Records Management, Schriftgutverwaltung

Eine geordnete Schriftgutverwaltung ist das Rückgrat einer effizienten Verwaltung. Sie sorgt für die Rechtssicherheit, Transparenz und Kontinuität des Verwaltungshandelns und erleichtert das alltägliche Arbeiten.

Die vorwiegend elektronische Bearbeitung von Geschäftsvorgängen sowie der Einsatz von Fachverfahren treten in zunehmendem Maß an die Seite der herkömmlichen papiergebundenen Schriftgutverwaltung. Dieser Entwicklung trägt auch der Begriff Records Management Rechnung: Mit "Records" werden alle dienstlich relevanten Aufzeichnungen und Informationen in die Betrachtung einbezogen, gleich in welcher Form und auf welchem Medium sie vorliegen.

Im Rahmen der Zielvereinbarung 2019 werden im Universitätsarchiv Bamberg Empfehlungen erstellt, die als Basis für ein umfassendes Records Management der Universitätsverwaltung dienen sollen. Ziel ist es, weitgehend einheitliche und standardisierte Strukturen in der Schriftgutverwaltung zu erreichen, die sich an der internationalen Norm ISO 15489 sowie weiteren relevanten Normen, Standards und Best Practices orientieren.


Lebenszyklus einer Akte


Aktenführung - wozu ist das gut?

Der nordrhein-westfälische Landesbetrieb IT.NRW beantwortet diese Frage mit mehreren Erklärvideos. Sie erläutern anschaulich und unterhaltsam die Grundbausteine einer guten Schriftgutverwaltung: Akte-Vorgang-Dokument, Aktenrelevanz, Aktenplan - und eben die Frage: Wozu dient das alles? Sie können die Videos nutzen, indem Sie die Nutzungsbedingungen für die Erklärvideos zur Kenntnis nehmen und bestätigen.

Hinweis: Die Erklärvideos beziehen sich auf die elektronische Akte. Sie dienen zugleich als allgemeine Einführung ins Records Management. Einige der dort verwendeten Begriffe und Regelungen können vom Gebrauch an der Universität Bamberg abweichen.


Wichtige Rechtsvorschriften im Zusammenhang mit Records Management

Europa

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

  • z.B. Schutz physischer und elektronischer Aufzeichnungen vor unbefugter oder nicht notwendiger Einsichtnahme; Regelungen von Zugriffsrechten und Verantwortlichkeiten

Bundesrepublik Deutschland

Siehe auch https://www.gesetze-im-internet.de/ 

Grundgesetz (GG)

  • Prinzip der Rechtsstaatlichkeit (u.a. Art. 19 Abs. 4, Art. 20 Abs. 3 GG) begründet Grundprinzipien der öffentlichen Verwaltung (z.B. Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns, Aktenmäßigkeit)

Berufsbildungsgesetz (BbiG)

  • z.B. § 11 Vertragsniederschrift

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

  • z.B. § 125 Nichtigkeit wegen Formmangels; Formerfordernisse: § 126 Schriftform, § 126 a Elektronische Form, § 126 b Textform; § 127 Vereinbarte Form; § 368 Quittung; § 484 Form und Inhalt des Vertrags (Teilzeit-Wohnrechtevertrag); § 568 Form und Inhalt der Kündigung (Mietverhältnis); § 623 Schriftform der Kündigung (Dienstvertrag)

    Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

    • z.B. Buchführungs- und Aufbewahrungsregeln für haushalts- / kassenbezogene Aufzeichnungen der öffentlichen Verwaltung

    Handels- und Steuerrecht (Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung)

    • z.B. Bestimmung von und Anforderungen an steuerrechtlich und geschäftsrelevante Aufzeichnungen (für Betriebe gewerblicher Art der öffentlichen Verwaltung)

    Nachweisgesetz (NachwG)

    • z.B. § 2 Abs. 1 NachwG: Formerfordernisse (Schriftform, Ausschluss der elektronischen Form)

    Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO)

    • z.B. § 70 Abs. 1 Satz 1 VwGO Widersprüche; § 99 Pflicht zur Vorlage von Urkunden und Akten bzw. zur Übermittlung elektronischer Dokumente in Gerichtsverfahren

    Zivilprozessordnung (ZPO)

    • z.B. Beweisregeln, u.a. für elektronische und öffentliche Dokumente (§ 286 ZPO); Beweislastumkehr bei Vorlage öffentlicher Dokumente in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 437 ZPO)

    Freistaat Bayern

    Siehe auch https://www.gesetze-bayern.de/

    Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO)

    • z.B. § 10 AGO Einsatz der Kommunikations- und Informationstechnik, §§ 12 – 27 AGO Geschäftsgang und Verantwortlichkeiten der Verwaltung, Bearbeitungsrichtlinien

    Bayerisches Archivgesetz (BayArchivG)

    • z.B. Art. 6, Abs. 1 BayArchivG Anbietungspflicht von Aufzeichnungen öffentlicher Stellen an die zuständigen Archive

    Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG)

    • z.B. § 26 Abs. 1: personenbezogene Daten dürfen zu Archivzwecken verarbeitet werden; § 26 Abs. 6 Grundsatz: Anbietung von Daten an das zuständige Archiv geht vor Löschung von Daten

    Bayerisches Digitalgesetz (BayDig)

    • z.B. Art. 33 Abs. 1 BayDig Verpflichtung der Behörden zur elektronischen Aktenführung, Wahrung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung

    Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)

    • z.B. Art. 3a Elektronische Kommunikation, Art. 10 Nichtförmlichkeit des Verwaltungsverfahrens;  Art. 26 Akten als Beweismittel, Art. 29 Recht auf Akteneinsicht für Verfahrensbeteiligte; Art. 33 Beglaubigungen; Art. 37 Bestimmtheit und Form des Verwaltungsakts; Art. 57 Schriftform

    Universitätsinterne Regelungen

    Siehe auch t3://page?uid=73968

    Ordnung zum Geschäftsgang der Universität Bamberg

    • z.B. Kap. 4.4 Elektronische Eingänge; Kap. 8 Versand; Kap. 9 Schriftgutverwaltung, Aussonderung, Archivierung

    Nutzungsrichtlinien für Informationsverarbeitungssysteme

    • z.B. Umgang mit Dokumenten

    Geschäftsordnungen

    • z.B. Geschäftsordnung für den Senat

    Archivordnungen

    • Ordnung für das Archiv (z.B. Anbietung und Übernahme von Unterlagen der Universitätsverwaltung, akademischen Selbstverwaltung und universitärer Einrichtungen; Archivwürdigkeit, Geheimhaltung, Schutzrechte; Beratung der registraturbildenden Stellen und Einrichtungen)
    • Aussonderungsordnung (in Erstellung)

    Ordnungen mit Bezug zu Prüfungen und Studium

    • z.B. Prüfungs- und Studienordnungen, Promotions- und Habilitationsordnungen