuvor eingerichtete Rufumleitungsprofil aus.
Stellen Sie ein, an welchen Wochentagen und um welche Uhrzeit die Rufumleitung aktiv sein soll (in unserem Beispiel: Montag bis Freitag ab 16.30 Uhr).
Speichern Sie die Einstellungen. Für Samstag und Sonntag müssen Sie gegebenenfalls eine weitere wiederkehrende geplante Rufumleitung einrichten (ab 0.00 Uhr).
Geplante Rufumleitungen können bei Bedarf aktiviert und deaktiviert werden.
Achtung:
Geplante Rufumleitungen müssen immer in der Zukunft liegen.
Benachrichtigung per E-Mail
Abbildung 4: Benachrichtigung per E-Mail einrichten
Wenn Sie einen Anrufbeantworter eingerichtet haben, bei dem die anrufende Person eine Nachricht hinterlassen kann, können Sie sich die Nachricht per E-Mail zusenden lassen. Das müssen Sie einmalig unter den Benutzereinstellungen einrichten.
Rufen Sie links in der Navigation die Benutzereinstellungen über das entsprechende Symbol auf.
Wählen Sie unter Benachrichtigungen per E-Mail die Option Benachrichtigungen mit Anrufbeantworternachricht im Anhang aus.
