Inneruniversitäre Ansprechstelle für die Verarbeitungstätigkeit
Abteilung II - Studium und Lehre; Referat II/3 - Prüfungsamt
Kapuzinerstraße 25
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 863 1058
Telefax: +49 951 863 4038
E-Mail: pruefungsamt(at)uni-bamberg.de

Zwecke der Datenverarbeitung
Abwicklung der Verwaltungsvorgänge bei Planung, Meldung, Zulassung und Durchführung von Studien- und Prüfungsleistungen sowie Lehrveranstaltungen für Bachelor-,  Master- und Lehramtsstudiengänge. Hierunter fällt unter anderem das Anmeldungsmanagement zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen, die Ausstellung von Leistungsübersichten und Notendurchschnittsbescheinigungen für Studierende sowie die Ausstellung von Abschlussdokumenten und Bescheiden über das endgültige Nichtbestehen eines Studiengangs.

Zweck, Inhalt und Verfahren der Prüfungen in den oben genannten Studiengängen an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg werden in den jeweils gültigen Allgemeinen Prüfungsordnungen, den Studien- und Fachprüfungsordnungen sowie der Lehramtsprüfungsordnung I - LPO I geregelt. Zur Teilnahme an einer Modulprüfung bzw. Modulteilprüfung ist die digitale Anmeldung über FlexNow bzw. im Falle technischer Probleme die Meldung via E-Mail während der jeweils geltenden Meldefristen bei der jeweils zuständigen Organisationseinheit erforderlich.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. e Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 Sätze 1 und 4, Art 42 Abs. 4, Art. 49 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, Art. 61, 63 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG) sowie mit der jeweiligen Lehramts-, Bachelor-, Master- oder Diplomprüfungsordnung

Von Verarbeitungstätigkeit betroffene Personen
Studierende und Lehrende; mit Prüfungsverwaltung befasste Universitätsbeschäftigte

Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

• Studierendendaten
  • Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Matrikelnummer, universitäre Kennung, Identifikationsnummer, Geschlecht, Nationalität
  • Kontaktdaten: Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Immatrikulationsdaten: Studiengang, Studieninhalte/-schwerpunkte, Fachsemester, Beurlaubung, Exmatrikulation, sonstige Immatrikulationsdaten
  • besuchte Lehrveranstaltungen
  • Titel von individuellen Prüfungsleistungen wie Essays, Hausarbeiten, Abschlussarbeiten etc.
  • Originäre Prüfungsdaten der Modulprüfungen und Modulteilprüfungen (Prüfungsdatum, Prüfer:in, Prüfungsergebnis aller angemeldeten und absolvierten Prüfungen)
  • Aggregierte Prüfungsdaten (Modulnoten, Fachnoten, ECTS-Punkte, Abschlüsse, Abschlussdokumente)
  • Zugangsdaten für FlexNow-Nutzung
  • Logging-Daten bei Zugriff auf FlexNow

Die Stamm-, Kontakt- und Immatrikulationsdaten werden aus dem Studierendenverwaltungsprogramm HIS-SOS/ZUL der Studierendenkanzlei übernommen.

• Beschäftigtendaten
  • Stammdaten des Lehrpersonals (Name, akademische Titel, Funktion, dienstliche Adressdaten, Geschlecht)
  • Zugangsdaten für FlexNow-Nutzung, Zugangsberechtigungen
  • Logging-Daten bei Zugriff auf FlexNow

Empfänger von personenbezogenen Daten und Zwecke der Offenlegung
Die Studierendendaten werden von Universitätsbeschäftigen im Prüfungsamt sowie in den einzelnen Fachbereichen im Umfang des für die jeweilige Sachbearbeitung Erforderlichen verarbeitet. Mitarbeiter:innen bzw. Prüfer:innen können dabei nur solche Daten eingeben, lesen, ändern oder löschen, die zum Zuständigkeitsbereich ihrer jeweiligen Organisationseinheit, Fakultät bzw. Studiengang gehören.

System- und Datenzugriff hat zudem das Dezernat Z/IS - Informationssysteme, das für die Systemadministration zuständig ist.

Die Studierenden können die für sie von Prüfendenseite verbuchten Bewertungen sowie Leistungsübersichten abrufen.

Mitarbeiter:innen des Referats II/4 - Akademisches Auslandsamt haben im Rahmen der von ihnen zu erfüllenden Aufgaben lesenden Zugriff auf Daten der von ihnen betreuten Auslands-/Erasmus-Studierenden.

Auf entsprechende Anfrage hin werden einzelnen Fachbereichen die Namen und Adressdaten von Absolventin:nen eines zu bestimmenden Prüfungszeitraums zur Verfügung gestellt, damit eine Einladung zur Studienabschlussfeier erfolgen kann.

Daten zu Studienabschlüssen, endgültig nicht bestandenen Prüfungen und Verlust des Prüfungsanspruchs werden automatisiert ins Studierendenverwaltungsprogramm HIS-SOS der Studierendenkanzlei übertragen.

Dauer, für welche die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Die Aufbewahrungsfrist für Prüfungsarbeiten beträgt gemäß Nr. 2 des Leitfadens der Universität Bamberg für die Aufbewahrung von Prüfungsarbeiten fünf Jahre; sie beginnt mit Ablaufs des Kalenderjahres, in dem das Prüfungsergebnis der oder dem Studierenden bekannt gegeben wird, zu laufen.

Ein reduzierter Prüfungsvorgang, bestehend aus Immatrikulationsdauer, Prüfungsablegung, Prüfungsergebnissen und Zeugnis, wird zur dauernden Aufbewahrung ans Universitätsarchiv übergeben (vgl. Art. 2 Abs. 2 Bayerisches Archivgesetz (BayArchivG).

Von den Logging-Daten werden die Daten zum technischen Logging nach sieben Tagen, die zum fachlichen Logging ein Jahr nach Beendigung des Studiums automatisiert gelöscht.

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling
Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO

Beachten Sie daneben bitte die allgemeinen Inhalte der Datenschutzerklärungen.