Allgemeiner Beschaffungsantrag
Wofür ist ein allgemeiner Beschaffungsantrag zu stellen
Die, für die diversen Beschaffungsanliegen bestehenden Beschaffungswege sind unter Beschaffungsverfahren aufgeführt.
Für alle Beschaffungsanliegen, für die kein spezieller Beschaffungsweg vorgesehen ist, ist ein allgemeiner Beschaffungsantrag zu stellen.
Beschreibung des zu beschaffenden Gegenstands / der zu beschaffenden Dienstleistung
Im wesentlichen müssen bei einem Beschaffungsantrag die zu beschaffenden Produkte oder Dienstleistungen eindeutig und nachvollziehbar beschrieben werden. Es können hierfür beispielsweise Weblinks auf Produktbeschreibungen oder Online-Angebote herangezogen und die entsprechenden Webadressen in den Artikeldaten angegeben werden.
Es ist hilfreich, wenn im Vorfeld bereits vom Antragsteller selbst ein Angebot bei einem geeigneten Lieferanten eingeholt wird, das dem Beschaffungsantrag beigelegt werden kann.
Vergabekriterien und Alleinstellungsmerkmale
Vergabekriterien (z. B. Kriterien für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit eines Angebot oder besondere Gründe/Alleinstellungsmerkmale für eine Beschaffung bei einem bestimmten Anbieter) sind im Webshop unter den „Allgemeinen Antragsdaten“ im Abschnitt „Bieterdaten“ anzugeben.
Allgemeine Beschaffungsanträge werden über den Webshop gestellt
Verfahren Sie hierfür wie folgt:
Webshop der Universität Bamberg (nur aus dem Datennetz der Universität bzw. per VPN erreichbar)
Beim erstmaligen Aufruf werden die Voreinstellungen Ihres Nutzerprifils angezeigt, die sie unverändert speichern sollten.
Die Profileinstellungen können im Nachhinein über den Menüpunkt “Profil > Mein Profil" geändert werden.
- Funktionen → Sonstige Lieferungen und Leistungen → "Beschaffung bei sonstigen Lieferanten" aufrufen
- Schiebeschalter "Beschaffung bei sonstigen Lieferanten" aktivieren
- Klick auf "Weiter zu Antragsdaten"
- Eingabefelder bearbeiten
- Klick auf "Weiter zu artikelspezifischen Antragsdaten"
Die zu beschaffenden Artikel sind einzeln unter den artikelspezifischen Antragsdaten zu erfassen. Dies erfolgt über die Funktion „Artikel hinzufügen“ am Ende der Artikelliste.
Im Feld „Artikelangabe“ ist die Option „Artikel einzeln angeben“ auszuwählen.
Fehlerhaft erfasste Artikel können über die Funktion „Artikel entfernen“ gelöscht werden.
Wenn mehrere Exemplare eines Artikels bestellt werden (Anzahl größer 1), ist zu prüfen, ob die artikelspezifischen Antragsdaten für alle Gegenstände identisch sind:
- Sind die Daten identisch, kann die Anzahl über den Schiebeschalter „Anzahl mehr als 1“ erhöht und die entsprechende Menge im Feld „Anzahl“ eingetragen werden (z. B. mehrere identische PC-Arbeitsplätze oder mehrere Bildschirme für einen Arbeitsplatz).
- Sind die artikelspezifischen Daten unterschiedlich (z. B. unterschiedliche primäre Nutzerinnen und Nutzer, unterschiedliche Standorte oder Verwendungszwecke), muss der Artikel jeweils separat mit der Anzahl 1 erfasst werden.
Identische Eingaben können in diesem Fall über das Kopiersymbol auf alle Positionen übertragen werden.
Liegt Ihnen bereits ein Angebot eines Lieferanten vor, können Sie auf die entsprechende Angebotsposition verweisen.
Wählen Sie hierzu im Feld „Artikel gemäß“ die Option „01 – beiliegendem Angebot“ aus und tragen Sie die entsprechenden Angaben in die Felder „Angebotsnummer“ und „Artikelnummer“ ein.
Ist ein zu beschaffender Artikel auf der Webseite eines Herstellers, Lieferanten oder Online-Shops eindeutig beschrieben, kann die entsprechende Internetadresse als Artikelbeschreibung verwendet werden.
Wählen Sie hierzu im Feld „Artikel gemäß“ die Option „02 nachfolgend angegebener Web-Adresse“ aus und tragen Sie die Internetadresse im Feld „URL“ ein.
Bei umfangreichen Beschaffungen oder komplexen Angeboten kann der Beschaffungsantrag unter Bezugnahme auf das gesamte Angebot gestellt werden, ohne die einzelnen Artikel separat zu erfassen.
Bei einfachen Beschaffungen mit wenigen Artikeln bitten wir jedoch darum, die Artikel einzeln anzugeben. Dies erleichtert die weitere Bearbeitung des Antrags sowie die spätere Inventarisierung der beschafften Gegenstände.
Wählen Sie hierzu im Feld „Artikelangabe“ die Option „Komplettes Angebot angeben“ aus.
Geben Sie im Feld „Bezeichnung der Lieferungen und Leistungen“ eine aussagekräftige Beschreibung des Angebots an, beispielsweise:
- Datennetzkomponenten inklusive Zubehör
- Präsentationskoffer inklusive Wandtafel und Befestigungsmaterial
- Büroausstattung für einen Besprechungsraum
- In der Antragsübersicht werden alle Angaben des Beschaffungsantrags zusammengefasst.
- Prüfen der angezeigten Daten.
- Erteilen Sie die Zustimmung zur Speicherung der Daten über den entsprechenden Schiebeschalter.
- Klicken Sie auf „Antrag stellen“, um den Beschaffungsantrag einzureichen.
Nach dem Einreichen des Beschaffungsantrags wird eine Seite zum Hochladen von Angebotsunterlagen und weiteren für den Antrag relevanten Dokumenten angezeigt.
Laden Sie dort das zugrunde liegende Angebot sowie gegebenenfalls weitere erforderliche Unterlagen hoch und folgen Sie den Anweisungen des Systems.
Vergleichsangebote
Ergänzend prüft das Referat IV/4 - Beschaffungswesen gegebenenfalls den freien Markt, ermittelt weitere geeignete Anbieter und holt zusätzliche Angebote ein.
Rahmenvertragslieferanten
Sofern die gewünschten Produkte oder Leistungen über einen bestehenden Rahmenvertrag lieferbar sind, erfolgt die Beauftragung in der Regel direkt über den entsprechenden Rahmenvertragspartner.
Vergabe / Zuschlag
Nach Prüfung und Freigabe durch die Bedarfsträger erfolgt die Vergabe an den wirtschaftlichsten Bieter bzw. an den Rahmenvertragspartner gemäß den geltenden haushaltsrechtlichen Vorgaben.