FAQ

Informationen zu den Themen Aufrufen - Anmelden - Buchen - Abmelden

Die neue BayZeit Version ist webbasiert und damit unabhängig von dem bisherigen Plugin.

Sie starten BayZeit, indem Sie in Ihren Browser folgende Adresse eingeben:

zeiterfassung.zuv.uni-bamberg.de

Wenn Sie sich an einem außerhalb des Universität-Datennetzes befindlichen Rechner anmelden, so ist aus Sicherheitsgründen zunächst eine Anmeldung per Single-Sign-On mit Shibboleth erforderlich.

Wenn Sie noch an keinem anderen Shibboleth System angemeldet sind, erscheint die Shibboleth Anmeldemaske der Universität Bamberg, an der Sie sich mit Ihrer BA-Nummer und Kennwort anmelden. Anschließend müssen Sie sich an der Anmeldemaske von BayZeit anmelden.

Wenn Sie an einem Rechner der Universität Bamberg bereits mit Ihrer BA-Nummer angemeldet sind, dann gibt es keine vorherige Shibboleth Anmeldung und es erscheint direkt die Anmeldemaske von BayZeit.

Screenshot Anmeldemaske BayZeit

Tragen Sie bitte als Domäne @uni-bamberg.de sowie Ihre BA-Nummer und das dazugehörige Kennwort ein. Anschließend ist die Schaltfläche Anmelden anzuklicken.

Ein spezielles Kennwort für BayZeit gibt es an der Universität Bamberg nicht. Deswegen sind die Schaltflächen Kennwort ändern sowie Kennwort vergessen an dieser Stelle nicht relevant.
Das Kennwort zu der BA-Nummer kann nur im IAM-Portal geändert werden.

Das Abmelden/Beenden von BayZeit kann nur im Programm erfolgen. Das Schließen des Browserfensters bedeutet nicht, dass das Programm BayZeit beendet wurde. Deshalb bitte immer erst BayZeit beenden.

Mit Anklicken des Kreuzsymbols rechts oben in der Anwendung wird BayZeit beendet. Abhängig von der gewählten Ansicht (Ansicht extern oder intern) ist ggfs. ein nochmaliges Anklicken des Kreuzsymbols rechts oben erforderlich.

Für den Zugriff auf BayZeit wird lediglich ein Webbrowser und Internetzugang benötigt.

Als Webbrowser wird eine aktuelle Version von Firefox empfohlen.

Als Buchungsmedium für die Zeiterfassung dient die ServiceCard.

Wenn Sie noch keine ServiceCard haben oder die Karte defekt ist, dann schicken Sie eine formlose E-Mail mit digitalen Bild an servicecard(at)uni-bamberg.de

Die Buchung erfolgt mittels der ServiceCard an einem Zeiterfassungsterminal.

An vielen Standorten der Universität sind solche Terminals aufgestellt, siehe unten.

Gemäß Dienstvereinbarung müssen Sie an dem Gerät buchen, das Ihrem Hochschulgebäude zugeordnet ist.

ZeiterfassungsterminalGebäude
Am Heumarkt 2Am Heumarkt 2
Am Kranen  1Am Kranen 1
Am Kranen 3
Am Kranen 12Am Kranen 10
Am Kranen 12
Fischstraße 5
An der Universität 2An der Universität 2
An der Universität 5An der Universität 5
An der Universität 7
An der Universität 9
An der Universität 11
An der Weberei 5An der Weberei 5
An der Weberei 5 Nebengebäude
Dominikanerstraße 2aVeranstaltungen in der Dominikanerstraße 2a
Feldkirchenstraße 21Feldkirchenstraße 21
Feldkirchenstraße 21 F_G1
Feldkirchenstraße 21 F_G2 (Sport)
Feldkirchenstraße 21 FMA (Alte Mensa)
Volkspark
Hainstraße 10Hainstraße 10
Kapuzinerstraße 16Kapuzinerstraße 16
Kapuzinerstraße 18Kapuzinerstraße 18
Kapuzinerstraße 20Kapuzinerstraße 20
Kapuzinerstraße 24Kapuzinerstraße 24
Kapuzinerstraße 25Kapuzinerstraße 25
Luitpoldstraße 5Luitpoldstraße 5
Luitpoldstraße 19Luitpoldstraße 19
Markusplatz 3Markusplatz 3
Markusplatz 3 (Noddackhaus)
Markusstraße 8a (Geb. 1 u. Geb. 2)
Steinertstraße 1
RechenzentrumRechenzentrum
Schillerplatz 17Schillerplatz 17
UniversitätsbibliothekUniversitätsbibliothek

virtuelles Terminal

Augustenstraße 6

Austraße 37

Fleischstraße 2

Hornthalstraße 2

Kärntenstraße 7

Kapellenstraße 13

Markusstraße 12a

Markusstraße 12b

Obere Karolinenstraße 8

Wilhelmsplatz 3

Das virtuelle Terminal ist eine Erweiterung der webbasierenden Mitarbeiterdienste (Selbsauskunft von BayZeit). Diese können Sie über https://zeiterfassung.zuv.uni-bamberg.de aufrufen. Mit ihm können Sie die wichtigsten Zeitbuchungen über einen Webbrowser durchführen. Die Karenzzeit beträgt 5 Minuten. Dies gilt für die erste Kommen-Buchung und für die letzte Gehen-Buchung. 

Folgende Zeitbuchungen können durchgeführt werden:

  • Kommen
  • Gehen
  • Dienstgang-Kommen
  • Dienstreise-Kommen
  • Dienstgang-Gehen
  • Dienstreise-Gehen
  • Dienstreise-Morgen

Informationen zur Rolle Mitarbeitende

Nach der Anmeldung:

  • Klick auf die Zeile + Mitarbeiter, dann auf
  • ZMS Buchungen am Bildschirm, dann auf
  • Schaltfläche Antrag,
  • dann im Bereich Antragsabschnitte im Dropdown-Schaltfläche Antragsart z.B. Erholungsurlaub auswählen, dann Klick auf die Schaltfläche Aktuellen Abschnitt ändern, dann
  • Klick auf das Eingabefeld Datum:
  • das Beginndatum eingeben und Taste-Enter drücken, dann das Enddatum des Erholungsurlaubs eingeben und Enter-Taste drücken. Im Kalender wird der ausgewählte Zeitraum markiert.
  • Klick auf das Eingabefeld Bearbeiter: der Name des Genehmigenden eingeben und anschließend auf die Schaltfläche Senden klicken.

In der Liste der Einzelabschnitte werden die einzeln beantragten Zeiträume angezeigt.

Für die Antragstellung gibt es eine eigene Maske.

In dieser Maske befinden sich auf der linken Seite Felder zum Bearbeiten bzw. zum Eintragen der Daten und auf der rechten Seite ein Kalender.

Nach Anmeldung und Anklicken der +-Mitarbeiter Zeile rufen Sie den Punkt ZMS Buchungen am Bildschirm auf. Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche Antrag. Es erscheint nun eine Maske mit Eingabefeldern (Antragsart, Datum sowie Bearbeiter)  auf der linken und einem Kalender auf der rechten Seite.

Hier können Anträge auf Urlaub, Gleittage u.a. gestellt werden.

Im Feld Bearbeiter ist die Person, die Ihren Antrag mitzeichnen oder genehmigen soll, auszuwählen.

 

Informationen zu Urlaubs-, Krankheits- und Gleittagen sind in den Übersichten des Monatsjournals und im Urlaubsbogen enthalten. Dort finden Sie konkrete Daten zu Ihrem Anspruch auf Urlaubs- und Gleittage sowie die Anzahl der Krankheitstage.

Das Monatsjournal wird als Übersicht mit allen Buchungen des ausgewählten Monats angezeigt.

Am Ende einer jeden Kalenderwoche befindet sich eine Summenzeile, in der für jede Spalte die Summe ermittelt wird. In einer Fußzeile werden u.a. die restlichen Urlausbtage aus dem Vorjahr, das Verfallsdatum für den Resturlaub aus dem vergangenen Jahr, der aktuelle Resturlaub, der aktuelle Anspruch an Gleittagen angezeigt.

Nach Anmeldung in Bayzeit klicken Sie auf die Zeile +-Mitarbeiter.

Anschließend erscheint folgende Übersicht:

Screenshot Übersicht Buchungen/Monatsjournal/Urlaubsbogen

Wählen Sie eine der drei Optionen, um das gewünschte Monatsjournal einsehen zu können.

 

Nach Anmeldung und Klick auf die Zeile + Mitarbeiter gelangen Sie zu der folgenden Übersicht:

Screenshot Übersicht: Buchungen/Monatsjournal/Urlaubsbogen

Hier können Sie folgende Versionen des Urlaubsbogens aufrufen:
Urlaubsbogen für aktuelles Jahr/Urlaubsbogen für vorheriges Jahr/Urlaubsbogen für Jahr wählbar

 

 

Die Antragsübersicht können Sie wie folgt aufrufen:

Unter ZMS Buchungen am Bildschirm ist die Schaltfläche Info anzuklicken.

Screenshot Antragsübersicht

Hier sind verschiedene Registerkarten vorhanden. Im Register Eigene Anträge werden Ihnen alle Anträge, die Sie gestellt haben, angezeigt.

In der Spalte Funktionen haben Sie folgende Optionen zur Bearbeitung. Mit Klick auf Funktionen können Sie dieses Kontextmenü öffnen.

Sreenshot Kontextmenü

  • Antrag Info: stellt den Antragsverlauf in Kürze dar.
  • Antrag Info lang: der Antragsverlauf enthält erweiterte Informationen.
  • Antrag Storno: storniert den Antrag.
  • Antrag erledigt: verschiebt den Antrag in die Historie.
  • Time out neu: Der Antrag ist abgelaufen (Timeout) und soll neu versendet werden.
  • abgelehnten Antrag ändern: einen abgelehnten Antrag erneut stellen.

 

Am Terminal bzw. virtuellen Terminal ist wie an den normalen Arbeitstagen zu buchen.

Danach beantragen Sie unter ZMS Buchungen am BIldschirm und Schaltfläche Antrag die Antragsart/Zeitart Zeitzählung für diesen Tag.

Grundsätzlich muss immer erst eine Korrekturbuchung erfolgen, um die fehlenden Kommen- und Gehen-Zeiten in BayZeit nachzutragen. Anschließend ist dann der Antrag auf Zeitzählung zu stellen.

Klicken Sie auf ZMS Buchungen am Bildschirm und anschließend auf die Schaltfläche Korrektur.

Es wird eine Maske mit einem Kalender und den Buchungen angezeigt. Zunächst muss für den entsprechenden Tag eine Buchungskorrektur für die „Kommen-Buchung“ und eine „Gehen-Buchung“ beantragt werden.

Zusätzlich muss danach noch über die Schaltfläche Antrag für diesen Tag die Antragsart/Zeitart ZZ Zeitzählung beantragt werden.

Grundsätzlich müssen Urlaub und Gleittage im Voraus und Buchungskorrekturen am nächsten Arbeitstag über Workflow beantragt werden.

Rückwirkend kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter diese nur 60 Tage über Workflow beantragen.

Nach Ablauf dieser Frist müssen die Anträge bzw. Buchungen ausnahmsweise durch einen Korrekturbeleg beantragt und von der Sachbearbeitung Zeiterfassung eingetragen werden.

Dienst- bzw. Arbeitsbefreiungen werden nicht als Antrag über den Workflow gestellt, sondern sind direkt bei der Sachbearbeitung Zeiterfassung zu beantragen.

Die Dienst- bzw. Arbeitsbefreiungen (Zeitarten D1 bis D8 einschließlich DB) erfordern ggf. eine schriftliche Bescheinigung, die dem Referat III/2 zusammen mit dem Korrekturbeleg vorzulegen ist.

Die Genehmigung der Dienst- bzw. Arbeitsbefreiung erfolgt durch das Referat III/2.

Nur die Sachbearbeitung der Zeiterfassung kann die Arbeitszeitkonten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einsehen.

Die Vorgesetzten können nur sehen, welche Beschäftigte derzeit anwesend oder abwesend sind (Anwesenheitstableau).

Anträge, die fünf Kalendertage von einer mitzeichnenden oder genehmigenden Person nicht bearbeitet wurden, werden automatisch an die Antragstellerin oder den Antragsteller zurückgeleitet.

Sie werden über die Zurückleitung per E-Mail informiert; außerdem werden solche Anträge in der Antragsübersicht rot markiert und mit einem t für Timeout (Antrag ist abgelaufen) versehen.

Sie können nun den Antrag neu stellen.

Dazu gehen klicken Sie auf die Schaltfläche Info und anschließend auf die Schaltfläche Eigene Anträge.

Sreenshot Antragsübersicht

Klicken Sie in die Spalte Funktionen und wählen anschließend Time Out neu aus. Es öffnet sich ein neuer Dialog:

Sreenshot Dialogfenster

Hier können Sie eine neue Person auswählen und ggf. noch eine Begründung eintragen.

Mit Betätigen der Schaltfläche Neu versenden wird der Antrag weitergeleitet.

Falls schon vorher bekannt ist, dass die verantwortliche Person für Mitzeichnung oder Genehmigung Ihren Antrag nicht bearbeiten kann, können Sie den Antrag auch stornieren.

Anträge können nur sofort storniert werden, wenn sie nicht bereits genehmigt wurden.

Andernfalls muss die Stornierung auch wieder vom jeweiligen Genehmigenden genehmigt werden.

Die aktuelle persönliche Sollzeit können Sie im System erst am nächsten Tag sehen.

Hintergrund dazu ist, dass der automatische Pausenabzug erst mit dem Tagesabschluss nach Mitternacht gebucht wird.

Der automatische Pausenabzug erfolgt, wenn Sie mittags die Dienstelle nicht verlassen oder die Ruhepause 30 Minuten unterschreiten.

Die Zeiteinheiten mit der elektronischen Zeiterfassung werden minutengenau abgerechnet.

Alle Zeiten werden im System in Stunden und Minuten angezeigt.

Informationen zur Rolle Genehmigende

Schnellanleitung für Antrag genehmigen: von Klick zu Klick

Nach der Anmeldung:

  • Klick auf die Zeile + Genehmiger, dann auf
  • die Schaltfläche Info und auf das Register Anträge zur Bearbeitung
  • Mit Klick auf die Schaltfläche Funktionen öffnet sich ein Kontextmenü
  • hier den Menüpunkt genehmigen auswählen und dann Klick auf Senden

 

Nach der Anmeldung:

  • Klick auf die Zeile + Mitarbeiter, dann auf
  • die Schaltfläche Info und auf das Register Anträge zur Bearbeitung
  • Mit Klick auf die Schaltfläche Funktionen öffnet sich ein Kontextmenü
  • hier den Menüpunkt mitzeichnen auswählen und dann Klick auf Senden

Die Mitzeichnungs-/Genehmigungsmaske finden Sie unter Info >> Anträge zur Bearbeitung (Screenshot 1).

Mit Klick auf Anträge zur Bearbeitung wird eine Liste mit den Anträgen angezeigt, die zur Bearbeitung stehen.

Mit Klick auf Funktionen öffnet sich ein Kontextmenü (Screnshot 2), in dem die Funktion mitzeichnen oder genehmigen auszuwählen ist.

Im Falle der Mitzeichnung wird eine Maske geöffnet: hier ist die Person einzutragen, an die der Antrag weitergeleitet werden soll.

Mit Klick auf die Schaltfläche mitzeichnen wird der Antrag weitergeleitet.

Über den Menüpunkt Anwesenheitstableau kann eine entsprechende Übersicht mit den An- und Abwesenheiten

der Ihnen zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angezeigt werden.

Über das Startmenü kann der Menüpunkt Rollen- und View-Auswahl aufgerufen werden.

Mit Klick auf die Schaltfläche Vertreter wird eine Maske mit den bestehenden Rollen

sowie dem Eingabebereich für Vertretungen angezeigt.

Anklicken der Person, die eine Vertretung wahrnehmen soll, in der Liste im rechten Bereich.

Anschließend links die Schaltfläche Vertreter neu und die Schaltfläche Änderungen übernehmen anklicken.

Der Zeitraum für die Vertretung wird in den Spalten gültig ab und gültig bis eingetragen und gespeichert.

Die Liste der bestehenden Rollen wird aktualisiert.

Informationen zu speziellen Themen (Berufsschule, Betriebsausflug etc.)

Der Besuch der Berufsschule ist über den Workflow in BayZeit zu beantagen.

Dazu ist ein Antrag zu stellen und die Zeitart Dienstbefreiung auszuwählen.

Die Genehmigung des Antrags erfolgt dann durch die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten.

Beim Betriebsausflug wird der Status Dienstreise verwendet.

Für den Betriebsausflug bitten wir alle Teilnehmenden nachfolgende Buchungen am Terminal durchführen:

am Arbeitstagende vor dem Betriebsausflug: Dienstreise ab morgen (DRMO)

wichtig: danach keine zusätzliche Gehen-Buchung

Hinweis: Teilzeitkräfte, die beispielsweise Freitag und Montag nicht arbeiten, müssen die DRMO-Buchung bereits am Donnerstag davor durchführen.

 am Arbeitstagbeginn nach dem Betriebsausflug: Kommen-Buchung

Sollte eine Buchung am Terminal wegen Urlaub, Gleittag etc. am Arbeitstag vor dem Betriebsausflug nicht möglich sein, ist ein Korrekturbeleg auszufüllen.

Der Betriebsausflug ist eine dienstliche Veranstaltung; es wird die persönliche Sollzeit für diesen Tag angerechnet. Grundsätzlich können an diesem Tag Arbeitszeiten vor- bzw. nach dem Betriebsausflug nicht angerechnet werden.

Eine Teilnahme am Betriebsausflug umfasst den gesamten Betriebsausflug.

Es ist nicht möglich z. B. nur an einem Teil der Veranstaltung teilzunehmen.

Alle gesetzlichen Feiertage und regional gültigen Feiertage werden im System in verschiedenen Kalendern eingerichtet.

Für die Uni Bamberg wird der Kalender "katholisch mit Faschingsdienstag" gewählt.

Als Zeitgutschrift für die einzelnen Feiertage und allgemein dienstfreien Tage wird die jeweilige Sollzeit des Arbeitszeitmodells angesetzt.

Die Sollzeit beträgt an diesem Tag die Hälfte der für diesen Tag festgelegten individuellen Sollzeit. Dies wird automatisch in BayZeit durch den ausgewählten Kalender (KATM - Katholisch mit Faschingsdienstag) eingetragen.

Das Dienstende ist am Faschingsdienstag um 12:00 Uhr (Ende der Zeitzählung). Arbeitszeit nach 12:00 Uhr kann nicht mehr angerechnet werden.

Wer am Faschingsdienstag ganz zuhause bleiben möchte, beantragt hierfür einen Gleittag.

Wenn der Geburtstag auf einen Arbeitstag fällt, erhält jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine Zeitgutschrift in Höhe von 4 Std. Das Datum des Geburtstages ist in einer E-Mail an zeiterfassung.zuv(at)uni-bamberg.de mitzuteilen, damit die Zeitgutschrift in BayZeit eingetragen werden kann.

Diese Buchungen sind immer erst am nächsten Arbeitstag möglich.

Geburtstag mit Anwesenheit: Wurde am Tag des Geburtstages gearbeitet, dann verlängert die Sachbearbeitung Zeiterfassung die Gehen-Buchung um 4 Stunden.

Als Zeitart erscheint im Monatsjournal für diese Anwesenheitszeit AN Geburtstag.

Hinweis: Es ist jedoch nur eine Arbeitszeit in Höhe von 10 Stunden insgesamt möglich!

Geburtstag ohne Anwesenheit: Wurde am Tag des Geburtstages nicht gearbeitet hat, bucht die Sachbearbeitung Zeiterfassung um 7:30 Uhr eine Kommen-Buchung und um 11:30 Uhr eine Gehen-Buchung.

Im Monatsjournal wird bei der Zeitart AN Geburtstag vermerkt. Das G hinter 7:30 und 11:30 kennzeichnet u.a., dass die Sachbearbeitung Zeiterfassung diese Buchungen manuell eingetragen hat.