Zwischenarchiv

Die Otto-Friedrich-Universität unterhält ein zentrales Zwischenarchiv (Alt-Registratur), das vom Universitätsarchiv verwaltet wird.

Kontakt

Dr. Margrit Prussat, -1094

Franziska Schultheiß. M.A., -1167

archiv(at)uni-bamberg.de

Abgabeliste für das Zwischenarchiv

Formular zur Auflistung von Unterlagen, die an das Zwischenarchiv abgegeben werden sollen. Die Nennung der Aufbewahrungsfrist ist verpflichtend. [Liste Zwischenarchiv XLTX](35.5 KB)

Benutzung, Einsichtnahme

Die abgebenden Einrichtungen können ihre Unterlagen nach Terminvereinbarung einsehen oder, in seltenen Fällen, zur Erledigung von Geschäftsvorfällen zurücknehmen. Eine anderweitige Einsichtnahme durch Dritte erfolgt nur im Auftrag oder nach schriftlicher Genehmigung durch die Verantwortlichen der abgebenden Einrichtungen.

Zweck und Aufgabe

Das Zwischenarchiv ist ein Serviceangebot für den wissenschaftsstützenden Bereich. Es dient der Übernahme und Aufbewahrung von Unterlagen, die in den jeweiligen Einrichtungen für die Erfüllung laufender Aufgaben nicht mehr benötigt werden, die jedoch noch Aufbewahrungsfristen unterliegen.

„Ein Zwischenarchiv ist ein vorübergehender Lagerungsort für Unterlagen, die von der Verwaltung nicht mehr ständig benötigt werden, deren Aufbewahrungsfristen aber noch nicht abgelaufen sind. Es ist räumlich, oder auch nur organisatorisch, Teil des Archivs, in dem die Unterlagen später endgültig verwahrt werden, dem sogenannten Endarchiv.“ Archivschule Marburg, https://www.archivschule.de/uploads/Forschung/ArchivwissenschaftlicheTerminologie/Terminologie.html (11.01.2021)

Sofern keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gelten (z.B. Haushalts- und Steuerrecht, Beamtenrecht), legen die abgebenden Einrichtungen fest, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Das Universitätsarchiv unterstützt bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen und erstellt einen Fristenkatalog für bestimmte Aktenarten.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen ausgesondert und vom Universitätsarchiv übernommen oder datenschutzgerecht vernichtet.

Ziele

Durch die Abgabe von Unterlagen ins Zwischenarchiv werden die dezentralen Verwaltungsregistraturen entlastet. Gleichzeitig wird für die Sicherstellung der Überlieferungskontinuität gesorgt und die spätere Abgabe an das Universitätsarchiv erleichtert. Erfordernisse des Datenschutzes werden gewahrt.

Zielgruppe

Alle Einrichtungen der Zentralen Universitätsverwaltung, Zentrale Einrichtungen, Organe und Gremien.

Unterlagen aus den wissenschaftlichen Einrichtungen können aus Kapazitätsgründen nur in Ausnahmefällen und in geringem Umfang angenommen werden. Prüfungsleistungen (Klausuren, Seminararbeiten, Abschlussarbeiten etc.) können grundsätzlich nicht angenommen werden.

Rechtliche Grundlagen

Die Aufbewahrung der Unterlagen im Zwischenarchiv erfolgt gemäß § 27 Absatz 2 der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaats Bayern (AGO) und gemäß Art. 8 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG). Das Zwischenarchiv übt die Funktion einer Alt-Registratur aus. Das bedeutet, dass die Unterlagen nach wie vor zum Verantwortungsbereich der abgebenden Einrichtungen gehören, die entscheiden, ob Unterlagen beispielsweise wieder zurückgenommen und Akten reaktiviert werden.