Records Management (digital unterstützte Geschäftsvorgänge)

Projektlaufzeit

01.07.2019 bis 31.12.2022

Beteiligte

Das Projekt ist Teil der Zielvereinbarung 2019-2022. Die Gesamtleitung liegt beim Vizepräsidenten Technologie und Innovation Prof. Dr. Guido Wirtz und der Kanzlerin Dr. Dagmar Steuer-Flieser. Verantwortlich für den Aufgabenbereich sind Dr. Margrit Prussat, Dezernat Universitätsarchiv, und Thomas Behr, Dezernat Informationssysteme.

Mitarbeiter:

Christian Ernst Otto, M.A., Dezernat Universitätsarchiv

Harald Noll, Dezernat Informationssysteme

Kontakt: records-management(at)uni-bamberg.de

Ziele

Im Hinblick auf die Einführung elektronischer Akten werden im Rahmen des Projekts auch die Instrumente der klassischen, papiergebundenen Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung einer Revision unterzogen, stärker vereinheitlicht und an den gültigen Standards ausgerichtet.

Die konkreten Ziele sind

  • die Schaffung effizienter, transparenter und weitgehend einheitlicher Strukturen in der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen und in der Schriftgutverwaltung - unabhängig davon, ob diese papiergebunden oder elektronisch stattfinden,
  • die Ausrichtung der Schriftgutverwaltung an der international gültigen Norm ISO 15489 und weiteren relevanten Standards und Normen,
  • Anpassung der aktuellen Bearbeitung der Geschäftsvorgänge, sodass ein späterer Umstieg auf das DMS ermöglicht wird,
  • Erstellen von Leitfäden und Durchführen von Schulungsangeboten.

Schließlich sollen durch die Veränderungen Zeitersparnis bei der täglichen Arbeit, ein erleichtertes Auffinden von Dokumenten sowie eine leichtere Übergabe von Arbeitsständen zwischen Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten ermöglicht werden.