Signierte E-Mails vom Rechenzentrum

Was sind signierte E-Mails und was ist ihr Vorteil?

Mit Hilfe eines Zertifikates können E-Mails digital signiert und verschlüsselt werden. Durch eine digitale Signatur gewährleistet die Person, die eine E-Mail signiert versendet, dass die E-Mail von ihr verfasst und beim Übermitteln nicht verändert wurde.

Das Standardverfahren zum Signieren und Verschlüsseln von E-Mails heißt S/MIME (= Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions).

Wann immer das Rechenzentrum wichtige Daten an Sie sendet (zum Beispiel im Zusammenhang mit dem User Lifecycle oder der Bereitstellung von aufgabenbezogenen Datendiensten), wird Ihnen eine signierte E-Mail zugesendet.

Woran ist eine signierte E-Mail zu erkennen?

Kennzeichen in Outlook

In den gängigen E-Mail-Programmen wie Outlook, Thunderbird und Apple Mail erkennen Sie eine signierte E-Mail an dem kleinen roten Symbol, das einen Orden darstellen soll, und der Information Signiert von: E-Mail-Adresse. Beide Kennzeichen sind in der nachfolgend abgebildeten E-Mail durch einen roten Rahmen hervorgehoben.

Um die Gültigkeit der Signatur zu überprüfen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Orden-Symbol. Danach öffnet sich ein Dialogfenster, das Ihnen anzeigt, ob die Signatur gültig ist: Digitale Signatur: Gültig.

Besonderheiten bei Outlook WebApp (mailex.uni-bamberg.de)

Bei Outlook WebApp (mailex.uni-bamberg.de) und auch bei anderen webbasierten E-Mail-Postfächern kann das Zertifikat nicht angezeigt werden. Es erscheint dann im Kopf der E-Mail die Meldung "Diese Nachricht besitzt eine digitale Signatur. Die digitale Signatur wurde jedoch nicht überprüft, weil das S/MIME-Steuerelement nicht verfügbar ist."

Diese Meldung weist Sie also nicht auf ein Sicherheitsproblem hin, sondern darauf, dass der Browser die Signatur nicht entschlüsseln kann. Also: Kein Grund zur Sorge.

Besonderheiten bei Office 365 (o365.uni-bamberg.de)

Auch bei Office 365 unter o365.uni-bamberg.de wird zwar ein Orden-Symbol für die digitale Signatur angezeigt, aber nicht das Zertifikat. Stattdessen erscheint folgende Meldung: "Diese Nachricht besitzt eine digitale Signatur, die jedoch nicht überprüft wurde, weil das S/MIME-Steuerelement nicht installiert ist."

Auch hier weist die Meldung Sie nicht auf ein Sicherheitsproblem hin, sondern darauf, dass der Browser die Signatur nicht entschlüsseln kann. Also: Kein Grund zur Sorge.

Weil über die Webschnittstelle eines E-Mail-Postfachs die digitale Signatur nicht ausreichend angezeigt werden kann, empfehlen wir Bediensteten der Uni Bamberg im Homeoffice und unterwegs, auf ihren Dienstrechnern ebenfalls Outlook zu verwenden.

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