Stand: 13.10.2026

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

Otto-Friedrich-Universität Bamberg

vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Kai Fischbach

Kapuzinerstraße 16

96047 Bamberg

Telefon: +49 951 863-0

E-Mail: praesident@uni-bamberg.de

www.uni-bamberg.de

Inneruniversitäre Ansprechstelle für die Absolvent:innenbefragung:

Dezernat Planung und Qualitätsmanagement (Z/PQM)

Aufgabengebiet Qualitätsmanagement – Schwerpunkt Evaluation

Anna Pickelmann

Telefon: +49 951 863-1026

E-Mail: evaluation.qm@uni-bamberg.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Otto-Friedrich-Universität Bamberg

Thomas Loskarn

Kapuzinerstraße 25

96047 Bamberg

Telefon: +49 951 863-1030

E-Mail: datenschutzbeauftragter@uni-bamberg.de

3. Beschreibung Ziele, Zwecke und Verarbeitungsvorgänge

Die Universität Bamberg beteiligt sich seit 2025 am Kooperationsprojekt Absolvent:innenstudien (KOAB), an dem rund 90 Hochschulen in Deutschland teilnehmen. Die Befragung wird gemeinsam mit dem ISTAT (Institut für angewandte Statistik GmbH, Kassel) durchgeführt und für die Universität durch das Dezernat Z/PQM – Aufgabengebiet Qualitätsmanagement sowie durch Prof. Dr. Olaf Struck (Professur für Arbeitswissenschaft) begleitet.

Dementsprechend dient die jährliche Befragung der Absolvent:innen des jeweils vergangenen Prüfungsjahrgangs aus allen Bachelor-, Master- und Lehramtsstudiengängen dem Zweck, Informationen über die Erfahrungen an der Universität Bamberg, die Zufriedenheit mit den Studieninhalten und dem Studium, den beruflichen Werdegang sowie den Verbleib der Absolvent:innen zu erhalten.

Die Studienergebnisse umfassen u. a. detaillierte Aussagen zum Eintritt in den Arbeitsmarkt sowie Übergangsquoten zum Master- und/oder Promotionsstudium. Neben Indikatoren des Berufserfolgs wie Suchdauer, Gehalt, Vertragsform und Adäquanz der Beschäftigung beinhalten die Ergebnisse rückwirkende Beurteilungen von Studienbedingungen und -inhalten aus der Perspektive der Absolvent:innen.

Trennung von Adress- und Befragungsdaten

Das ISTAT verzichtet bei der Durchführung der KOAB-Erstbefragung bewusst auf Adressdaten und Namen der Absolvent:innen, um den größtmöglichen Schutz der Befragten sicherzustellen. Grundsätzlich besteht eine organisatorische und räumliche Trennung zwischen dem Prozess der Einladung zur Befragung (Universität Bamberg) und der Durchführung der Befragung (ISTAT). Dieses Vorgehen garantiert einerseits, dass die Namen und Adressen der befragten Personen den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen des tätigen Forschungsinstituts (ISTAT) grundsätzlich unbekannt sind. Andererseits ist gesichert, dass es innerhalb der Universität nicht auf einfachem Wege zu einem systematischen Abgleich von Adressdaten und Befragungsergebnissen kommen kann. Dies stellt einen wesentlichen Vorteil gegenüber einer intern durchgeführten Befragung dar, da in diesem Fall durch Universitätsangehörige ohne weiteren Aufwand eine systematische Zuordnung von Befragungs- und Adressdaten erfolgen könnte.

Betonung der Freiwilligkeit und Transparenz der Projektzwecke

Zu Beginn eines Befragungsprozesses werden die Teilnehmer:innen über die Freiwilligkeit der Befragung aufgeklärt. Darüber hinaus werden die Befragten über die Zwecke der Befragung (Qualitätsmanagement und wissenschaftliche Forschung) informiert und darauf hingewiesen, dass die Befragung im Rahmen des Kooperationsprojekts Absolvent:innenstudien und in Zusammenarbeit mit dem ISTAT erfolgt. Hierbei wird auch auf die vorliegende Datenschutzinformation sowie die faktische Anonymität im Rahmen der Teilnahme an der Umfrage verwiesen. 

Forschung und Anonymisierung

Übergeordnete Auswertungen werden vom ISTAT immer nur in der Art vorgenommen, dass Studierende nicht namentlich erkennbar sind. Darüber hinaus werden Angaben zu Studienfächern in Studienfachgruppen zusammengefasst, sodass eine beliebige Merkmalskombination nicht mehr zur Identifikation einzelner Absolvent:innen führen kann.

Zugangscodes und demographische Basiswerte

Das Verfahren sieht vor, dass die Universität zunächst die Anzahl der zu befragenden Absolvent:innen ermittelt und dem ISTAT diese Anzahl mitteilt. Daraufhin erzeugt das ISTAT eine entsprechende Anzahl zufälliger und keiner Person zugeordneter Zugangscodes, die es an die Universität in Form einer Excel-Datei liefert. Die Zugangscodes werden in der Universität willkürlich auf die Absolvent:innen verteilt, indem sie in die als xlsx.-Datei vorliegende Adressdatenbank hineinkopiert werden. Im nächsten Schritt erfolgt die Erzeugung der Zugangscodeliste über die Reduktion der Daten auf die Variablen:

• Zugangscode,
• Abschlussart,
• Studienfach,
• Abschlussnote,
• Geschlecht,
• Geburtsjahr,
• Staatsbürgerschaft.

Alle weiteren Variablen werden gelöscht. Namen und Adressen werden also sämtlich aus der Datei entfernt. In einem weiteren Schritt stellt die Universität eine Fächer- sowie eine Abschlussartenliste zusammen. Die so erstellte Liste ist pseudonym und für das ISTAT den einzelnen Personen nicht zuordenbar, wodurch auf Seiten des ISTAT eine faktisch anonyme Verarbeitung erfolgt.

Da für die Nutzung des Verfahrens ein Datenfluss seitens der Universität zum ISTAT notwendig ist, werden die Absolvent:innen zu Beginn der Befragung – vor Eingabe des Zugangscodes – darauf hingewiesen, dass das ISTAT Daten, die seitens der Universität an das ISTAT übermittelt wurden, für die Plausibilitätsprüfung der Befragungsergebnisse nutzt.

Ablauf:

1. Das ISTAT übermittelt eine Liste mit Zugangscodes, die an der Universität Bamberg in Form von Serienmails zufällig den privaten E-Mail-Adressen zugeordnet werden.
2. Die E-Mails werden von der Universität Bamberg versendet: Ende Oktober erfolgt die Einladung, zwischen Oktober und Februar werden zwei Erinnerungs-E-Mails verschickt. Alle relevanten Daten werden nach Beendigung der Feldphase gelöscht und zu keinem anderen Zweck verwendet.
3. Die Angeschriebenen nehmen an der Befragung teil und die Daten werden auf dem vom ISTAT gehosteten Server durch die Befragungssoftware verarbeitet und gespeichert. Ein Rückschluss der Daten zur versandten E-Mail, zum Zugangscode und zu den Antworten ist nicht möglich und nicht vorgesehen. Die Verarbeitung erfolgt somit auf Seiten des ISTAT faktisch anonym. Eine Zuordnung der Befragungsergebnisse zu den einzelnen Absolvent:innen, beispielsweise durch Listenabgleich, findet zu keinem Zeitpunkt statt, sodass eine anonyme Befragung gewährleistet ist.

Nach Abschluss des Befragungszeitraumes werden die Daten durch das ISTAT ausgewertet.

Universitätsspezifischer Datensatz

Die Universität Bamberg erhält vom ISTAT die aufbereiteten universitätsspezifischen Daten (SPSS SAV-Format mit einer schriftlichen Dokumentation der Daten). Aus ethischen, methodischen sowie datenschutzrechtlichen Gründen wird der Datensatz ohne Bezug auf die Zugangscodes erstellt. Die Befragungsergebnisse sind somit vollständig im Datensatz enthalten, ein direkter Rückbezug auf die in der Universität verbliebenen Adressdaten ist aber nicht möglich.

Gesamtdatensatz und anonyme überregionale Vergleichswerte

Das ISTAT erstellt aus den Befragungsdaten aller beteiligten Hochschulen einen nicht personenbezogenen Gesamtdatensatz. Der Gesamtdatensatz wird für die Erstellung der anonymen überregionalen Vergleichswerte eingesetzt. Darüber hinaus wird der Gesamtdatensatz für wissenschaftliche Forschungszwecke genutzt, wobei die Anonymität der Hochschulen und Absolvent:innen hier stets gewährleistet wird.

4. Datenarten/-kategorien personenbezogener Daten, Quelle und Rechtsgrundlage

Im Rahmen der Durchführung der faktisch anonymen Absolvent:innenbefragung nutzen wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse sowie die Angabe zum absolvierten Studiengang der zu befragenden Personen für den Versand der Befragungseinladung. Die Daten stammen aus dem Campusmanagementsystem der Universität Bamberg. Durch die Universität Bamberg werden keine weiteren personenbezogenen Daten für die Befragung verarbeitet.

An das ISTAT werden zur Vorbereitung und Durchführung der Befragung Abschlussart (Bachelor, Master, Lehramt), Studienfach, Abschlussnote, Geschlecht, Geburtsjahr und Staatsbürgerschaft übermittelt. Diese sind zwar mit dem Pseudonym verknüpft, können seitens des ISTAT aber nicht den einzelnen Teilnehmenden zugeordnet werden.

Zwischen dem ISTAT und der Universität Bamberg besteht eine vertraglich festgeschriebene und rechtlich bindende Vereinbarung, wie der Verarbeitungsprozess abzulaufen hat und wie mit den Befragungsergebnissen der Absolvent:innenbefragungen zu verfahren ist. Die Befragungsergebnisse dürfen nur in einer Art ausgewertet, dargestellt und/oder weitergegeben werden (etwa an Fakultäten oder Studiengangsbeauftragte der Universität), die gewährleistet, dass Befragungsteilnehmer:innen nicht identifiziert werden können.

Die Befragungsergebnisse dürfen seitens des ISTAT nur in einer Art ausgewertet und dargestellt werden, die gewährleistet, dass keine Person und auch keine Hochschule erkennbar wird.

Die Befragungsergebnisse dürfen nicht mit personenbezogenen Daten zusammengeführt werden.

Nach Abschluss des Befragungszeitraumes werden die Daten durch das ISTAT ausgewertet.

Die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für den Versand der Absolvent:innenbefragung erfolgt im Rahmen der Qualitätssicherung und Aufgabenerfüllung der Universität (Studium und Lehre) und somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG sowie Art. 2 und Art. 7 BayHIG i. V. m. § 31 der Ordnung der Otto-Friedrich-Universität Bamberg zur Sicherung der Qualität in Studium und Lehre.

Die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen der Online-Umfrage gemachten Angaben erfolgt auf Basis Ihrer freiwilligen Teilnahme und somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Ein Personenbezug kann, ohne Verstoß gegen die Vereinbarungen zwischen der Universität und dem ISTAT oder durch zusätzliche Angaben Ihrerseits gegenüber der Universität oder dem ISTAT, nicht hergestellt werden. Sollten Sie dennoch Ihre Einwilligung im Nachgang an die Umfrage widerrufen wollen und die Löschung Ihrer Daten wünschen, müssen Sie uns hierfür Angaben zu sich machen, damit wir den Datensatz eindeutig zuordnen und diesen löschen können. Sie haben zudem jederzeit die Möglichkeit, dem zukünftigen Versand der Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails zu widersprechen. Wir schreiben Sie dann nicht mehr an.

5. Empfänger der Daten

In der Universität Bamberg erhalten ausschließlich die mit der Durchführung der Befragung betrauten Mitarbeitenden des Dezernats Z/PQM – Aufgabengebiet Qualitätsmanagement Zugang zu den personenbezogenen Daten. Personenbezogen beschränkt sich dies auf die Listen für den Versand der Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails.

Die Ergebnisse der Befragung stehen der Universität ausschließlich in aggregierter (anonymisierter) Form zur Verfügung und ermöglichen keinen Rückschluss auf einzelne Personen. Bei ausreichend hoher Fallzahl (mehr als 5) werden sie den Studiengangsbeauftragten bereitgestellt und in den Qualitätszirkeln der Studiengänge diskutiert. Darüber hinaus werden die Ergebnisse im Ausschuss für Qualität in Studium und Lehre sowie in der Universitätsleitung vorgestellt. Eine Veröffentlichung von Ergebnissen erfolgt erst ab einer Mindestteilnehmer:innenzahl von 10. Dies geschieht, um die Qualität der Studiengänge zu belegen und als Grundlage für ihre Weiterentwicklung.

Eine Weitergabe der E-Mail-Adressen an Dritte findet nicht statt. Das ISTAT ist der einzige Empfänger der (pseudonymisierten) Daten. Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nicht statt.

6. Weitere Informationen zum Datenschutz

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Die Universität Bamberg setzt keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ein.

Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Es besteht keinerlei Pflicht, an der Umfrage teilzunehmen. Die Teilnahme an der Online-Umfrage ist freiwillig. Sofern Sie nicht an der Online-Umfrage teilnehmen wollen, werden keine personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet, bis auf die Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für den Versand.

Speicher- und Löschfristen

Die Nutzung Ihrer Kontaktdaten erfolgt ausschließlich für den Versand der Einladungs- und Erinnerungsschreiben der Absolvent:innenbefragung der Universität Bamberg. Die Adressenliste mit den vergebenen Zugangscodes wird unmittelbar nach der Feldphase gelöscht. Die Daten zur Plausibilisierung der Adressliste werden vor dem Einladungsversand gelöscht. Sie haben die Möglichkeit, der Kontaktaufnahme durch die Universität zum Zweck der Absolvent:innenbefragung per E-Mail zu widersprechen. Dann löschen wir Sie bereits vor Befragungsende aus der Adressenliste für die Absolvent:innenbefragung.

Die Löschfristen beziehen sich in der Regel auf das Ende einer Projektlaufzeit. Die Laufzeiten der wissenschaftlichen Forschungsprojekte sind stets zweijährig angelegt und lassen sich grob in Vorbereitungsphase, Feldphase und Nachbereitungsphase (Datenaufbereitung und -analyse) gliedern. Die Laufzeiten beginnen dabei stets am 01.01. des ersten Projektjahres und enden zum 31.12. des zweiten Projektjahres. Die Löschfristen sind als Maximalwert zu verstehen, der in der Regel nicht ausgereizt wird. Häufig erfolgen die Löschungen aufgrund forschungspraktischer Erwägungen zu einem früheren Zeitpunkt. 

7. Ihre Rechte

Sie haben die Möglichkeit, sich über die Verteilung der Datenschutzaufgaben (istat.de/das-institut/datenschutz/gemeinsame-verantwortung) zwischen dem ISTAT und der Universität zu informieren sowie eingegebene Daten korrigieren und/oder löschen (istat.de/das-institut/datenschutz/aenderungen-und-loeschungen) zu lassen. Wir erteilen Ihnen gerne Auskunft, auch über Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch (istat.de/de/datenschutz). Weitere Informationen des ISTAT zum Datenschutz finden Sie unter koab.istat.de/p/master/datenschutz.html. Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Eine Beschwerdemöglichkeit bieten wir auch über unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen. Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift oder direkt schriftlich oder per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden.

• Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO zu erhalten.
• Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
• Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.
• Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.
• Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden. Um der Kontaktaufnahme durch die Universität zum Zweck der Absolvent:innenbefragung zu widersprechen, können Sie uns per E-Mail unter evaluation.qm@uni-bamberg.de kontaktieren. Dann löschen wir Sie bereits vor Befragungsende aus der Adressenliste für die Absolvent:innenbefragung.
• Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.
• Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

• Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für die Universität Bamberg zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter:

  Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz

  Wagmüllerstraße 18, 80538 München

  Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München

  Telefon: +49 89 212672-0

  E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

  www.datenschutz-bayern.de