Umstellung vom alten E-Mail-System auf Exchange

Das Rechenzentrum stellt für alle Mitarbeiter der Uni-Bamberg den alten, in Jahre gekommenen Mailserver auf ein aktuelles und sehr leistungsfähiges neues Mailsystem um, das aktuellsten Anforderung entspricht. Es ist ein Exchange-Server, der Ihnen ermöglicht, Kontaktdaten und Kalenderdaten zentral zu verwalten und auch in Gruppen oder auf Smartphones zu nutzen. Darüber hinaus können wir Ihnen auf diesem neuen Server erheblich mehr Speicher zur Verfügung stellen. Auf den Webseiten des Rechenzentrums finden Sie hierzu ausführliche Informationen ( http://www.uni-bamberg.de/rz/server/mail/wlv/).

Der Umzug der E-Mailkonten in den großen Einrichtungen der Universität (Verwaltung, Bibliothek, Rechenzentrum, NEPS etc.) ist bereits abgeschlossen. Der Umzug aller anderen Nutzer vom alten auf den neuen Server soll so zügig wie möglich erfolgen. Anfang März 2013 haben wir damit begonnen sämtliche, noch auf dem alten Mailsystem verbliebene Nutzer persönlich anzuschreiben und sie darum zu bitten die Umstellung ihrer persönlichen E-Mail-Konten selbst vorzunehmen.  Das Rechenzentrum hat für Sie ein Hilfsprogramm erstellt, mit dem Sie die Umstellung Ihres persönlichen E-Mail-Kontos selbst durchführen können.

Für die Umstellung der aufgabenbezogenen E-Mail-Konten bitten wir die zuständigen Mitarbeiter sich mit dem PC-Service unter der Rufnummer -1326 in Verbindung zu setzen. (Siehe auch Hinweise weiter unten)

Sie dürfen Ihr E-Mail-Konto auch gerne bereits jetzt, wenn Sie diese Seite lesen, umstellen, auch wenn Sie noch nicht angeschrieben wurden.

Wichtig!

Der alte E-Mail-Server wird bis Ende des Jahres stillgelegt!

Die Umstellung ist deshalb unbedingt erforderlich. Sie muss bis zum Ende des Jahres für alle Nutzer des Mailsystems vollkommen abgeschlossen sein.

Zugriff auf Ihre E-Mails nach der Umstellung

Zugriff über die Webschnittstelle

Sobald Sie die untenstehenden Schritte durchgeführt haben, können Sie auf die Web-Schnittstelle des Mailservers unter  „mailex.uni-bamberg.de“ zugreifen. Der Zugriff über die alte Adresse „mail.uni-bamberg.de“ ist nicht mehr möglich.

Zugriff mit einem E-Mail-Programm (Thunderbird oder Outlook)

Nach der Umstellung können Sie mit Hilfe des „Hilfsprogramms für die Exchangeumstellung“ die Kontoverbindung in dem E-Mail-Programm, das Sie bisher verwendet haben, einrichten und auf Ihre E-Mails wie gewohnt zugreifen.

Sollten Sie den erweiterten Funktionsumfang des neuen Servers nutzen wollen (Zentrale Kontaktdaten, Kalenderfunktionen etc.), können Sie die Kontoverbindung in Outlook 2010 einrichten. Sollten Sie hierfür noch kein Office 2010 auf ihrem Rechner haben, können Sie bei PC-Service -1326 anrufen und sich das Programm installieren lassen. Da es als Campuslizenz verfügbar ist, entstehen hierfür für Sie keine Kosten.

Aufgabenbezogene E-Mail-Konten

Bedingt durch die organisatorischen Besonderheiten, die bei der Umstellung von aufgabenbezogenen Konten zu bedenken sind, können diese Konten mit dem unten beschriebenen Verfahren nicht umgestellt werden. Insbesondere sollten vor der Umstellung von aufgabenbezogenen Konten sämtliche Personen, die damit arbeiten, ihr persönliches Konto bereits umgestellt haben. Wir empfehlen daher, dass Sie zunächst Ihr persönliches Konto umstellen und mit dem E-Mail-Programm, das Sie bisher verwenden, weiterarbeiten.
Wenden Sie sich an den PC-Service, wenn sämtliche beteiligten Personen Ihr Konto umgestellt haben, und lassen Sie sich über die Möglichkeiten von Outlook/Exchange im Hinblick auf die Groupwarefunktionalitäten beraten.

Dauer der Umstellung eines E-Mail-Kontos

Die Aktivierung Ihres E-Mail-Kontos auf dem neuen Mailserver dauert ca. 5 Minuten. Im Anschluss werden dann automatisch alle E-Mail-Ordner mit den darin enthaltenen E-Mails auf den neuen Server kopiert. Für eine Datenmange von 100 MB dauert dies ca. 5 bis 10 Minuten. Während des Umstellungsvorganges können Sie an dem Rechner normal weiterarbeiten und das Umstellungsprogramm im Hintergrund laufen lassen.

Bei großen Postfächern empfehlen wir die Umstellung am Abend bei Dienstschluss zu starten und den Rechner über Nacht laufen zu lassen. Dabei haben Sie die Möglichkeit im Hilfsprogramm einzustellen, dass der Rechner nach Abschluss der Umstellung automatisch herunterfährt.

Voraussetzung für die Durchführung

Mit dem "Hilfsprogramm für die Exchangeumstellung" kann die Umstellung nur von Rechnern aus durchgeführt werden, die über ein LAN-Kabel angeschlossen sind und sich in den Gebäuden der Universität Bamberg befinden. Über VPN oder WLAN ist die Umstellung nicht möglich.

Darüber hinaus können mit diesem Programm nur persönliche E-MAil-Konten umgestellt werden.

Hilfe bei der Umstellung

Im „Hilfsprogramm für die Exchangeumstellung“ steht über die Schaltfläche „Hilfe“ eine Ausführliche Beschreibung zu jedem der 4 Schritte der Umstellung zur Verfügung

Sie können sich jederzeit  an den PC-Service (Tel. 1326) wenden, falls sie an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen sollten oder besondere Hilfestellung bei der Umstellung erhalten möchten.

Vorgehensweise

Starten Sie das "Hilfsprogramm für die Exchangeumstellung " indem Sie im Windows-Startmenü unter "Start" -->  "Ausführen" folgenden Befehl in das Eingabefeld eingeben:

\\swl.uni-bamberg.de\m2mx\m2mx.exe

(Das Schriftzeichen ""\"" (Backslash)erhalten Sie, indem Sie die Taste AltGr festhalten und "ß" drücken!)

Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm für die 4 Umstellungsschritte:

Schritt1: E-Mail-Konto aufzuräumen
Schritt2: Postfach auf Exchange umziehen
Schritt3: Kontoverbindung im E-Mail-Programm einrichten
Schritt4: Manuelle Einstellungen im E-Mail-Progranmm

Macintosh- und Linux-Nutzer

Nutzer, die nicht mit Windows-Systemen arbeiten können am Windows-PC einer Kollegin / eines Kollegen die Umstellung mit der oben beschriebenen Vorgehensweise durchführen. Sie können sich auch gerne an den PC-Service (-1326) wenden um die Umstellung vornehmen zu lassen.

Im Anschluss an "Schritt 2" müssen Sie dann die Einstellungen an Ihrem E-Mail-Programm gemäß den Angaben des Herstellers manuel vornehmen.

Die Einstellungsparameter lauten wie folgt:

Posteingangsserver pop3: mailex.uni-bamberg.de
(TCP-Port für TLS 143, TCP-Port für SSL 993)

Posteingangsserver IMAP: mailex.uni-bamberg.de
(TCP-Port für TLS 110, TCP-Port für SSL 995)

Postausgangsserver SMTP verschlüsselt: mailex.uni-bammberg.de
(TCP-Port: 587, Verbindungssicherheit STARTTLS, Authentifizierungsmethode: NTLM)

Postausgangsserver SMTP unverschlüsselt: mailex.uni-bammberg.de
(TCP-Port 25, Verbindungssicherheit Keine, Authentifizierungsmethode Passwort,normal)

Überspringen Sie bitte "Schritt 3" mit Klick auf "Weiter".

Die Hinweise in "Schritt 4" sind entsprechend zu beachten.

Hinweis bezüglich Phishingmails

Sie erhalten häufig sog. Phishing-Mails, die Sie mit ähnlich lautenden Texten über einen Link auf gefälschte Internetseiten lenken auf denen dann Ihre Zugangsdaten ausgespäht und missbraucht werden.

Da Sie das Hilfsprogramm zur Exchangemigration nicht über einen Link in einer E-Mail starten, sondern direkt über die Eingabe eines Programmpfades, der auf einen Server des Rechenzentrums verweist, können Sie sicher sein, dass es sich hier nicht um eine Phishing-Aktion handelt.

Darüber hinaus bestätigen Ihnen die Kollegen im PC-Service unter der Rufnummer 863-1326 gerne die Echtheit des Programmpfades sowie die Unbedenklichkeit und Notwendigkeit dieser Maßnahmen.