Identity Management, Single Sign-On & Co.

Nur noch ein einziger Log-in mit einem einzigen Passwort für alle IT-Dienste der Universität. Studierende, die ohne umständlichen Antrag mit einem Klick für die Dauer ihres Seminars Zugang zum Labor bekommen. Namensänderungen, die gleichzeitig in Telefon, Mail und UnivIS übernommen werden. – Das alles ist keine Zukunftsmusik, sondern soll schon bald Alltag sein. Das Schlagwort für dieses aktuelle Großprojekt des Rechenzentrums lautet „Identity Management“.

Dabei entsteht eine zentrale Schnittstelle zwischen den IT-Systemen der Universität, in denen Personendaten gespeichert sind. Die beiden wichtigsten von ihnen sind die Personal- und Studierendenverwaltungssysteme Viva und HISSOS-GX. Insgesamt gibt es in Bamberg rund 15 000 aktive Personendatensätze, die ständig gepflegt und aktualisiert werden müssen. Das Identity Management wird für die reibungslose Integration und den Abgleich all dieser Daten zwischen den bereits bestehenden Systemen sorgen. Das bedeutet beispielsweise: Wenn jemand heiratet und einen neuen Nachnamen annimmt, ist es momentan noch dem Zufall überlassen, ob diese Änderung wirklich in allen Systemen übernommen wird und wie lange das dauert. Beim neuen Identity Management werden automatische Wege angelegt, sodass der neue Nachname zuverlässig von Viva bis zum E-Mail-Adressbuch in allen Systemen schnell erscheint.

„Welten wachsen zusammen“

Hartmut Plehn, der das Rechenzentrum leitet, erklärt: „An der Universität gibt es so viele Systeme mit Personendaten, unter anderem das Telefon- und das Mailsystem. Durch die Integration der Daten wachsen diese Welten nun zusammen.“ Zusätzlich sei die neue Schnittstelle datenschutzrechtlich noch sicherer. Auch ein einziger Login in alle IT-Dienste, ein sogenannter Single Sign-On, ist für Studierende dann möglich. Damit können sie mit nur einem Zugang in Zukunft auf den Virtuellen Campus, ihre E-Mails, FlexNow und meinCampus zugreifen.

Der Aufbau des Identity Management hat bereits begonnen. Seit sechs Monaten bauen das Rechenzentrum und das Dezernat Informationssysteme (Z/IS), das speziell für die Verwaltungs-IT zuständig ist, dieses Netzwerk Schritt für Schritt auf. Dabei arbeiten sie eng mit vielen anderen Bereichen der Universitätsverwaltung zusammen, da dort der größte Teil der Personendaten entsteht. Thomas Behr, Leiter des Z/IS, sieht einen weiteren Vorteil im Identity Management: „Man kann nun nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt welche Daten gespeichert waren  und wann sie geändert wurden. Und wenn ein Studierender sich exmatrikuliert, werden Funktionen gestaffelt beendet: Sein Laborzugang ist automatisch ab dem nächsten Tag gesperrt, auf seine E-Mails kann er aber noch ein halbes Jahr lang zugreifen.“

Die ersten Kopplungen des Identity Managements bestehen bereits und bis zum Ende des Jahres sollen die wichtigsten Etappen abgeschlossen sein. Auch für bayernweite Kooperationen mit anderen Universitäten und Bibliotheken ist das neue Netzwerk Voraussetzung. „Es gibt strenge Regelungen, wie lange es dauern darf, bis Änderungen in den Personendaten übernommen sein müssen“, erläutert der Vizepräsident für Technologie und Innovation Guido Wirtz. „Die können wir mit dem neuen System erfüllen.“

Neue Supportstelle als Zusatzangebot

Das Identity Management ist ein wichtiges, aber bei weitem nicht das einzige neue Projekt des Rechenzentrums. Ab dem 1. Juli können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Studierenden an eine neue Zentrale IT-Supportstelle wenden. Diese soll bei einfachen Fragen beraten und bei schwierigeren Problemen den richtigen Ansprechpartner vermitteln. Die Supportstelle sei ein Zusatzangebot, das die Erreichbarkeit des Rechenzentrums und Effektivität bei der Problemlösung verbessern solle, sagt Plehn.

Insgesamt kümmern sich am Rechenzentrum rund 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um die informationstechnische Infrastruktur für Studierende, Lehrende und Verwaltung – und um deren mehr als 2400 Rechner. Sie sind zuständig für einen sicheren Internetzugang, kümmern sich um Angriffe von Viren und Phishing-Mails und begleiten das Lehrevaluationssystem EvaSys. Sie kaufen und betreuen die Hard- und Software der Universitätscomputer und betreuen die Druckdienste. Die Aufgaben des Rechenzentrums sind vielfältig und ein Arbeiten an der Universität wäre ohne die Infrastruktur, die es aufbaut und wartet, kaum mehr vorstellbar. Das große Arbeitsvolumen, das heute schon für das Rechenzentrum anfällt, ist aber nur noch mit Mühe und hohem freiwilligen Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bewältigen, darin sind sich Plehn und Wirtz einig. In den letzten Jahren sind deswegen bereits Stellen entstanden und einige weitere sind geplant.

Verstreute Daten zusammenführen

Das Ziel bei der Arbeit des Rechenzentrums ist stets, möglichst vielen Leuten zu nützen. „Bei neuen Projekten und Anfragen überlegen wir immer zuerst, wie viele Leute davon profitieren können“, beschreibt Wirtz die Strategie des Rechenzentrums. „Wenn es vielen nützt, wird es nach Möglichkeit umgesetzt. Betrifft es nur einzelne, sollten diese versuchen, das selbst zu regeln.“ Schließlich handele es sich um allgemeine Gelder, mit denen man verantwortungsvoll umgehen müsse. Das Ziel des Rechenzentrums ist es bei neuen Projekten vor allem, Lösungen einfacher und besser zu gestalten.

Auch für die nächsten Jahre stehen viele große Projekte auf der Agenda des Rechenzentrums. Studierende sollen in Zukunft mit den Zugangsdaten ihrer Heimathochschule bayernweit Bibliotheken nutzen können und für die Verwaltung entsteht in Zusammenarbeit mit Z/IS ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem. Mit diesem können alle wichtigen Unterlagen in einem elektronischen Aktenverzeichnis verwaltet werden. Darüber hinaus soll ein Forschungsmanagementsystem eingeführt werden, das dem gleichen Grundgedanken wie das Identity Management folgt: Derzeit verstreute Forschungsdaten wie Projekte, Kooperationen, Publikationen, aber auch Wissenschaftspreise und Mitgliedschaften in wissenschaftlichen Vereinigungen können dann in ein einziges System zusammengeführt werden.

Was ist neu für...

... Studierende: Als eine der ersten staatlichen Universitäten bietet die Uni Bamberg ihren Studierenden die Cloud-Anwendung Office 365 von Microsoft an. Neben E-Mail, Kalender und Adressbuch stehen den Studierenden Funktionen zur Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten sowie zur Gruppenarbeit zur Verfügung. Vorgesehen ist die Einführung für alle Studierenden ab dem Wintersemester 2013/2014.

... Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Umzug der E-Mail-Konten auf ein leistungsfähigeres Mailsystem, einen Exchange-Server. Kontakt- und Kalenderdaten können nun auch in Gruppen und auf dem Smartphone genutzt werden. Außerdem steht deutlich mehr Speicherplatz zur Verfügung. Die Umstellung muss bis spätestens Ende des Jahres persönlich vorgenommen werden.

Hinweis

Diesen Pressetext verfasste Samira Rosenbaum für die Pressestelle der Universität Bamberg.