FAQ

Was dient als Buchungsmedium sprich als Ersatz der bisherigen Stempelkarte?

Die bisherige Stempelkarte in Papierform wird durch unsere ServiceCard ersetzt. Die ServiceCard wurde 2009 mit der Intention zur Erweiterung um die Funktion Zeiterfassung eingeführt. Um die Karte auch für die Zeiterfassung nutzen zu können müssen wir einen Parameter auf dem Chip verändern. Sprich die Karte wird, um eine sogenannte Zeiterfassungsnummer ergänzt.

Sie haben noch keine ServiceCard?

Ohne ServiceCard können Sie zukünftig nicht an der Zeiterfassung teilnehmen. Wir werden vor Einführung der elektronische Zeiterfassung (BayZeit) überprüfen, ob sämtliche Mitarbeiter/innen die der Zeiterfassung unterliegen auch eine ServiceCard besitzen. Gerne können Sie sich aber auch selbst bei uns melden und einen Antrag stellen. Entweder Sie schicken uns eine formlose E-Mail mit digitalen Bild an servicecard(at)uni-bamberg.de oder Sie füllen unser Formular (176.7 KB)aus und schicken es an Dez. Z/IS - ServiceCard-Team.

Wie melde ich ich mich an der Selbstauskunft bzw. dem Workflow an?

Über folgenden Link http://zeiterfassung.zuv.uni-bamberg.de können Sie sich über  den Mozilla Firefox oder den Internet Explorer am Zeiterfassungssystem anmelden.

Das Zeiterfassungssystem ist für die Authentifizierung an das Rechenzentrum der Uni Bamberg angebunden. Deshalb wird für die Anmeldung an der Selbstauskunft derselbe Benutzername und Passwort verwendet, wie auch bereits für die Dienste des Rechenzentrums. (z.B. E-Mail, VPN, IC-Print, usw.) 

Die Anmeldedaten müssen wie folgt eingegeben werden:

Domäne: @uni-bamberg.de

Benutzername: z.B. ba0xx00

Kennwort: Passwort der persönlichen Email

Das Kennwort kann über diese Maske weder geändert noch zurückgesetzt werden. Falls Sie das Kennwort vergessen haben, müssen Sie sich wie gewohnt an das Rechenzentrum bzw. an Ihre zuständige EDV wenden.

Die Nutzerdaten sprich Domäne und Benutzername müssen nicht täglich eingegeben werden. Das System speichert grundsätzlich immer die zuletzt am PC verwendeten Anmeldedaten ab. Das gilt natürlich nicht für das Passwort!

Bei der Anmeldung an der Selbstauskunft erscheint eine Plugin-Fehlermeldung.

Bitte führen Sie dazu die in der Anleitung beschriebenen Schritte durch:

Mozilla Firefox

Internet Explorer (32bit) 

Beim Aufruf der Selbstauskunft erscheint die Meldung “Fehler 2 beim Öffnen der Kommandodatei“ ?

Die Fehlermeldung "Fehler 2 beim Öffnen der Kommandodatei" erscheint nur im Firefox. Durch die Installation der neuen Version des Browser Plugins ist der Fehler behoben. Bitte dazu die Anleitung (554.9 KB)beachten. 

Ist der Zugriff auf die Selbstauskunft auch mit Apple möglich?

Leider wird für Apple kein Plugin o.ä. für die Nutzung der Selbstauskunft bereitgestellt. Deshalb ist der Zugriff nur über einen Workaround möglich. Dabei stellen wir einen Windows-Terminalserver zur Verfügung, der nur für den Aufruf der Selbstauskunft von BayZeit verwendet wird. 

Für den Workaround müssen Sie zunächst über den Mac App Store den RDP-Client "Microsoft Remote Desktop" herunterladen und installieren. Eine Kurzanleitung und den Link für den Download finden Sie hier. Dabei ist es relevant zu beachten welche MAC Version Sie im Einsatz haben. 

Für die Anmeldung am Server ist ebenfalls Nutzernamen und Passwort der persönliche E-Mail zu verwenden.

Nach erfolgreicher Anmeldung am Terminalserver sehen Sie sogleich die Anmeldemaske der Selbstauskunft:

Die Anmeldedaten müssen wie folgt eingegeben werden:

Rechnername: bayzeit.uni-regensburg.de

Domäne: @uni-bamberg.de

Benutzername: z.B. bazv1413

Kennwort: Passwort der persönlichen Email

---> Hinweis: Das @-Zeichen könne Sie über die Apple-Tastatur mit folgender Tastenkombination aufrufen: ctrl + alt + Q

Sobald Sie die Selbstauskunft von BayZeit wieder komplett schließen, werden Sie auch vom Terminalserver automatisch abgemeldet.

Informationen bezüglich Passwort usw. sind dieser FAQ zu entnehmen.

Habe ich wie bei der bisherigen Stempelkarte einen Monatsüberblick?

In der bereits erwähnten Selbstauskunft gibt es die Möglichkeit sich ein Monatsjournal anzeigen zu lassen. Dabei können Sie selbst definieren welcher Zeitraum aktuell angezeigt werden soll. Standardmäßig ist der aktuelle Monat hinterlegt. Dort sehen Sie übersichtlich dargestellt, sämtliche Buchungen wie z.B. Kommen, Gehen, Pause, Dienstreise usw. die in dem ausgewählten Zeitraum durchgeführt wurden.

Neben den Zeitbuchungen erhalten Sie dort auch Informationen zum aktuellen Resturlaub, das Verfallsdatum für den Resturlaub, der aktuelle Anspruch an Gleittagen usw.

Diese Übersicht kann nicht nur am Bildschirm angezeigt werden, sondern auch bei Bedarf ausgedruckt werden.

Eine detailierte Auskunft zur Selbstauskunft und zum Monatsjournal finden Sie hier(344.7 KB).

Woher bekomme ich zukünftig Informationen zu Urlaubs-, Krankheits- u. Gleittagen?

Die Selbstauskunft bietet neben dem Monatsjournal auch einen Urlaubsbogen. Dieser zeigt für das vorher ausgewählt Jahr eine Übersicht zu den genommenen und geplanten Urlaubstagen, Gleittagen und Krankheitstagen. Zudem werden bestimmte Zeitarten noch einmal pro Monat summiert dargestellt. 

Genauere Informationen dazu finden Sie hier(277.0 KB).

Wo wird zukünftig "gestempelt"?

Die bisherigen Stempeluhren werden durch Zeiterfassungsterminals ersetzt. Die Terminals befinden sich i.d.R. am selben Standort wie jetzt auch. In einzelnen Gebäuden kann es jedoch aufgrund der fehlenden Infrastruktur des Datennetzes zu einer Verlegung des Standortes kommen.

Gemäß Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit ist das für den/die Mitarbeiter/in zutreffende Zeiterfassungsterminal, das Gerät welches dem jeweiligen Hochschulgebäude zugeordnet ist.

Zuordnung Gebäude zum jeweiligen Zeiterfassungsterminal:

ZeiterfassungsterminalGebäude
Am Heumarkt 2Am Heumarkt 2
Am Kranen  1Am Kranen 1
Am Kranen 3
Am Kranen 12Am Kranen 10
Am Kranen 12
Fischstraße 5
An der Universität 2An der Universität 2
An der Universität 5An der Universität 5
An der Universität 7
An der Universität 9
An der Universität 11
An der Weberei 5An der Weberei 5
An der Weberei 5 Nebengebäude
Feldkirchenstraße 21Feldkirchenstraße 21
Feldkirchenstraße 21 F_G1
Feldkirchenstraße 21 F_G2 (Sport)
Feldkirchenstraße 21 FMA (Alte Mensa)
Volkspark
Kapuzinerstraße 16Kapuzinerstraße 16
Kapuzinerstraße 20
Kapuzinerstraße 18
Kapuzinerstraße 20
Kapuzinerstraße 24
Kapuzinerstraße 25Kapuzinerstraße 25
Luitpoldstraße 5Luitpoldstraße 5
Markusplatz 3Markusplatz 3
Markusplatz 3 (Noddackhaus)
Markusstraße 8a (Geb. 1 u. Geb. 2)
Steinertstraße 1
RechenzentrumRechenzentrum
UniversitätsbibliothekUniversitätsbibliothek
virtuelles TerminalAugustenstraße 6
Austraße 37
Dominikanerstraße 2a
Fleischstraße 2
Hornthalstraße 2
Kärntenstraße 7
Kapellenstraße 13
Luitpoldstraße 19
Markusstraße 12a
Markusstraße 12b
Obere Karolinenstraße 8
Wilhelmsplatz 3

Was ist ein "virtuelles Terminal"?

Das virtuelle Terminal ist eine Erweiterung der webbasierenden Mitarbeiterdienste (Selbsauskunft von BayZeit). Diese können Sie über http://zeiterfassung.zuv.uni-bamberg.de aufrufen. Mit ihm können Sie die wichtigsten Zeitbuchungen an Ihrem PC durchführen. Die Karenzzeit beträgt 5 Minuten. Dies gilt für die erste Kommenbuchung und für die letzte Gehenbuchung. 

Folgende Zeitbuchungen können durchgeführt werden:

  • Kommen
  • Gehen
  • Dienstgang-Kommen
  • Dienstreise-Kommen
  • Dienstgang-Gehen
  • Dienstreise-Gehen

Wer sieht mein Arbeitszeitkonto?

Nur die Sachbearbeiterinnen der Zeiterfassung können die Arbeitszeitkonten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen.

Die Vorgesetzten können nur sehen, wer seiner Beschäftigten derzeit anwesend oder abwesend ist (Anwesenheitstableau). Weiterhin kann eine Übersicht über Krankheits- und Urlaubstage in bestimmten Zeiträumen (Abwesenheitsplan grafisch) abgerufen werden.

Wann bzw. wie erfolgt die Datenübernahme vom bisherigen "System" nach BayZeit?

Die Übernahme von alten Daten erfolgt grundsätzlich nicht. Es wird lediglich das bestehende Arbeitszeitguthaben sowie die Urlaubstage in das neue BayZeit-System übertragen. Aufgrund der Umstellungsphase und den Rückläufen der alten Stechkarten wird es jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen, bis sämtliche Daten übernommen worden sind. Wir bitten dies zu berücksichtigen.

Wie werden zukünftig Urlaubsanträge bzw. Anträge auf Freizeitausgleich gestellt?

Zukünftig wird es Urlaubsanträge oder Anträge auf Freizeitausgleich in Papierform nicht mehr geben. Dies wird über den sogenanten Workflow in elektronischer Form erledigt. Sprich Sie melden sich über einen Browser an das Zeitmanagementsystem an und können dort einen Antrag stellen.

Der Mitzeichnende (Vertretung) und der Genehmigende (Vorgesetze/r) erhalten dann eine E-Mail mit entsprechenden Link zum Online-Antrag.

Nach erfolgter Anmeldung am BayZeit-System, kann Ihr Antrag dann entsprechend genehmigt oder auch abglehnt werden.

Eine Anleitung hierzu finden Sie hier.

Eine Handlungsempfehlung für die Genehmigung bei mehreren Vorgesetzten finden Sie hier.

Was geschieht mit meinem Antrag, der von der Mitzeichnenden oder Genehmigenden Person nicht bearbeitet werden kann?

Anträge, die fünf Kalendertage bei einer Mitzeichnenden oder Genehmigenden Person nicht bearbeitet werden, werden automtisch an den Antragsteller zurückgeleitet. Sie werden über die Zurückleitung per E-Mail informiert, außerdem werden solche Anträge in der Antragsübersicht rot makriert und mit einem "t" für "Timeout" versehen.

Wie Sie in einem solchen Fall weiter vorgehen, finden Sie hier unter "4. Zeitüberschreitung (Timeout) bei Antragsstellung".

Falls schon vorher bekannt ist, dass der Mitzeichnende oder Genehmigende Ihren Antrag nicht bearbeiten können, können Sie den Antrag auch stonieren. Anträge können nur sofort stoniert werden, wenn sie nicht bereits genehmigt wurden. Andernfalls muss die Stonierung auch wieder vom jeweiligen Genehmigenden genehmigt werden. Näheres finden Sie hier unter "3.2 Antrag stonieren".

Sehe ich im BayZeit tagesaktuell meine pers. Sollzeit?

Die aktuelle persönliche Sollzeit, können Sie im System erst am nächsten Tag sehen. Hintergrund dazu ist, das der automatische Pausenabzug erst mit dem Tagesabschluss nach Mitternacht gebucht wird.

Der automatische Pausenabzug erfolgt, wenn Sie mittags die Dienstelle nicht verlassen oder die Ruhepause 30 Minuten unterschreitet. 

Werden die Zeiteinheiten wie früher abgerechnet?

Im Gegensatz zu früher werden die Zeiteinheiten mit der elektronischen Zeiterfassung minutengenau abgerechnet. Alle Zeiten werden im System in Stunden und Minuten angezeigt.

Wie verhält sich BayZeit bei Feiertagen?

Alle gesetzlichen Feiertage und regional gültigen Feiertage werden im System in verschiedenen Kalender eingerichtet. Für die Uni Bamberg wird der Kalender "katholisch mit Faschingsdienstag" gewählt. Als Zeitgutschrift für die einzelnen Feiertage und allgemein dienstfreien Tage wird wie gehabt die jeweilige Sollzeit des Arbeitszeitmodells angesetzt. 

Wie ist die Regelung für den Faschingsdienstag?

Die Sollzeit beträgt an diesem Tag die Hälfte der für diesen Tag festgelegten individuellen Sollzeit. Dies wird automatisch in BayZeit durch den ausgewählten Kalender (KATM - Katholisch mit Faschingsdienstag) eingetragen.

Das Dienstende ist am Faschingsdienstag um 12:00 Uhr (Ende der Zeitzählung). Arbeitszeit nach 12:00 Uhr kann nicht mehr angerechnet werden.

Wer am Faschingsdienstag ganz zuhause bleiben möchte, beantragt hierfür einen Gleittag.

Wie wird der Betriebsausflug in BayZeit gehändelt?

Beim Betriebsausflug wird der Status Dienstreise verwendet.

Für den Betriebsausflug bitten wir alle Teilnehmenden nachfolgende Buchungen am Terminal durchführen:

  • am Arbeitstagende vor dem Betriebsausflug: Dienstreise ab morgen (DRMO)

wichtig: danach keine zusätzliche Gehen-Buchung

Hinweis: Teilzeitkräfte, die beispielsweise Freitag und Montag nicht arbeiten, müssen die DRMO-Buchung bereits am Donnerstag davor durchführen.

  • am Arbeitstagbeginn nach dem Betriebsausflug: Kommen-Buchung

Sollte eine Buchung am Terminal wegen Urlaub, Gleittag etc. am Arbeitstag vor dem Betriebsausflug nicht möglich sein, ist ein Korrekturbeleg auszufüllen.

Der Betriebsausflug ist eine dienstliche Veranstaltung; es wird die persönliche Sollzeit für diesen Tag angerechnet. Grundsätzlich können an diesem Tag Arbeitszeiten vor- bzw. nach dem Betriebsausflug nicht angerechnet werden.

Eine Teilnahme am Betriebsausflug umfasst den gesamten Betriebsausflug. Es ist nicht möglich z. B. nur an einem Teil der Veranstaltung teilzunehmen.

Das Monatsjournal

Legende

1Firma: Systeminterne Nummer12Überstd.: --
2Personalnr: Ihre VIVA-Personalnummer13Zulage: --
3Name: Ihr Vor- und Nachname14Zeitz.: --
4Nr./Abrechnung vom: Datum u. Uhrzeit letzter Tagesabschluss15Steuer:
5per: 16P.Kale.: Kennzeichen Ihres persönlichen Kalenders (KATM --> katholisch mit Faschingsdienstag)
6Bl.: Blatt-Nummer17IRTAZ: -- (Individuelle Regelmäßige Tägliche Arbeitszeit)
7Abteilung: Die Orgeinheit, der Sie zugeordnet sind18IRWAZ: Individuelle Regelmäßige Wöchentliche ArbeitsZeit)
8Org-Einheit: Ihre Dienstellennummer19per:
9Kartenummer: VIVA-Personalnummer (nicht die Zeiterfassungsnummer)20
Sch: Anzahl der Arbeitszeitmodelle
10TFa: --21Sch1 - Sch1: Nummern Ihrer Arbeitszeitmodelle
11Teiln.: Arbeitszeitmodell (GLZ --> Gleitzeit)

Legende

22Tag: Tag des ausgewählten Monats32Sollz: Die für diesen Tag zu leistende Arbeitszeit.
23Kommt: Uhrzeit Kommenbuchungen 33SumAus: Summe der Ausfallzeiten
24Geht: Uhrzeit der Gehenbuchungen34Saldo: Saldo der an diesem Tag entstanden ist
25S: Gültiges Arbeitszeitmodell für diesen Tag (nicht gefüllt)35Zeitkt:
26Zeitzählung: Zeitraum zwischen erster Kommen-Buchung und letzer Gehen-Buchung, die zur Berechnung herangezogen wird 36KappZt: zeigt Zeit an bei denen die Arbeitszeit gekappt wurde (z.b. außerhalb der Rahmenzeit)
27Paus: Pause die automatisch vom System abgezogen wird. 37Reise: Summe der Reisezeiten (Summe aus Spalte 1/3 RZ und 2/3 RZ)
28Zeitart: Um welche Art von Zeit handelt es sich381/3 RZ: Zeiten bei Dienstreisen außerhalb der Regelarbeitszeit, die gedrittelt werden.
29Gen: weitere Anmerkungen zu Sonderfällen402/3 RZ: Zeit bei Dienstreisen am Wochenende, die zu zwei Drittel angerechnet werden.
3041Summenzeile für eine Kalenderwoche, in der für jede Spalte die Summe ermittelt wird.
31Istz.: Bezeichnet geleistete Arbeitszeit

Warum müssen die unter „Anträge Tage“ aufgeführten Dienst- bzw. Arbeitsbefreiungen nicht über den Workflow sondern über einen Korrekturbeleg beantragt werden?

Die Dienst- bzw. Arbeitsbefreiungen (Zeitarten D1 bis D8 einschließlich DB) erfordern ggf. eine schriftliche Bescheinigung, die dem Referat III/2 zusammen mit dem Korrekturbeleg vorzulegen ist. Die Genehmigung der Dienst- bzw. Arbeitsbefreiung erfolgt durch das Referat III/2.

Wie lange habe ich rückwirkend Zeit über Workflow Urlaub, Gleittage, Buchungskorrekturen etc. zu beantragen?

Grundsätzlichmüssen Urlaub und Gleittage im Voraus und Buchungskorrekturen am nächsten Arbeitstag über Workflow beantragt werden.

Rückwirkend kann die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter diese nur 60 Tage über Workflow beantragen. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Anträge bzw. Buchungen ausnahmsweise durch einen Korrekturbeleg beantragt und von der Sachbearbeitung Zeiterfassung eingetragen werden.

In welcher Reihenfolge muss ich als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter über Workflow Korrekturen beantragen?

Die richtige Reihenfolge der Beantragung für die Buchungskorrektur muss beachtet werden. Diese ist wie folgt:

  1. Als erstes werden die Zeiten korrigiert (z.B. AN Buchung die korrigiert werden muss) --- Buchungskorrektur
  2. Als zweites muss, wenn benötigt der Rahmen geöffnet werden (RA von der ersten Kommen-Buchung bis zur letzten Gehen-Buchung) --- Anträge Stunden und/oder eine Zeitzählung beantragt werden --- Anträge Tage (z. B. Dienst am Wochenende oder Feiertag)
  3. Als letztes wird dann 10 – Öffnen tägliche Grenze beantragt --- Anträge Tage

Hinweis:
Die gleichzeitige Beantragung von Zeitzählung und 10 – Öffnen tägliche Grenze ist nicht möglich. Falls mehr als 10 Std. Arbeitszeit aus dienstlichen Gründen anzurechnen sind, bitte E-Mail an zeiterfassung.zuv(at)uni-bamberg.de  mit Beteiligung des Vorgesetzten senden, es wird dann eine Zeitgutschrift vorgenommen. Die Zeitgutschrift ist ganz unten auf Ihrem Monatsjournal bei Umbuchung im … zu sehen.

Bitte jeweils den Antrag erst genehmigen lassen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt weitermachen.

Wenn Sie den Schritt 3 als erstes durchführen, können Sie keine weiteren Anträge für diesen Tag stellen.

Bitte veranlassen Sie in diesem Fall die Stornierung der „10“ durch die Sachbearbeitung Zeiterfassung und führen dann die Buchungskorrektur, wie oben beschrieben, durch.

Durch welchen Workflow kann ich eine Zeitzählung am Wochenende oder an Feiertagen beantragen, wenn die Zeiterfassung am Terminal bzw. virtuellen Terminal nicht möglich ist?

Zunächst muss durch Buchungskorrektur eine „Kommen-Buchung“ und eine „Gehen-Buchung“ beantragt werden.

Zusätzlich muss danach noch über das Menü "Anträge Tage" für diesen Tag die Zeitart "ZZ Zeitzählung" beantragt werden.

Durch welchen Workflow kann ich eine Zeitzählung an zusätzlichen Arbeitstagen beantragen?

Am Terminal bzw. virtuellen Terminal wie an den normalen Arbeitstagen buchen und danach zusätzlich über das Menü "Anträge Tage" die Zeitart „ZZ Zeitzählung“ für diesen Tag beantragen.

Die Antragsübersicht

Die Antragsübersicht wird Ihnen in der Selbstauskunft direkt nach dem Login und einem Klick auf "ZMS Buchungen am Bildschirm" angezeigt.

In der Antragsübersicht sehen Sie die Anträge, die Sie innerhalb der letzten 30 Tage gestellt haben:

Bedeutung der Spalten:

  • Datum: Antragsdatum
  • Zeit: Antragszeit
  • Art: Antragsart
  • Datum_von/Datum_bi: In welchem Zeitraum befindet sich der Antrag (von wann bis wann)
  • G: Genehmigungsvermerk
  • Kommentar_Genehmiger/Kommentar_Vertreter: Kommentarfelder 

Farbliche Kennzeichnung:

  • gelb: Antrag wurde gestellt und in die Antragsübersicht aufgenommen.
  • grün: Antrag wurde genehmigt
  • rot: Antrag wurde abgelehnt

Genehmigungsvermerk:

  • a: Antrag gestellt
  • g: Antrag genehmigt
  • n: Antrag abgelehnt
  • t: Timeout (nach fünf Tagen)

Antragsarten:

  •  BK: Buchungskorrektur
  •  GT: Gleittag
  •  UR: Urlaub
  •  RA: Rahmen öffnen

Wie kann ich die Rahmenzeit öffnen?

Zunächst sollte grundsätzlich die Rahmenzeit zwischen 06:45 Uhr bis 19:00 Uhr eingehalten werden.

Außnahmen sind nur mit dienstlicher Begründung gestattet.

Dazu müssen Sie über das Menü "Anträge Stunden" Zeitart "RA Rahmen öffnen" für den gewünschten Tag die Rahmenzeit öffnen.

Zeitraum: von der ersten Kommen-Buchung bis zur letzten Gehen-Buchung

Beispiel:

07:12 bis 19:48 Uhr

Wie soll der Besuch in der Berufsschule gebucht werden?

Über Workflow muss für Berufsschultage über Schaltfläche „AnträgeTage“ die Zeitart „Dienstbefreiung“ beantragt werden.