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Prozesse in Studium und Lehre

Prozessmanagement als Werkzeug der Qualitätsentwicklung

Teil des Qualitätsmanagements der Universität Bamberg ist es, relevante Prozesse im Bereich Studium und Lehre zu erfassen, transparent ("explizit") zu machen und einer kontinuierlichen Qualitätsentwicklung zuzuführen.

Relevant bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Fokus auf Prozesse gelegt wird, die regelmäßig ablaufen, mehrere Personenkreise tangieren und für die Akteure in Studium und Lehre von Interesse bzw. Wichtigkeit sind.

Im Rahmen eines umfassenden Prozessmanagements werden mehrere Arbeitsschritte durchlaufen:


Identifikation
Prozesse werden identifiziert und priorisiert. Anschließend werden einzelne Prozesse erstmalig analysiert und ggf. kritische Aspekt erfasst (IST-Analyse).


Analyse & Modellierung

Mit Hilfe von Dokumentenanalyse und Gesprächen mit den Prozessakteuren wird der Prozess umfassend analysiert und ein SOLL-Prozess erarbeitet (Prozess-SOLL-Konzept).


Verabschiedung & Implementierung

Das nun vorliegende Prozess-SOLL-Konzept wird (unter Partizipation einschlägiger Gremien) diskutiert und durch die Universitätsleitung verabschiedet. Nach erfolgter Freigabe wird das Prozessmodel im Prozessportal veröffentlicht.


Regelmäßige Sichtung & Verbesserung
Prozesse werden durch die jeweils prozessverantwortliche Person (unterstützt durch qualitätssichernde Einrichtungen) regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst bzw. verbessert.


Mit diesem Vorgehen verfolgt das Prozessmanagement vier Ziele:

  • Kontinuierliche Qualitätssicherung und -entwicklung im Kernprozess Studium und Lehre
  • Gesteigertes Verständnis für Zusammenhänge in den (Teil-)Prozessen
  • Verbesserter Informationsfluss zwischen den beteiligten Akteuren
  • Schnelle Umsetzung von Verbesserungen

Prozessverantwortung

Nicht selten durchläuft ein Prozess viele verschiedene Stationen innerhalb der Universität. So sind beispielsweise im Prozess zur Einrichtung eines Studiengangs neben der Fachvertretung auch zahlreiche Gremien und Verwaltungseinheiten beteiligt. Um den reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können, bedarf es einer Person, welche den Prozess auch über diese verschiedenen Organisationseinheiten hinweg verantwortet.

Aus diesem Grund hat die Universität Bamberg die Rolle der "Prozessverantwortlichen Person" etabliert, die bei der Verabschiedung eines Prozesses festgelegt wird. Dieser obliegen fortan folgende Aufgaben:

  • Ziele für den Prozess definieren
  • Verantwortung für die Zielerreichung übernehmen
  • Den Prozess organisieren (in Kooperation mit den Prozessbeteiligten und der involvierten Linienführung)
  • Aufgaben der Prozessmitarbeiter gestalten (unter Berücksichtigung verfügbarer Ressourcen)
  • Klärung des Mittelbedarfs
  • Prozessrelevante Entscheidungen treffen (z.B. Freigabe)
  • Prozesse dokumentierten, kontrollieren und regelmäßig beurteilen
  • Solide Arbeitsmethodik sichern
  • Berichtpflicht gegenüber der Universitätsleitung (bei Bedarf)

Prozessmodelle und Prozessportal

Immanent für das Verständnis und eine erfolgreiche Dokumentation von Prozessen ist eine einfache, intuitive und gleichbleibende Darstellung. Um dies zu erreichen, werden an der Universität Bamberg erfasste IST- und SOLL-Prozesse mit Hilfe einer standardisierten Notation abgebildet.

Hierbei handelt es sich um die "Business Process Model and Notation" (BPMN 2.0), ein standardisierter Satz von Symbolen und Konnektoren, welcher in seiner ersten Fassung maßgeblich von Stephen A. White (IBM) entwickelt und 2004 von der "Business Process Management Initiative" (BPMI) veröffentlicht wurde. Später von der "Object Management Group" (OMG) übernommen, verantwortet diese nun BPMN in der aktuellen Version 2.0 (seit 2012).

BPMN zeichnet sich vor allem durch drei Eigenschaften aus:

  • Leichtes, intuitives "Lesen"
  • Klare Darstellung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Wahrung der Anschaulichkeit auch bei komplexen Prozessstrukturen

Die modellierten Prozesse werden den jeweiligen Prozessbeteiligten im "Prozessportal" zur Verfügung gestellt. Dort besteht auch die Möglichkeit, direktes Feedback zu den einzelnen Prozessen zu geben. Dieses wird vom Aufgabengebiet Qualitätsmanagement regelmäßig gesichtet und an den Prozessverantwortlichen weitergeleitet.

Ein Beispiel eines solchen Prozessmodells (auf hoher Abstraktionsebene):