Leitfaden zur Arbeit an anderen Orten – (Alternierende) Wohnraum- und Telearbeit

Für den häuslichen Arbeitsplatz ist die Nutzung eines eigenen Arbeitszimmers wünschenswert. Zumindest muss der häusliche Arbeitsplatz von der übrigen Wohnung durch eine abschließbare Tür abtrennbar sein, damit sich dort befindliche Unterlagen und IT-Systeme außerhalb der Bereiche befinden, in denen sich weitere Bewohner oder Besucher aufhalten. Bei spontanen Besuchen kann so der Arbeitsplatz kurzfristig verlassen und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Fenster und nach außen gehende Türen (Balkone, Terrassen) müssen in Zeiten, in denen ein Raum mit dem Arbeitsplatz nicht besetzt ist, geschlossen werden. Außentüren sind abzuschließen.

Der Wohnraumarbeitsplatz muss in der Wohnung der/des Beschäftigten in einem Raum gelegen sein, der für einen dauernden Aufenthalt geeignet und zugelassen ist. Der Arbeitsplatz muss für die Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der allgemeinen Arbeitsplatzanforderungen geeignet sein.

Zur Überprüfung der Einhaltung der arbeitsschutzrechtlichen, der sicherheitstechnischen und der datenschutzrechtlichen Anforderungen kann eine Endabnahme durch die Beschäftigungsstelle erfolgen. Die Beschäftigungsstelle und die/der Beschäftigte vereinbaren zu diesem Zweck ein Betretungsrecht. Termine werden im Einvernehmen mit der/dem Beschäftigten festgelegt. Bei der Endabnahme wird der Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Betriebsärztin bzw. dem Betriebsarzt, der/dem Datenschutzbeauftragten, dem zuständigen Personalrat und der/dem Gleichstellungsbeauftragten mit Zustimmung der/des Beschäftigten die Möglichkeit zur Teilnahme eingeräumt.

Dank immer kleinerer und leistungsfähigerer IT-Systeme ist es heutzutage möglich, nahezu überall zu arbeiten. Dadurch kann jede beliebige Umgebung zu einem mobilen Arbeitsplatz werden, also beispielsweise ein Hotelzimmer, der Sitzplatz in Eisenbahn oder Flugzeug. Solche mobilen Arbeitsplätze können leider nur sehr beschränkt eingerichtet werden und müssen im Allgemeinen so genutzt werden, wie sie vorgefunden wurden. Daher ist immer zuerst von jedem Beschäftigten zu entscheiden, ob die jeweilige Umgebung geeignet ist, um als mobiler Arbeitsplatz genutzt zu werden. Gründe, die dagegen sprechen, sind beispielsweise die folgenden:

• Die zu bearbeitenden Informationen sind zu sensibel, um außerhalb der geschützten Büroumgebung bearbeitet zu werden. (vgl. "Informationen: Klassifizierung und Umgang")
• Die Umgebung erlaubt es nicht, ohne Einsichtnahme Dritter zu arbeiten, z. B. bei engen Sitzplätzen in der Bahn oder dem Flugzeug.

Grundsätzlich sollte bei der Mitnahme von Dokumenten und Daten die Vertraulichkeit von Informationen beachtet werden (vgl. Abschnitt zum "Umgang mit Informationen“).

Akten und Unterlagen, die für die Arbeiten im häuslichen Bereich benötigt werden, werden i.d.R. von den Beschäftigten selbst transportiert. Die Mitnahme kompletter Personalakten oder anderer besonders schutzwürdiger Unterlagen zur Bearbeitung am Wohnraumarbeitsplatz ist aus dienstlichen Gründen verboten. Soweit von der Otto-Friedrich-Universität Bamberg für den Transport von Akten und Unterlagen verschlossene Behältnisse zur Verfügung gestellt werden, sind diese zu benutzen. Die Beschäftigten trifft eine besondere Sorgfaltspflicht beim Transport der Unterlagen, insbesondere bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Alle Unterlagen und Daten, die für die Bearbeitung im häuslichen Bereich benötigt werden, sind von den Beschäftigten so zu schützen, dass sie nicht abhandenkommen und Dritte keine Einsicht oder keinen Zugriff nehmen können. Für die Aufbewahrung von Akten in der Wohnung muss ein verschließbarer Schrank oder ein verschließbarer Teil eines Schrankes vorhanden sein soweit nicht Transportbehältnisse zur Aufbewahrung herangezogen werden können. Die Akten dürfen in der Wohnung nicht offen ausliegen. Dritte einschließlich Familienangehörige dürfen keinen Einblick in die Akten erhalten.

Die Beschäftigten stellen den Arbeitsraum und Telefon- sowie Internetanschluss. Gesprächsgebühren werden von den Beschäftigten getragen. Die Otto-Friedrich-Universität Bamberg stellt, sofern technisch und wirtschaftlich möglich, die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Verbrauchsmaterialien sowie die erforderlichen Einrichtungen der Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung und übernimmt deren Wartung und Reparatur. Die Wartungs- und Reparaturarbeiten erfolgen durch die Abteilung PC-Service des IT-Service und finden in Räumen des Gebäudes Rechenzentrum statt. Die Geräte werden von den Beschäftigten selbst zum IT-Service transportiert und nach Abschluss der Arbeiten von den Beschäftigten abgeholt. Die Otto-Friedrich-Universität Bamberg erstattet für den Transport weder anteilige Fahrt-, noch andere Kosten die anfallen. Der Transport erfolgt auf Gefahr der Beschäftigten. Eine entsprechende Auflistung mit den benötigten Verbrauchsmaterialien bzw. der Informations- und Kommunikationstechnik ist im Antrag zur Wohnraumarbeit unter 3. Tätigkeiten und benötigte Ausstattung beizufügen. Die von der Otto-Friedrich-Universität Bamberg zur Verfügung gestellten Gegenstände verbleiben in deren Eigentum. Es wird ein Inventarverzeichnis erstellt. Eine Verwendung für private Zwecke sowie die Weitergabe an Dritte sind nicht gestattet. Von der Otto-Friedrich-Universität Bamberg gestellte Arbeitsmittel, insbesondere Rechner und Datenträger, sind gegen Benutzung durch Dritte abzusichern. Die bereitgestellte Ausstattung ist nach Beendigung der Telearbeit zurückzugeben. Die Otto-Friedrich-Universität Bamberg erstattet für den häuslichen Arbeitsplatz weder eine anteilige Miete noch Betriebskosten.

Betriebsmittel oder Sachmittel (z. B. Druckerpapier, Disketten, Streamertapes, Magnetbänder, Festplatten, CD-ROMs, DVDs, USB-Sticks, Flash-Speicher oder -karten, aber auch spezielle Tonerkassetten, Kohlepapier oder Carbonbänder) werden irgendwann nicht mehr benötigt oder müssen aufgrund von Defekten ausgesondert werden. Wenn sie schützenswerte Daten enthalten, müssen sie so entsorgt werden, dass keine Rückschlüsse auf vorher gespeicherte Daten möglich sind.

Bei funktionstüchtigen Datenträgern müssen die Daten physikalisch gelöscht werden. Nicht funktionierende oder nur einmal beschreibbare Datenträger wie Akten oder CD-ROMs und auch DVDs müssen mechanisch zerstört werden. Zu vernichtende Sachmittel und Akten sind ausschließlich in der Otto-Friedrich-Universität Bamberg zu vernichten.

Personen, die nicht der Otto-Friedrich-Universität Bamberg angehören, sollten am häuslichen Arbeitsplatz nicht unbeaufsichtigt sein. Ist es nicht möglich, Fremdpersonen ständig zu begleiten oder zu beaufsichtigen, muss zumindest der persönliche Arbeitsbereich abgeschlossen oder dienstliche Unterlagen weggesperrt werden: Schreibtisch, Schrank und PC (Zugriffssperre aktiviert). Für den häuslichen Arbeitsplatz gilt ebenfalls, dass Familienmitglieder und Besucher sich nur dann alleine im Arbeitsbereich aufhalten dürfen, wenn alle Arbeitsunterlagen verschlossen aufbewahrt sind und die IT über einen aktivierten Zugriffsschutz gesichert ist.

Der elektronische Austausch von Daten zwischen Beschäftigungsstelle und Telearbeitsplatz darf nur über eine von der/dem Datenschutzbeauftragten freigegebene Verbindung an die Otto-Friedrich-Universität Bamberg erfolgen, die dem Sicherheitsstandard des IT-Service entspricht.