Was bedeutet Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagement meint den Umgang mit Dokumenten in einer Einrichtung. Dazu zählen auch Methoden, Anweisungen und Prozesse für die Verwaltung, Ablage und Vernichtung von Dokumenten sowie Regelungen zur Bearbeitung, Versionierung, Weiterleitung und Zugriffsrechtvergabe.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente aller Art und ermöglicht, vereinfacht und optimiert die o.g. Abläufe.

Dokumente gehen per Post ein, werden in verschiedene Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt. Dieser Prozess läuft mit dem DMS digitalisiert ab. Somit  unterstützt das DMS bei der Erstellung, Speicherung, Suche und Verwaltung aller Dokumente der Universität Bamberg.

Die Ablage funktioniert digital und zentral. Berechtige Personen können von jedem Ort und von jedem Gerät auf Inhalte zugreifen.

Außerdem können Workflows (Abläufe) für Standardprozesse an der Universität Bamberg hinterlegt werden und somit einen beschleunigten Informationsfluss fördern.

Das DMS bietet eine revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente d.h. die Anforderungen in Bezug auf Unveränderbarkeit, Sicherheit, Zugriffsschutz, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit sind erfüllt.