Amtliche Beglaubigungen

Amtliche Beglaubigungen sind in Deutschland bei Behörden erhältlich, die zur Führung eines Dienstsiegels berechtigt sind, z.B. die Einwohnermeldeämter der Gemeinde- und Stadtverwaltungen sowie von Notariaten.

Nicht ausreichend sind beispielsweise Beglaubigungen von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, studentischen Institutionen, Sparkassen und Krankenkassen.

Im Ausland können Zeugniskopien ebenfalls bei den oben aufgeführten Stellen bzw. bei den Deutschen Botschaften oder Konsulaten amtlich beglaubigt werden.

Die amtliche Beglaubigung muss mindestens enthalten:

  1. Einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk)
  2. Die Unterschrift des Beglaubigenden
  3. Den Abdruck des Dienstsiegels. Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel ist nicht ausreichend.

Besteht die Kopie/Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen sein, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter (z.B. schuppenartig) so überstempelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint.

Natürlich kann auch jede Seite gesondert beglaubigt werden. Achten Sie aber in diesem Fall darauf, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name steht. Ist er nicht überall angegeben, muss er in die Beglaubigungsvermerke aufgenommen werden, zusammen mit einem Hinweis auf die Art der Urkunde.

Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z.B. "Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umseitige Kopie mit dem Original übereinstimmt"). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt sein.

Bitte beachten Sie, dass amtlich beglaubigte Kopien nur von einem Original gemacht werden können. Kopien, die von amtlich beglaubigten Kopien gemacht und beglaubigt wurden, können nicht berücksichtigt werden.

Wichtig: Genügt die Beglaubigung den genannten Anforderungen nicht, erkennt die Studierendenkanzlei den Beleg nicht an. Auch einfache Kopien können leider nicht anerkannt werden.