Glossar wichtiger Begriffe zu Geschäftsgang, Records Management und Schriftgutverwaltung

Hintergrundinformationen und Regelungen lassen sich häufig besser nachvollziehen und einordnen, wenn die ihnen zugrunde liegenden Begriffe genauer erläutert werden. In unserer Auflistung finden Sie die wichtigsten Definitionen.

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A-Z

 
BegriffErläuterung
AkteDie Akte ist eine Zusammenfassung aller Unterlagen, einschließlich elektronischer Dokumente samt Metadaten, die in der Erledigung einer Aufgabe entstehen und für ihre Fortführung benötigt werden. Eine Akte besteht i.d.R. aus mehreren Vorgängen zur gleichen Sache. Innerhalb der Vorgänge sind die Dokumente meist in der Reihenfolge ihrer Entstehung abgelegt. Dazu gehören internes Schriftgut wie Aktenvermerke, Verfügungen und Konzepte oder Durchschläge mit Absendervermerken von Ausgängen sowie externes Schriftgut wie fremde Ausfertigungen mit Eingangsvermerken. Die Akte entsteht als Arbeitsinstrument in der Verwaltungsarbeit. Sie ist immer Eigentum der Dienststelle und niemals Privateigentum. Akten sind so zu führen, dass Entscheidungsprozesse auch für Außenstehende jederzeit nachvollziehbar sind.
AktennotizIn der Aktennotiz werden Ereignisse, die für den Vorgang sehr wichtig sein können, kurz dokumentiert. Die Aktennotiz kann nur für den Inhalt der Vorgangsmappe gedacht oder zur Information an verschiedene Personen gerichtet sein.
AktenrelevanzDokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten (zu verakten) sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit verstanden
AktenvermerkDer Aktenvermerk ist die schriftliche (papiergebundene oder elektronische) Zusammenfassung von Informationen über Ereignisse, Gespräche oder über den Stand einer Sache, soweit sie für den weiteren Verlauf einer Entscheidungsfindung wichtig sein können. Der Aktenvermerk wird über das Aktenzeichen auf die bearbeitete Sache bezogen und dauerhaft mit ihr verknüpft. Er hat den Zweck der Ergänzung der Kenntnisse über eine Sache
Barrierefreiheit, Barrierearmut

Ein barrierefreies digitales Dokument ist allen Nutzerinnen und Nutzern gleichberechtigt und uneingeschränkt zugänglich, d. h. es kann ohne Erschwernisse oder fremde Hilfe gefunden, rezipiert und navigiert werden. Assistive Technologien wie Vorleseprogramme oder Braille-Tastaturen müssen dazu alle nötigen Informationen vorfinden, um die Inhalte korrekt wiederzugeben. Hierzu müssen z. B. alle Schriftzeichen korrekt und in der richtigen Sprache eingebettet sein, alle visuellen und auditiven Informationen mit Textalternativen ausgestattet und das Dokument über eine logische Überschriftenhierarchie navigierbar sein.

Manchmal ist eine vollständige Barrierefreiheit nicht möglich, weil Teile der enthaltenen Informationen sich aus technischen oder praktikablen Gründen nicht gänzlich zugänglich machen lassen. Wenn der Rest des Dokumentes jedoch korrekt angelegt ist, kann hier von Barrierearmut gesprochen werden.

DienstwegInstanzenweg, der im dienstlichen Verkehr anzuwenden ist. Dadurch wird ein geordneter und flüssiger Verwaltungsablauf sichergestellt. Dies gilt sowohl für den Weg zu den unmittelbaren und nächsthöheren Vorgesetzten als auch zur übergeordneten Dienststelle über die Vorgesetzten. Der Dienstweg ist grundsätzlich einzuhalten. Ausnahmen vom Dienstweg werden für spezielle Ausnahmen durch Vorschrift geregelt.
Dokument

Dokument ist der Oberbegriff für alle schriftlich (papiergebunden oder elektronisch) vorliegenden Informationsobjekte, egal ob es sich um interne oder externe Schreiben handelt, um Entwürfe oder Ausfertigungen, Aktennotizen oder E-Mails, Protokolle, Faxe u.a. Das Dokument ist als Gesamtheit identifizierbar und zugänglich. Ein Dokument ist notwendig, um einen → Vorgang zu bilden.

Eingang

Bezeichnet ein von „außen“ erhaltenes Schreiben, egal ob als Brief, als Fax, als E-Mail oder als (ausgefüllter) Vordruck.

Entwurf

Ein Entwurf enthält den vollständigen Text des ausgehenden Schreibens, eine Verfügungsleiste und ggf. weitere Vermerke, z.B. wann und mit welchen Anlagen dieses Schreiben das Haus verlassen hat. Ein Entwurfsschreiben ist entsprechend zu kennzeichnen.

Fallakte

Fallakten sind im Unterschied zur Sachakte verfahrensgleiche, einheitlich aufgebaute Akten, die sich häufig nur an einem formalen Merkmal unterscheiden, beispielsweise Anfangsbuchstaben des Familiennamens der Antragsteller. Sie sind typisch für strukturierte Massenverfahren z.B. Immatrikulation, Bewerbungen.

Formvorschrift, FormerfordernisFür den Abschluss oder Nachweis bestimmter Rechtsgeschäfte ist die Einhaltung einer bestimmten Form vorgeschrieben, damit die Rechtshandlung (z.B. die Verleihung einer Urkunde) gültig ist und bleibt. Beispiele sind die →Textform  oder die →Schriftform.
Frist

Eine Frist ist der Zeitraum, innerhalb dessen eine Handlung vorgenommen werden muss.

Geschäftsgang

Der Geschäftsgang ist das Zusammenspiel aller verfahrensmäßigen Zuständigkeiten bei der Organisation und Steuerung der Schritte in den Entscheidungsprozessen. Er umfasst:

  •  die Bearbeitung einzelner Eingänge mit Eintragung in das Eingangsjournal und Zuschreibung an die verantwortlichen bzw. sachbearbeitenden Stellen,
  •  die Entscheidungsfindung
  • die Konzipierung der Antwort mit der Mitzeichnung
  • die Ausfertigung des Ausgangs
  • die Ablage des Entwurfs in den Akten.

Der Geschäftsgang ist die Gesamtheit der aktuell bearbeiteten Vorgänge. Er wird in Geschäftsordnungen definiert.

GeschäftsprozessEin Geschäftsprozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Bearbeitung einer Aufgabe notwendig sind. Es wird hierbei zwischen teilstrukturierten Prozessen und strukturierten Prozessen unterschieden.
Handakte

Stellt eine Person für den persönlichen Gebrauch eine Auswahl an Arbeitskopien zusammen, ist dies eine Handakte. Alle Originaldokumente müssen Eingang in die offizielle Akte finden. Handakten dürfen ausschließlich Kopien enthalten. Handakten sind als solche kenntlich zu machen (z.B. durch eine Beschriftung auf dem Ordnerrücken oder Aktendeckel). Handakten dürfen nicht vom Arbeitsplatz entfernt werden.

Niederschrift (Erklärungsniederschrift)

 

Über mündliche Erklärungen von besonderer tatsächlicher oder rechtlicher Bedeutung ist eine Niederschrift aufzunehmen. Sie muss neben dem wörtlichen oder dem wesentlichen Inhalt der Erklärung die notwendigen persönlichen Angaben der erklärenden Person enthalten und ist dieser mit dem Zusatz „Vorgelesen (oder: selbst gelesen), genehmigt und unterschrieben“ und mit Datumsangabe zur Unterschrift vorzulegen (vgl. § 19 Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern). Verweigert sie die Unterschrift, so ist das in der Niederschrift zu vermerken. Die aufnehmende Person schließt die Niederschrift durch ihre Unterschrift ab.

Siehe auch: → Protokoll

Protokoll

Ein Protokoll zeichnet auf, hält fest oder schreibt vor, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird. Dabei handelt es sich um das schriftliche (papiergebundene oder elektronische) Verfassen eines Dokuments mit mindestens den Protokollbestandteilen: Zeitpunkt, beteiligte Personen und Vorgang.

Ein Protokoll wird von einer Besprechung erstellt und geht in der Regel an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ggf. auch an weitere Personen. Das Aktenzeichen bestimmt sich durch die Federführung der Sache. Das Protokoll ist von der Sitzungsleitung und der Protokollführung zu unterzeichnen. In Bezug auf ihren Inhalt werden unterschieden:

  • Verlaufsprotokoll
  • Ergebnisprotokoll
  • Wortprotokoll.

Die schriftliche Protokollierung wird häufig Niederschrift genannt, i.d.R. handelt es sich um eine Besprechungs- oder Sitzungsniederschrift. Um Verwechslungen zu vermeiden, wird daher empfohlen den Begriff Protokoll zu verwenden.

Rundschreiben

Bezeichnet gleichlautende Schreiben, die einem bestimmten, zumeist größeren Personenkreis entweder im Umlauf, als Kopie (Papier oder E-Mail) oder per Aushang zur Kenntnis gegeben werden.

Sachakte

Eine Sachakte ist eine Akte, die nach sachlichen oder inhaltlichen Kriterien aufgebaut ist und im Unterschied zur Fallakte alle Vorgänge sowie Dokumente nach einem sachlichen Merkmal gliedert, beispielsweise Akte zu einem Bauprojekt. Die Sachakte ist typisch für teilstrukturierte Prozesse.

Schreiben, externes

Bezeichnet ein nach außen gehendes Schreiben, dessen Original (die unterzeichnete Ausfertigung oder Reinschrift) der Empfänger in Händen halten wird und dessen Entwurf bei den Akten der Dienststelle verbleibt.

Schreiben, internes

Ein internes Schreiben ist ein Schreiben zwischen Organisationseinheiten der Universität Bamberg.

SchriftformAls Formerfordernis gilt die Schriftform für bestimmte Rechtsgeschäfte und Willenserklärungen und sieht vor, dass diese schriftlich fixiert und eigenhändig unterschrieben sein müssen, um gültig zu sein. Es handelt sich hier insbesondere um bestimmte Schriftstücke, Urkunden und Verträge.
Termin

Der Termin ist ein festgelegter Zeitpunkt im allgemeinen Zeitablauf und wird durch ein Kalenderdatum und häufig auch eine Uhrzeit festgelegt.

Textform

Als Formerfordernis bedeutet die Textform die Gebundenheit der Mitteilung oder Erklärung an lesbare Schriftzeichen auf einem dauerhaften Datenträger. Die Person des Erklärenden muss zwar genannt sein, eine Unterschrift oder ein bestimmtes Medium sind dabei allerdings nicht vorgeschrieben. Beispiele für Erklärungen in Textform sind E-Mails oder maschinell erstellte Briefe, z.B. Bescheide.
Vorentwurf

Als Vorentwurf wird ein Text im Bearbeitungsstadium genannt.

Vorgang

Ein Vorgang ist eine Zusammenstellung von Aufzeichnungen, die bis zum Abschluss eines Geschäftsprozesses anfallen. So gehören beispielsweise die verschiedenen Aufzeichnungen, die im Zusammenhang einer Stellenausschreibung erstellt werden, zusammen zu einem Vorgang. Ein Vorgang wird mit sachlich vergleichbaren Vorgängen zu einer Akte zusammengeführt. Während die Akte potenziell unendlich ist (z.B. „Stellenausschreibungen“), hat der Vorgang immer ein Anfangs- und ein (potenzielles) Enddatum (z.B. „Nr. 123456 Mitarbeiter/Mitarbeiterin IT“).

Zwischenmitteilung

Sobald absehbar ist, dass ein Antrag oder Anliegen nicht innerhalb einer angemessenen Frist erledigt werden kann, sind die Beteiligten zu unterrichten, vgl. § 15 Abs. 4 Satz 1 AGO.