Erhaltung, Erschließung und Nutzung

Das Universitätsarchiv fungiert als kulturelles und historisches Gedächtnis der Otto-Friedrich-Universität Bamberg und ihrer Vorgänger-Einrichtungen – es erhält sozusagen die universitäre Vergangenheit Bambergs und erlaubt zugleich, diese zu vergessen, bis sie wieder gebraucht wird. 

Die bisherigen Bestände umfassen etwa 400 laufende Meter und reichen bis ins ausgehende 16. Jahrhundert zurück. Als hauptamtliche Universitätsarchivarin agiert die promovierte Historikerin Karin Amtmann. Man muss viele Treppen steigen, bis man Amtmanns aus allen Nähten platzendes Reich erreicht, das hoch oben und leicht versteckt im Dachboden des Rotenhan-Palais, in der Kapuzinerstraße 25 liegt.

„Ich liebe meine Arbeit“ bekennt Amtmann und verweist auf die positive Entwicklung im Archivbereich seit 2005: „In den letzten Monaten erfuhr die Archivsituation an der Universität Bamberg auf  Initiative der Kanzlerin Martina Petermann in mehrfacher Hinsicht eine entscheidende Verbesserung. Die Hochschulleitung treibt den Ausbau des Universitätsarchivs in einer Zeit immer knapper werdender Ressourcen voran, da die Errichtung eines funktionsfähigen Universitätsarchivs dem akademischen Selbstverständnis einer Universität entspricht“. 

Wesen und Bedeutung eines Universitätsarchivs

Voller Akribie und Leidenschaft waltet Amtmann ihres Amtes. Ihre zentrale Aufgabe ist die Archivierung aller Unterlagen von bleibendem Wert, die bei der akademischen Selbstverwaltung und der Universitätsverwaltung sowie bei allen Institutionen im Zentralbereich und in den Fakultäten der Universität beziehungsweise solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, entstanden sind. Darüber hinaus ist es eine Hauptaufgabe von Amtmann, die Vor-, Gründungs- und Entwicklungsgeschichte der Otto-Friedrich-Universität Bamberg zu dokumentieren. Dementsprechend sammelt sie zielgerichtet die Unterlagen, die diejenigen Vorgänge und Ereignisse dokumentieren, die auch für spätere Generationen von Bedeutung sein könnten. Dazu gehören Nachlässe von Professoren oder Verwaltungsbeamten, die an der Universität gewirkt haben, genauso wie Plakate und Flugblätter, Fotos, Presseausschnitte und vieles mehr.

Neben der Erfassung, Übernahme, Verwahrung und Erhaltung der Unterlagen, gehört auch die Nutzbarmachung und Auswertung der Unterlagen zu den Aufgaben des Archivs. Amtmann obliegt die verantwortungsvolle Aufgabe, eine möglichst offene Überlieferungssituation zu schaffen, ohne zu wissen, welche Fragestellungen in späteren Jahren oder Jahrzehnten von der Forschung an die archivierten Unterlagen gestellt werden.

Dienstleistungsbetrieb Universitätsarchiv

Als Dienstleistungsbetrieb unterstützt das Archiv mithin die Forschung und Ausbildung. Zugleich ist das Archiv auch Dienstleister für die Universitätsverwaltung. Es entlastet diese nicht nur von nicht mehr benötigten Altakten und sichert dauerhaft den Zugriff auf aus rechtlichen Gründen zu verwahrende Unterlagen, sondern berät auch gerne in allen übrigen Fragen der Schriftgutverwaltung.

Die abschließende und stets fortdauernde Aufgabe des Universitätsarchivs stellt neben dem Erfassen, dem Archivieren und der Benutzung der Archivbestände, die Öffentlichkeitsarbeit des Universitätsarchivs dar. Im engeren Sinne geht es dabei vorerst um die Auswertung der Archivalien, das heißt um die Bereitstellung der archivischen Informationen nach Ablauf der gesetzlichen Sperrfristen. Daher stellt die Erarbeitung von Findmitteln den obersten Zweck archivischer Öffentlichkeitsarbeit dar. Sobald der Aufbau des Universitätsarchivs abgeschlossen ist, möchte Amtmann neben den archivischen Kernaufgaben allgemein für mehr Transparenz ihrer Arbeit in der Öffentlichkeit sorgen.

Ziel ist es daher, die benutzbaren Bestände so tief und so schnell zu erschließen, dass möglichst bald ein bequemer Zugriff auf die enthaltenen Informationen gewährleistet ist. Damit kann eine Vielzahl von Benutzungswünschen erfüllt werden.

Das Universitätsarchiv im Internet

Seit Dezember 2005 ist das Universitätsarchiv auch auf der Homepage der Otto-Friedrich-Universität Bamberg vertreten. Mit seinem Internet-Auftritt möchte das Universitätsarchiv sein Dienstleistungsangebot verbessern und die Kommunikation und Interaktion zwischen Benutzer und Archiv fördern und intensivieren. Der Internetauftritt ist auch als Maßnahme der Öffentlichkeitsarbeit konzipiert. Der Benutzer erhält unter anderem alle nötigen Informationen über den Aufgabenbereich des Archivs, über seine Bestände, über Öffnungszeiten und Anreise sowie über Links zu weiteren Institutionen, die für Benutzer interessant und hilfreich sein können.

In absehbarer Zeit werden zudem die Rechtsgrundlagen, wie zum Beispiel Benutzerordnung, Gebührenordnung und Statut bereitgestellt und die Formulare, wie Benutzerantrag und  Reproduktionsantrag, als herunterladbare Dateien gestaltet, damit diese bequem zuhause ausgefüllt werden können. Auf diese Weise erhält der Benutzer einen ersten Eindruck vom Archiv und seinen Beständen und kann sich so bei einem Besuch leichter zurechtfinden.