Information gem. Art. 13 Abs. 1, 2 DSGVO über die Datenverarbeitung im Rahmen des Studierendenverwaltungsprogramms HIS-SOS/ZUL

1. Verantwortliche im Sinn von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
Otto-Friedrich-Universität Bamberg
Präsident Prof. Dr. Kai Fischbach
Kanzlerin Dr. Dagmar Steuer-Flieser
Kapuzinerstraße 16
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 863 0
Telefax: +49 951 863 1005
E-Mail: ul.datenschutz(at)uni-bamberg

2. Ansprechstelle für vorliegende Verarbeitungstätigkeit
Abteilung II - Studium und Lehre; Referat II/1 - Studierendenkanzlei
Referatsleitung: Katrin Kanngießer
Kapuzinerstraße 25
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 1042
Telefax: +49 951 4042
E-Mail: studierendenkanzlei@uni-bamberg.de

3. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter der Otto-Friedrich-Universität Bamberg
Kapuzinerstraße 25
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 863 1030
Telefax: + 49 951 863 4030
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)uni-bamberg.de

4. Zwecke der Datenverarbeitung
Abwicklung der Studierendenverwaltung (insb. Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung, Studiengangwechsel, Studienfachwechsel, Exmatrikulation)

Durchführung von Zulassungs- und Zugangsverfahren

Erstellung der Hochschulstatistik

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. e Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 Sätze 1 und 4, Art 42 Abs. 4, Art. 43 bis 51 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG) sowie mit der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung der Otto-Friedrich-Universität Bamberg vom 27. Juni 2007

§ 2 Nr. 1, §§ 3 bis 5 Hochschulstatistikgesetz (HStatG)

6. Betroffene Personen
Studierende und Promovierende der Universität Bamberg; Studienbewerber:innen; ehemalige Studierende der Universität Bamberg; mit Studierendenverwaltung befasste Universitätsbeschäftigte

7. Kategorien der personenbezogenen Daten
Studierendendaten

  • Namen, Vornamen, ggf. Geburtsnamen
  • Semester- und Heimatwohnsitz
  • Geburtsdaten, Geschlecht
  • Staatsangehörigkeit
  • Zeitpunkt, Ort und Art der Hochschulzugangsberechtigung
  • Studiengangsdaten
  • Art, Fach, Semester, Monat und Jahr des Prüfungsabschlusses und Gesamtnote abgelegter Prüfungen (aus FlexNow importiert)
  • Alle Hochschulabschlüsse
  • Gebühren- und Beitragsverwaltung
  • Matrikelnummer
  • studentische E-Mail-Adresse
  • private E-Mail-Adresse
  • Erstpasswort
  • Benutzernummer
  • Kartenseriennummer/Bibliotheksnummer
  • Grund, Semester und Jahr bei Beurlaubungen und Exmatrikulation
  • Status
  • Studiensemester
  • berufspraktische Tätigkeit vor Aufnahme des Studiums
  • Praxissemester und Semester an Studienkollegien
  • Angaben zu gleichzeitig besuchten weiteren Hochschulen, zu in vorausgehenden Semestern besuchten Hochschulen und zur Hochschule der Ersteinschreibung sowie zu einem Auslandsstudium
  • Ort der angestrebten Abschlussprüfung
  • Studienunterbrechungen nach Art und Dauer
  • Zugangsdaten für Nutzung von HIS-SOS/ZUL
  • Logging-Daten bei Zugriff auf HIS-SOS/ZUL 

Beschäftigtendaten

  • Zugangsdaten für Nutzung von HIS-SOS/ZUL
  • Logging-Daten bei Zugriff auf HIS-SOS/ZUL

8. Empfänger von personenbezogenen Daten und Zweck der Offenlegung
universitätsinterne Datenweitergabe

  • Referat II/3 - Prüfungsamt/Prüfungsverwaltungssystem FlexNow: Durchführung der Prüfungsabwicklung
  • Referat II/4 - Akademisches Auslandsamt: Aufgabenerfüllung im Rahmen der Betreuung Auslands- und Erasmus-Studierender
  • universitäres Wahlamt: Durchführung der Hochschulwahlen
  • einzelne Fachbereiche des wissenschaftlichen Bereichs: Kontaktierung von Gruppen von Studierenden, z.B. zu Semesterbeginn
  • Rechenzentrum der Universität: Nutzung der IT-Dienste durch die Studierenden
  • Universitätsbibliothek: Feststellung der Nutzungsberechtigung
  • Krankenkassen: Erfüllung der Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung (SKV-MV)
  • ZUV-Portal: Statistiken für das Prüfungsamt und die Studierendenkanzlei
  • Portal.ZUV: Statistiken für Mitarbeiter:innen der Universität

universitätsexterne Datenübermittlung

 

  • Bayerisches Landesamt für Statistik (LfStat): Studierenden- und Prüfungsstatistik
  • Stiftung für Hochschulzulassung - hochschulstart.de: Durchführung des Dialogorientierten Serviceverfahrens (DoSV)

9. Dauer, für welche die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Eine reduzierte Studierendenakte, welche die Grunddaten der Studierenden und deren Studienverlauf enthält, wird zur dauernden Aufbewahrung ans Universitätsarchiv übergeben (vgl. Art. 2 Abs. 2 Bayerisches Archivgesetz (BayArchivG).

Logging-Daten werden nach einem Jahr automatisiert gelöscht.

10. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling
Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO

11. Ihre Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

a) Sie haben ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann.

b) Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und – unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung – Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).

c) Bei Vorliegen eines gesetzlichen Grundes können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 17 DSGVO).
Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese für die Zwecke, zu denen sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen wird und keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt.
Das Recht auf Löschung besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, erforderlich ist oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

d) Sofern eine der gesetzlichen Voraussetzungen vorliegt, können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 18 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass die Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung einzuschränken.

e) Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Dabei erhalten Sie die Daten, die Sie der Universität Bamberg zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und elektronischen Format.

f) Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge diese personenbezogenen Daten nicht mehr.

g) Sie haben das Recht, sich beim behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universität Bamberg (Art. 38 Abs. 4 DSGVO) sowie bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist der
Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Prof. Dr. Thomas Petri
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: +49 89 212672 0
E-Mail:
poststelle(at)datenschutz-bayern.de