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E-Mail-Verteiler

In vielen Situationen und unter unterschiedlichen Bedingungen besteht die Notwendigkeit eine E-Mail an eine mehr oder weniger große Anzahl von Empfängern gleichzeitig zu senden.

E-Mail-Systeme bieten eine ganze Reihe von Möglichkeiten dies zu realisieren. Im Folgenden finden Sie eine Aufstellung dieser verschiedenen Möglichkeiten sowie Informationen über die Eigenschaften und Anwendungsszenarien.

Als schnelle Entscheidungshilfe, welches Verfahren für Ihren Anwendungsfall geeignet ist, verwenden Sie die Tabelle:

Auszüge aus den Personendatenbanken der Universitätsverwaltung

Wussten Sie schon?

Sie können sich Auszüge aus den Personendatenbanken der Universitätsverwaltung (Personalverwaltung, Studierendenkanzlei) als Exceldatei erstellen lassen. An die aufgelisteten E-Mail-Adressen können Sie dann eine Nachricht über eines der hier beschriebenen Verfahren senden.

Die Verwendung solcher personenbezogener Daten ist jedoch nur nach Zustimmung des Datenschutzbeauftragten zulässig.

Auf der Seite des Datenschutzbeauftragten finden Sie unter "Nutzung personenbezogener Daten aus Dateien der Universitätsverwaltung" nähere Informationen.

Mehrere Empfänger im Adressfeld

Sie können in Ihrem E-Mailprogramm ganz einfach mehrere Empfänger (mit Semikolon getrennt) in das Adressfeld eintragen.

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Word Serienbrief

Sie können mit Hilfe der Serienbrieffunktion von Microsoft Word und Outlook personalisierte E-Mails an alle Adressen, die in einer Adressliste gespeichert sind, senden. Für die Adressliste wird eine Vielzahl von Listenformaten (Textdatei, csv-Datei, Excel-Liste, Outlook-Kontakte, Access-Datenbanken) unterstützt.

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Kontaktgruppen / Empfängerlisten

Sie können im Adressbuch Ihres E-Mailprogramms mehrere Kontakte in einer Kontaktgruppe (Outlook) bzw. einer Liste (Thunderbird) zusammenfassen.

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Abonniertes Forum in einem VC-Kurs

In einem Kurs im Virtuellen Campus (VC) können Foren eingerichtet und von verschiedenen Personen abonniert werden. Alle Abonnentinnen und Abonnenten werden per E-Mail über neue Beiträge im Forum informiert. Abonnentinnen und Abonnenten werden in einen VC-Kurs manuell eingeschrieben oder schreiben sich selbst in den Kurs ein. Darüber hinaus können VC-Kurse noch weitere Informationen, z.B. Dateien für die gemeinsame Arbeit enthalten.

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Verteilergruppen

Mit Hilfe von auf dem Exchange-E-Mail-Server zur Verfügung gestellten Verteilergruppen können Sie E-Mails an die jeweilige E-Mail-Adresse einer Gruppen senden, die dann an die Mitglieder dieser Gruppe verteilt werden (früher Verteilerlisten). Dabei kann es sich um offene, geschlossene, selbst verwaltete, zentral verwaltete, moderierte oder nicht moderierte etc. Verteilergruppen handeln.

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