Handreichung "Befugnisse und Rollen"

Wichtiger Hinweis zur Eigenverantwortung: 

Mit der Einführung des Webshops geht die Verantwortung für die Einhaltung des Genehmigungsprozesses und die Richtigkeit der Kostenstellen direkt auf die beantragenden und freigebenden Personen über. Das Referat IV/4 (Beschaffung) überprüft diese Angaben nicht standardmäßig, sondern greift nur bei offensichtlichen Auffälligkeiten oder Unklarheiten ein. Kostenstellenverantwortliche Personen können sich jederzeit im Webshop alle Aufträge ihrer jeweiligen Kostenstellen anzeigen lassen.

Antragstellung

• Berechtigung
  Jede Person mit einer gültigen BA-Kennung der Universität Bamberg ist antragsbefugt.
   
• Regel pro Antrag
  Pro Beschaffungsantrag darf nur eine einzige Produktgruppe (z. B. Hardware, Möbel etc.) ausgewählt und beantragt werden. Für unterschiedliche Produktgruppen müssen separate Anträge angelegt werden.

Zustimmung & Freigabeprozess

Die Zustimmung zum Antrag erfolgt grundsätzlich durch die Angabe der kostenstellenverantwortlichen Person. Wenn Sie als kostenstellenverantwortliche Person selbst einen Antrag stellen, sind nachfolgende Unterscheidungen zu treffen:

• Anträge aus der Wissenschaft, inklusive Sekretariate
  In diesem Fall aktivieren Sie den Schiebeschalter „Antragsteller ist selbst für die Kostenstelle verantwortlich“ im Feld Zustimmung.
   

• Anträge aus dem wissenschaftsstützenden Bereich (Zentralverwaltung etc.)
  In diesem Fall darf der Schiebeschalter „Antragsteller ist selbst für die Kostenstelle verantwortlich“ im Feld Zustimmung nicht aktiviert werden. Aufgrund des Freigabevorbehalts müssen Sie in diesem Fall verpflichtend Ihre vorgesetzte Person als kostenstellenverantwortliche Person angeben. 
  Zudem muss das Feld Antragsverfolgung ausgefüllt werden, wenn nachfolgende Wertgrenzen voraussichtlich erreicht werden. Die eingetragene Person wird dann per E-Mail über die Auftragsverfolgung über den Beschaffungsantrag informiert. 
   

  Auftragswert (netto)	Einzutragende Person in der Auftragsverfolgung
  Von 5.000 € bis 10.000 €	Jeweilige Abteilungsleitung bzw. Kanzlerin (aus dem Bereich der Dezernate oder Stabstellen)
  Ab 10.000 €	Kanzlerin

Finanzierungsfreigabe

Nachdem die Zustimmung durch die kostenstellenverantwortliche bzw. vorgesetzte Person im System erfolgt ist, wird im nächsten Schritt automatisch die Prüfung der Finanzierung eingeleitet.

Einleitung der Beschaffung

Nach erfolgreicher Finanzierungsprüfung wird der Vorgang final an das Beschaffungsreferat übermittelt, welches die eigentliche Bestellung bzw. Vergabe ausführt.

Weitere Informationen & Support

Umfangreiche Informationen für die ersten Schritte und die Bedienung des Webshops finden Sie auf unserer Informationsseite unter: 
www.uni-bamberg.de/beschaffung/webshop/

Sollten Sie dort keine Antwort auf Ihre Fragen finden, stehen Ihnen der IT-Service und das Referat IV/4 gerne unterstützend zur Seite:
 

• Technische Fragen & Login-Probleme(z. B. Probleme mit der Website, Fehlermeldungen des Webshops) Bitte wenden Sie sich an den IT-Service der Universität.  Telefon: 0951/863-1333 | E-Mail: it-support(at)uni-bamberg.de
   
• Inhaltliche & vergaberechtliche Fragen(z. B. Fragen zu Freigaben, Produkten oder Vergabeverfahren) Bitte wenden Sie sich an die Mitarbeitenden des Referats IV/4 (Beschaffungswesen). E-Mail: beschaffung(at)uni-bamberg.de 

Stand: 29.06.2026