Digitale Betriebsprüfung, Datenanalyse sowie weitere Entwicklung der Digitalisierung

Am 2. Juli 2019 lud der Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Betriebliche Steuerlehre, zu einem Gastvortrag zum Thema „Digitale Betriebsprüfung - Datenanalyse sowie weitere Entwicklung der Digitalisierung“ von Frau StBin Obst im Rahmen der Lehrveranstaltung „Unternehmensbesteuerung II: Steuerplanung“ ein.

Herr Prof. Dr. Egner eröffnete die Veranstaltung, indem er das Auditorium begrüßte und anschließend die Referentin vorstellte: Frau Obst ist seit mehreren Jahren als Steuerberaterin für die RSW Steuerberatungsgesellschaft mbH in Hallstadt tätig. Zuvor absolvierte sie ihr Studium der Betriebswirtschaftslehre mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen, Steuern und Controlling an der FH in Coburg, ehe sie im Jahr 2012 die Steuerberaterprüfung ablegte.

Frau Obst zeigte zunächst Entwicklungen in der Betriebsprüfung auf. Während sich das Tätigkeitsfeld des Betriebsprüfers in der Vergangenheit im Wesentlichen auf die Prüfung der Finanzbuchhaltung konzentrierte, ist in den vergangenen Jahren vermehrt die Systemprüfung und dabei vor allem die Überprüfung der Vorsysteme in den Fokus gerückt. Auch die Erfassung, Übermittlung und Aufbewahrung der Daten hat sich dabei grundlegend geändert. So beschränkte sich die Prüfung lange Zeit auf solche Daten und Informationen, die in den Kanzleien in Papierform gespeichert waren. In Zeiten einer zunehmend papierlosen Kanzlei liegt der Fokus jedoch inzwischen auf elektronisch verfügbaren und insbesondere auch elektronisch auswertbaren Daten.

Anschließend erläuterte Frau Obst Methoden und Vorgehensweisen einer digitalen Betriebsprüfung am Beispiel eines Eisdielenbetreibers. Dieses wurde über den gesamten Vortrag hinweg immer wieder aufgegriffen, um die Anwendung der neuen Systeme für die Studierenden anschaulich zu gestalten. So ging die Referentin zunächst auf das Vorgehen des Betriebsprüfers bei der Prüfung und der Datenanalyse ein. Dazu stehen diesen zahlreiche Informationen aus vergangenen Betriebsprüfungen zur Verfügung. So wird den Prüfern z. B. mittels Abgleich von verschiedenen Kassensystemen ermöglicht, die für das konkret genutzte Kassensystem am häufigsten identifizierten Manipulationen binnen kurzer Zeit zu ermitteln. Häufig kommt auch die sogenannte Lückenanalyse zur Anwendung. Gemäß der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind die Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Umsätze täglich zu erfassen. Wenn dies - aus unterschiedlichen Gründen - nicht erfolgt, kann der Betriebsprüfer solche „Lücken“ unmittelbar erkennen. Derartige Mängel können im Übrigen bereits eine Hinzuschätzung rechtfertigen. Oftmals erfolgt auch eine Überprüfung der Rechnungsnummern. Diese müssen grundsätzlich fortlaufend sein. Ziel der Betriebsprüfer ist es dabei, die lückenlose Erfassung sämtlicher Rechnungen und damit die Vollständigkeit der erfassten Umsatzerlöse zu prüfen.

Frau Obst stellte im Weiteren immer wieder den Bezug zur Praxis dar, um den Zuhörern ein tiefgründiges Bild über die Tätigkeitsfelder des Steuerberaters im Rahmen der Digitalisierung zu vermitteln. So ziehen die Betriebsprüfer im Rahmen der Überprüfung der Umsatzzahlen einer Eisdiele u. U. beispielsweise Wetterdaten heran, im Falle einer Pizzeria z. B. Angaben zu in der Umgebung stattfindenden Events. Sind dann z. B. wesentliche Divergenzen zwischen den Wetterdaten und den Umsätzen der Eisdiele festzustellen, so liegt bei einer Häufung solcher Abweichungen der Verdacht einer Manipulation nahe. Auch die Problematik der „unfreiwilligen Datenlieferung“ durch den Kunden selbst wurde erwähnt. So senden z. B. die Smartphones der Kunden bei physischer Anwesenheit permanent Standortdaten, aus denen sich u. a. Besucherzahlen ableiten lassen, welche wiederum mit den Umsatzzahlen abgeglichen werden könen.

Die Digitalisierung erleichtert und verändert aber nicht nur das Arbeiten der Betriebsprüfer. So können Unternehmer aufgrund der verpflichtenden täglichen Erfassung der Umsätze bspw. ihren Personaleinsatz effizienter gestalten oder „Verkaufsschlager“ und „Ladenhüter“ identifizieren und ihr Angebot entsprechend angleichen. „Smarte“ Bierfässer oder Gläser, aber auch der Begriff der „Data Kitchen“, der in der Gastronomie zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind Themen, die aufgrund der Digitalisierung schon heute den Wandel in der Praxis einläuten. In der anschließenden Fragerunde ging Frau Obst auch darauf ein, welche Anstrengungen seitens der Steuerkanzleien sowie auch der Mandanten notwendig sind, um sich hinreichend für die zunehmende Digitalisierung zu rüsten.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass es der Referentin gelang, das Interesse der Studierenden für kommende, mit der Digitalisierung einhergehende Herausforderungen zu wecken. So ist deutlich geworden, welche neuen Anforderungsprofile sich daraus sowohl für die Steuerberater hinsichtlich ihres Aufgabenspektrums sowie auch für deren Mandanten ergeben.