Hilfe zu Outlook/Exchange

Auf dieser Seite haben wir für Sie eine Reihe nützlicher Hinweise, Dokumente und Links zusammengestellt. Ohne Anspruch darauf, die Funktionalität und Bedienung von Outlook umfassend dokumentiert zu haben, hoffen wir dennoch, Ihnen hier die eine oder andere Frage zur Arbeit mit Outlook und Exchange beantworten zu können.

Outlook 2010 ist Bestandteil von Office 2010

Outlook 2010 steht Ihnen auf jedem PC, den das Rechenzentrum für Sie eingerichtet hat und auf dem Microsoft Office 2010 installiert ist, zur Verfügung. Wenden Sie sich an den PC-Service, wenn Sie noch mit einer älteren Office-Version arbeiten.

Weitere Informationen:

Outlook-Profile

Sie können in Outlook mit mehreren Profilen arbeiten. In jedem Profil können jeweils ein oder mehrere E-Mail-Konten eingerichtet werden.

Weitere Informationen: externer Link folgt Informationen zum Outlook-E-Mail-Profile

"MailTo"-Problem

Wenn Sie in weitergeleiteten Nachrichten den ursprünglichen Absender anschreiben wollen und dafür den Mail-To-Link in der Kopfzeile anklicken,

 -----Ursprüngliche Nachricht-----
Von: Absender [mailto:ursprünglicher-absender@maildom.de]
Gesendet: Donnerstag, 26. April 2012 04:32
An: Günther Fössel
Betreff: Testnachricht

dann erscheint im Adressfeld der neu zu verfassenden Nachricht die Adresse im Format [mailto:ursprünglicher-absender@maildom.de].

Das ist falsch und kann nicht funktionieren. Beim Versenden der Nachricht erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht in der Form. Löschen Sie "mailto:" aus dem Adressfeld.

BCC-Feld einblenden

Zum Versenden von Nachrichten an mehrere Empfängerinnen und Empfänger sollten Sie die Empfängeradressen in das BCC-Feld einfügen, damit die Adressen nicht für alle angeschriebenen Personen sichtbar sind.

Das BCC-Feld wird jedoch in Outlook standardmäßig nicht angezeigt. Um das BCC-Feld einzublenden verfahren Sie wie folgt:

  • Klicken Sie auf Neue E-Mail-Nachricht
  • Klicken Sie im Menü auf Optionen
  • Klicken Sie auf das Symbol BCC

Daraufhin wird unterhalb des Adressfelds CC das BCC-Feld dauerhaft eingeblendet (auch für zukünftige neue Nachrichten).

Liste mit E-Mail-Adressen einer Kontaktgruppe hinzufügen

Wenn Sie eine Liste mit E-Mail-Adressen einer Kontaktgruppe hinzufügen möchten, verfahren Sie wie folgt:

  • Kopieren Sie die Liste der E-Mail-Adressen in die Zwischenablage
  • Öffnen Sie die Kontaktgruppe
  • Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen und auf Aus Outlook-Kontakten
  • Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in das Feld Mitglieder -> ein
  • Klicken Sie auf OK

Junk-E-Mail-Filter ausschalten

Das Rechenzentrum betreibt in Zusammenarbeit mit der Universität Würzburg ein Spam-Filter-System, das E-Mailsausfiltert, bei denen es sich offensichtlich um Spams handelt. Nachrichten, die nicht eindeutig als Spam eingestuft werden können, werden zugestellt.

Der Junk-E-Mail-Filter von Outlook ist folglich nicht erforderlich und sollte deaktiviert werden. Bei aktiviertem Junk-E-Mail-Filter kann es vorkommen, dass wichtige Nachrichten in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben und in der Folge übersehen werden .

Klicken Sie unter E-Mail auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Junk-E-Mail, und klicken Sie dann auf Junk-E-Mail-Optionen. Wählen Sie dort Keine automatische Filterung... .

Obwohl mit dieser Einstellung der automatische Junk-E-Mail-Filter deaktiviert wird, werden weiterhin Nachrichten mithilfe der Domänennamen und E-Mail-Adressen von Outlook in Ihrer Liste blockierter Absender ausgewertet.

Bilder und Webinhalte in E-Mails werden nicht angezeigt

Was sind Web Beacons?

Bei einem Web Beacon handelt es sich um ein elektronisches, unsichtbares  Bild (auch Einpixel-GIF genannt), mit dem es Betreibern von Webseiten möglich ist, genaue Statistiken über Seitenaufrufe zu erstellen. Meist werden dabei auch weitere Daten (IP-Adresse, Browser-ID, Zeit, Ort, Computername, Systemtyp, etc.) durch Cookies gesammelt, die dann für das Online-Marketing verwendet werden.

Web Beacons kommen auch in E-Mails vor. Auch hier ermöglichen sie dem Absender, entsprechende Daten zu sammeln. Insbesondere Spammer benutzen Web Beacons, um E-Mail-Adressen auf ihre Echtheit zu überprüfen.

Standardeinstellung in Outlook: aktivierter Web-Beacon-Schutz

In Outlook ist standardmäßig ein Web-Beacon-Schutz eingerichtet, der den automatischen Download von Webinhalten in HTML-Nachrichten verhindert. Dieser Mechanismus erhöht die Sicherheit  und bietet Schutz vor Viren, Trojanern etc. Konkret bewirkt dieser Schutz, dass der Empfänger von E-Mails aufgefordert wird, zu bestätigen/zu erlauben, dass Bilder oder Dateien heruntergeladen werden.

Nach dem Öffnen einer E-Mail wird folgende Nachricht angezeigt:

 "Klicken Sie mit der rechten Maustaste hier, um Bilder herunterzuladen. Aus Datenschutzgründen hat Outlook das automatische Herunterladen dieses Bilds aus dem Internet verhindert."

Angepasste Einstellungen in Outlook: Web Beacon-Schutz deaktivieren

Es gibt die Möglichkeit, E-Mail-Adressen als sichere Absender hinzuzufügen, so dass das Bestätigen des Herunterladens von Bildern nicht mehr erfolgen muss.
Unter Start | Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen | Sichere Absender kann die E-Mail-Adresse, die Sie als vertrauenswürdig einstufen, eingetragen werden. Durch Hinzufügen und Ok wird diese Adresse gespeichert.

Beachten Sie bitte: Der Web-Beacon Schutz kann ausschließlich in Outlook ausgeschaltet werden.

Weiterleitung auf eine andere interne oder externe E-Mail-Adresse

Exchange unterscheidet zwischen Weiterleitung und Umleitung.
Umgeleitete Nachrichten behalten im Gegensatz zu weitergeleitete Nachrichten den ursprünglichen Absender bei.

Wenn Sie Nachrichten an eine andere Adresse umleiten wollen, richten Sie in der OWA (mailex.uni-bamberg.de) eine Regel wie folgt ein:

  1. Klicken Sie auf Optionen (rechts oben unterhalb Ihres Namens) / Posteingangsregel erstellen / Neu
  2. Wählen Sie unter Wenn die Nachricht eintrifft und: Auf alle Nachrichten anwenden aus.
  3. Wählen Sie unter Gehen Sie folgendermaßen vor: Nachricht Umleiten an.
  4. Wählen Sie aus dem globalen Adressbuch die Adresse aus, an die umgeleitet werden soll bzw. geben Sie die Adresse im unteren Eingabefeld (Empfänger An ->) manuell ein und klicken Sie rechts unten auf OK.
  5. Klicken Sie auf Weitere Optionen.
  6. Deaktivieren Sie keine weitere Regeln anwenden.
  7. Geben Sie einen Namen für diese Regel ein, z.B. Umleitung an …

Bedenken Sie, dass die Umleitung nur "in Kopie" erfolgt! D.h. jede umgeleitete Nachricht verbleibt im ursprünglichen Postfach und wird nicht gelöscht. Sie müssen also von Zeit zu Zeit das Konto öffnen und die verbliebenen Nachrichten inkl. den Papierkorb endgültig löschen.

Beachten Sie bitte, dass Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Bamberg aus Gründen des Datenschutzes Ihre dienstlichen E-Mails von Ihrem universitären E-Mail-Konto nicht an ein privates E-Mail-Postfach weiterleiten dürfen.

Automatische Antwort / Urlaubsnachricht / Abwesenheitsnotiz

Sollten Sie zum Beispiel in Ihrer Abwesenheit den Absendern von E-Mail-Nachrichten automatisch eine Mitteilung zukommen lassen wollen, steht Ihnen hierfür die Funktion automatische Antworten zur Verfügung. Beipeilsweise könnten Sie angeben, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind und sich der Absender an Ihre Vertretertin oder Ihren Vertreter wenden soll, oder dass die Nachrichten erst nach Ihrer Rückkehr bearbeitet werden etc.

Bei automatischen Antworten können Sie den Nachrichtentext frei formulieren und festlegen, wer welche Mitteilungen in welchem Zeitraum erhalten soll.

Sollten Sie darüber hinaus detailliertere Filterregeln für automatische Antworten und/oder weitere Aktionen einrichten wollen, verwenden Sie die Funktion Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Beispiel:
Absender, die bei Änderung Ihrer E-Mail-Adresse an die alte Adresse gesendet haben, die neue Adresse mitteilen).

Sie haben noch Fragen?

IT-Support
Telefon: +49 951 863-1333
E-Mail: it-support(at)uni-bamberg.de