Beschaffungsantrag

Im Zuge der kontinuierlichen Modernisierung und Digitalisierung unserer Verwaltungsprozesse steht im Beschaffungswesen der Universität Bamberg eine grundlegende und zukunftsweisende Veränderung an.

In enger Kooperation mit der Universität Würzburg, die im Digitalverbund Bayern das System bereitstellt, führen wir zum 01.07.2026 ein neues, digitales Webshopsystem ein. Die Beschaffungsprozesse der Universität Bamberg sind ab diesem Zeitpunkt vollständig digital dort abgebildet.

Warum stellen wir um? Ihre Vorteile im Überblick.

Die bisherige Praxis – das Ausfüllen von PDF-Dateien, der Versand per E-Mail oder gar der Ausdruck und postalische Weg – war zeitintensiv und fehleranfällig. Durch die durchgängige Digitalisierung aller Prozessschritte profitieren Sie künftig von vielen Vorteilen:

• Schnellere Bearbeitung: Anträge werden ohne Medienbrüche direkt an die zuständigen Stellen weitergeleitet.
• Volle Transparenz: Der aktuelle Bearbeitungsstatus (von der Zustimmung der Mittelbewilligung und Genehmigung, über das Vergabeverfahren, die Beauftragung bis hin zur Rechnungsbearbeitung) ist für Sie jederzeit im System einsehbar.
• Weniger Bürokratie: Standardisierte Abläufe vereinfachen die Eingabe und reduzieren den Abstimmungsaufwand erheblich.

Der Zeitplan für die Umstellung

Bitte beachten Sie für die kommenden Wochen die folgenden Fristen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten:

• Ab 01.07.2026 (Go-Live): Das neue Portal ist offiziell freigeschaltet. Bitte stellen Sie alle neuen Beschaffungsanträge ab diesem Tag online unter https://webshop.edu-bayern.de. Aus Sicherheitsgründen ist das System nur aus dem Uninetz bzw. über VPN erreichbar.
• Bis 30.09.2026 (Übergangsphase): Um laufende Vorgänge nicht zu blockieren, werden Beschaffungsanträge auf herkömmlichem Wege (PDF/Papier) bis September noch parallel bearbeitet.
• Ab 01.10.2026 (Exklusivbetrieb): Ab diesem Stichtag nehmen wir Beschaffungsanträge ausschließlich über den neuen Webshop entgegen. Herkömmliche Anträge müssen ab diesem Zeitpunkt ungelesen retourniert werden.

Informationsmaterial und Ansprechpartner

Wir lassen Sie bei dieser Umstellung selbstverständlich nicht allein. Online finden Sie unter https://www.uni-bamberg.de/beschaffung/befugnisse/eine kompakte Handreichung zu Rollen und Befugnissen sowie unter 

https://www.uni-bamberg.de/beschaffung/webshop/ weitere Seiten mit weiterführenden Informationen zur Nutzung des Webshops. 

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte direkt an die jeweils zuständige Stelle:

• Technische Fragen & Login-Probleme (z. B. Probleme mit der Website, Fehlermeldungen des Webshops): Wenden Sie sich bitte an den IT-Service der Universität. Telefon: 0951/863-1333 oder E-Mail: it-support(at)uni-bamberg.de
• Inhaltliche & vergaberechtliche Fragen (z. B. Fragen zu Freigaben, Vergabeverfahren): Wenden Sie sich bitte an die Mitarbeitenden des Referats IV/4 (Beschaffungswesen). E-Mail: beschaffung(at)uni-bamberg.de

Wir danken Ihnen herzlich für Ihre Unterstützung und Ihr Verständnis bei der gemeinsamen Gestaltung einer modernen, papierlosen Universitätsverwaltung.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Team aus dem IT-Service und aus dem Referat IV/4 – Beschaffungswesen