Einwilligungserklärung

Die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. a DSGVO) ist eine von mehreren möglichen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soll eine Datenverarbeitung auf Basis einer Einwilligung erfolgen, muss die betroffene Person eine entsprechende Einwilligungserklärung abgeben. Zu Dokumentations- und Nachweiszwecken ist es ratsam, die Einwilligungen in schriftlicher oder elektronischer Form einzuholen. 

Unsere Empfehlung ist, bei der Einholung von Einwilligungen den Einwilligungspassus vorzulegen und in diesem auf die Datenschutzinformation zu verweisen, die den betroffenen Personen zusammen mit dem Einwilligungsdokument unterbreitet wird. Für die Einwilligungseinholung in analoger bzw. digitaler Form werden folgende Vorlagen zur Verfügung gestellt: 

• Der Einwilligungspassus(33.0 KB) und die Datenschutzinformation(21.9 KB) für die Verwendung in schriftlicher Form.
• Der Einwilligungspassus(32.4 KB) und die Datenschutzinformation(18.7 KB) für die Verwendung in elektronischer Form. In der Praxis können diese bspw. so eingesetzt werden, dass sie einem Webformular hinzugefügt werden.

Für Einwilligungserklärungen von Versuchspersonen wird eine eigene Vorlage zur Verfügung gestellt, welche auf die Besonderheiten des Forschungsdatenschutzes eingeht.

Was beim Einsatz von Einwilligungenserklärungen zu beachten ist und welche Anforderungen an eine rechtskonforme Einwilligung bestehen, wird in den nachstehenden Abschnitten ausgeführt.

Bei Nutzung und Einsatz der Vorlagen zur Einwilligungserklärung sind folgende Punkte zu beachten:

• Voraussetzung für eine gültige Einwilligung ist, dass diese freiwillig erfolgt. Dies ist insbesondere bei Vorliegen eines Machtungleichgewichts zwischen der Universität als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und bspw. Studierenden oder Beschäftigten als betroffenen Personen der Datenverarbeitung zu beachten.
• Die Einwilligung muss in informierter Weise erfolgen, d.h. der einwilligenden Person ist die Datenschutzinformation zur Verfügung zu stellen.
• Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO erhoben und verarbeitet, ist dafür eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen erforderlich.
• Eine nicht rechtskonforme Einwilligungserklärung macht die Einwilligung unwirksam und führt dazu, dass keine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung existiert! In diesem Fall müssen die personenbezogenen Daten im Regelfall gelöscht werden.

Weitere grundlegende Erläuterungen stellt die Datenschutzkonferenz (DSK) in ihrem Kurzpapier zur Einwilligung(2.4 MB) zur Verfügung.

Bei Fragen zu Gestaltung und Einsatz der Einwilligungserklärung wenden Sie sich bitte an das universitäre Datenschutzbüro, erreichbar unter der Nebenstelle 1440 sowie unter buero.datenschutz(at)uni-bamberg.de.

Damit eine rechtskonforme und damit gültige Einwilligung der von einer Datenverarbeitung betroffenen Personen zustande kommt, müssen folgende inhaltliche Anforderungen erfüllt sein:

• Freiwilligkeit der Einwilligung
  • Problematik des Machungleichgewichts
  • Kopplungsverbot
• Bestimmtheit der Einwilligung
• informierte Einwilligung
• Zweckbindung

Ohne eine gültige Einwilligung besteht keine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, was in der Regel die Löschung der personenbezogenen Daten erforderlich macht!