Antragsbearbeitung durch die zuständigen Referate der Abteilung Haushalt
Beschaffungsantrag und Aufträge
Aus jedem eingereichten Beschaffungsantrag erzeugt der Webshop automatisch die erforderlichen Aufträge. Nach Abschluss der Bearbeitung werden diese direkt an die jeweiligen Lieferanten übermittelt.
Werden im Rahmen eines Beschaffungsantrags Artikel aus den Katalogen mehrerer Lieferanten ausgewählt, erzeugt das System mehrere separate Aufträge. Diese werden unabhängig voneinander bearbeitet und beauftragt.
Prüfung, Bewilligung und Finanzierungsfestlegung
Bei Bedarf werden Beschaffungsanträge zunächst durch die zuständigen Fachabteilungen (z. B. IT-Service, Medientechnik, Technische Dienste oder Bibliothek) fachlich geprüft.
Anschließend erfolgt – unter Berücksichtigung der geltenden Wertgrenzen – die erforderliche Mittelbewilligung.
Die Festlegung der Finanzierung erfolgt durch das zuständige Referat “IV/1 Sachhaushalt” bzw. “IV/3 Drittmittelhaushalt”. Steuerliche Fragestellungen werden gegebenenfalls unter Beteiligung des Referats “IV/4 Steuerangelegenheiten” berücksichtigt.
Auftragsvergabe
Die Vergabe erfolgt abhängig von der Art der Beschaffung:
- Beschaffungen über Kataloglieferanten
- Beschaffungen über Rahmenvertragspartner
- Beschaffungen bei sonstigen Lieferanten
Soweit erforderlich, führt das Referat “IV/4 Beschaffungswesen” die notwendigen Vergabeverfahren durch, holt Vergleichsangebote ein und erteilt den Zuschlag gemäß den geltenden vergabe- und haushaltsrechtlichen Vorgaben.
Nach Abschluss der Bearbeitung wird der Auftrag direkt aus dem Webshop an den ausgewählten Lieferanten übermittelt.
Vereinfachte Verfahren
Der Webshop unterstützt verschiedene vereinfachte Verfahrensabläufe. Abhängig von Art und Umfang der Beschaffung können einzelne Bearbeitungsschritte automatisiert, verkürzt oder umgeleitet werden.
Dies gilt insbesondere für:
- Beschaffungen über bestehende Rahmenverträge,
- Beschaffungen mit geringem Auftragswert,
- Vertretungsregelungen bei Genehmigungen sowie
- weitere standardisierte Beschaffungsvorgänge.
Auftragsverfolgung
Der aktuelle Bearbeitungsstand von Beschaffungsanträgen und Aufträgen kann jederzeit über die Auftragsverfolgung im Webshop eingesehen werden.
Den Link zur Auftragsverfolgung Ihres Beschaffungsantrags erhalten Sie mit der Eingangsbestätigung.
Im Webshop können Sie im Menü unter dem “Profil (ba…)” > Auftragsverfolgung sämtliche Aufträge, für die Sie “verfolgungsberechtigt” sind auflisten lassen.