Information gem. Art. 13 Abs. 1, 2 DSGVO über die Datenverarbeitung im Rahmen des Prüfungsverwaltungssystem FlexNow

1. Verantwortliche im Sinn von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
Otto-Friedrich-Universität Bamberg
Präsident Prof. Dr. Kai Fischbach
Kanzlerin Dr. Dagmar Steuer-Flieser
Kapuzinerstraße 16
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 863 0
Telefax: +49 951 863 1005
E-Mail: ul.datenschutz(at)uni-bamberg

2. Ansprechstelle für vorliegende Verarbeitungstätigkeit
Abteilung II - Studium und Lehre; Referat II/3 - Prüfungsamt
Referatsleitung: Karin Degen
Kapuzinerstraße 25
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 1058
Telefax: +49 951 4038
E-Mail: pruefungsamt@uni-bamberg.de

3. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter der Otto-Friedrich-Universität Bamberg
Kapuzinerstraße 25
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 863 1030
Telefax: + 49 951 863 4030
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)uni-bamberg.de

4. Zweck der Datenverarbeitung
Abwicklung der Verwaltungsvorgänge bei Planung, Meldung, Zulassung und Durchführung von Studien- und Prüfungsleistungen sowie Lehrveranstaltungen für Bachelor-,  Master- und Lehramtsstudiengänge. Hierunter fällt unter anderem das Anmeldungsmanagement zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen, die Ausstellung von Leistungsübersichten und Notendurchschnittsbescheinigungen für Studierende sowie die Ausstellung von Abschlussdokumenten und Bescheiden über das endgültige Nichtbestehen eines Studiengangs.

Zweck, Inhalt und Verfahren der Prüfungen in den oben genannten Studiengängen an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg werden in den jeweils gültigen Allgemeinen Prüfungsordnungen, den Studien- und Fachprüfungsordnungen sowie der Lehramtsprüfungsordnung I - LPO I geregelt. Zur Teilnahme an einer Modulprüfung bzw. Modulteilprüfung ist die digitale Anmeldung über FlexNow bzw. im Falle technischer Probleme die Meldung via E-Mail während der jeweils geltenden Meldefristen bei der jeweils zuständigen Organisationseinheit erforderlich.

5. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. e Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 Sätze 1 und 4, Art 42 Abs. 4, Art. 49 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, Art. 61, 63 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG) sowie mit der jeweiligen Lehramts-, Bachelor-, Master- oder Diplomprüfungsordnung

6. Betroffene Personen
Studierende und Lehrende; mit Prüfungsverwaltung befasste Universitätsbeschäftigte

7. Kategorien der personenbezogenen Daten
Studierendendaten

  • Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Matrikelnummer, universitäre Kennung, Identifikationsnummer, Geschlecht, Nationalität
  • Kontaktdaten: Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Immatrikulationsdaten: Studiengang, Studieninhalte/-schwerpunkte, Fachsemester, Beurlaubung, Exmatrikulation, sonstige Immatrikulationsdaten
  • besuchte Lehrveranstaltungen
  • Titel von individuellen Prüfungsleistungen wie Essays, Hausarbeiten, Abschlussarbeiten etc.
  • Originäre Prüfungsdaten der Modulprüfungen und Modulteilprüfungen (Prüfungsdatum, Prüfer:in, Prüfungsergebnis aller angemeldeten und absolvierten Prüfungen)
  • Aggregierte Prüfungsdaten (Modulnoten, Fachnoten, ECTS-Punkte, Abschlüsse, Abschlussdokumente)
  • Zugangsdaten für FlexNow-Nutzung
  • Logging-Daten bei Zugriff auf FlexNow

Die Stamm-, Kontakt- und Immatrikulationsdaten werden aus dem Studierendenverwaltungsprogramm HIS-SOS/ZUL der Studierendenkanzlei übernommen.

Beschäftigtendaten

  • Stammdaten des Lehrpersonals (Name, akademische Titel, Funktion, dienstliche Adressdaten, Geschlecht)
  • Zugangsdaten für FlexNow-Nutzung, Zugangsberechtigungen
  • Logging-Daten bei Zugriff auf FlexNow

8. Personenkreis, der von personenbezogenen Daten Kenntnis erhält/Empfänger der personenbezogenen Daten 
Die Studierendendaten werden von Universitätsbeschäftigen im Prüfungsamt sowie in den einzelnen Fachbereichen im Umfang des für die jeweilige Sachbearbeitung Erforderlichen verarbeitet. Mitarbeiter:innen bzw. Prüfer:innen können dabei nur solche Daten eingeben, lesen, ändern oder löschen, die zum Zuständigkeitsbereich ihrer jeweiligen Organisationseinheit, Fakultät bzw. Studiengang gehören.

System- und Datenzugriff hat zudem das Dezernat Z/IS - Informationssysteme, das für die Systemadministration zuständig ist.

Die Studierenden können die für sie von Prüfendenseite verbuchten Bewertungen sowie Leistungsübersichten abrufen.

Mitarbeiter:innen des Referats II/4 - Akademisches Auslandsamt haben im Rahmen der von ihnen zu erfüllenden Aufgaben lesenden Zugriff auf Daten der von ihnen betreuten Auslands-/Erasmus-Studierenden.

Auf entsprechende Anfrage hin werden einzelnen Fachbereichen die Namen und Adressdaten von Absolventin:nen eines zu bestimmenden Prüfungszeitraums zur Verfügung gestellt, damit eine Einladung zur Studienabschlussfeier erfolgen kann.

Daten zu Studienabschlüssen, endgültig nicht bestandenen Prüfungen und Verlust des Prüfungsanspruchs werden automatisiert ins Studierendenverwaltungsprogramm HIS-SOS der Studierendenkanzlei übertragen.

9. Dauer, für welche die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Die Aufbewahrungsfrist für Prüfungsarbeiten beträgt gemäß Nr. 2 des Leitfadens der Universität Bamberg für die Aufbewahrung von Prüfungsarbeiten fünf Jahre; sie beginnt mit Ablaufs des Kalenderjahres, in dem das Prüfungsergebnis der oder dem Studierenden bekannt gegeben wird, zu laufen.

Ein reduzierter Prüfungsvorgang, bestehend aus Immatrikulationsdauer, Prüfungsablegung, Prüfungsergebnissen und Zeugnis, wird zur dauernden Aufbewahrung ans Universitätsarchiv übergeben (vgl. Art. 2 Abs. 2 Bayerisches Archivgesetz (BayArchivG).

Von den Logging-Daten werden die Daten zum technischen Logging nach sieben Tagen, die zum fachlichen Logging ein Jahr nach Beendigung des Studiums automatisiert gelöscht.

10. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling
Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO

11. Ihre Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

a) Sie haben ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann.

b) Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und – unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung – Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).

c) Bei Vorliegen eines gesetzlichen Grundes können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 17 DSGVO).
Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese für die Zwecke, zu denen sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen wird und keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt.
Das Recht auf Löschung besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, erforderlich ist oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

d) Sofern eine der gesetzlichen Voraussetzungen vorliegt, können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 18 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass die Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung einzuschränken.

e) Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Dabei erhalten Sie die Daten, die Sie der Universität Bamberg zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und elektronischen Format.

f) Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge diese personenbezogenen Daten nicht mehr.

g) Sie haben das Recht, sich beim behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universität Bamberg (Art. 38 Abs. 4 DSGVO) sowie bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist der
Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Prof. Dr. Thomas Petri
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: +49 89 212672 0
E-Mail:
poststelle(at)datenschutz-bayern.de