Funktionsweise von E-Mail-Systemen

Ein E-Mailsystem besteht aus:

• einem Posteingangsserver der permanent Nachrichten entgegennimmt und diese in "Postfächern" für die Nutzer bereitlegt (POP3- oder IMAP-Server)
• einem Postausgangsserver an den gesendete  E-Mail-Nachrichten übergeben werden und der diese an das weltweite E-Mail-Verteilungssystem weiterleitet (SMTP-Server)
• einem E-Mail-Client

Ein E-Mail-Client ist ein Programm, das entweder auf Ihrem PC installiert ist (z. B. Thunderbird oder Outlook) oder über eine Internetseite zur Verfügung steht (z. B. mail.uni-bamberg.de, mail.stud.uni-bamberg.de oder Outlook WebApp).

Mit dem E-Mail-Client können Sie:

• die Nachrichten, die in Ihrem Postfach bereitliegen, einsehen, abholen und verwalten.
• die Nachrichten in Ordner sortieren und übersichtlich anordnen, löschen, beantworten oder an andere E-Mail-Empfänger weiterleiten.
• selbst Nachrichten erstellen und versenden.
• Adressinformationen Ihrer Korrespondenzpartner in Adressbüchern speichern und verwalten.

Für E-Mail-Programme (Clients) die auf Ihrem PC installiert sind, sind für das Empfangen von E-Mails heutzutage drei verschiedene Techniken (Protokolle) im Einsatz.

• POP3
  Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Client zum Empfangen von Nachrichten das Protokoll POP3 gewählt haben, werden die Nachrichten vom Mail-Server abgeholt und auf Ihrem PC gespeichert. (vom Server auf den PC verschoben)
• IMAP
  Haben Sie als Übertragungsprotokoll IMAP gewählt, dann bleiben die Nachrichten auf dem E-Mail-Server liegen. Ihr Mailprogramm dient quasi als "Betrachtungs- und Fernbedienungswerkzeug" um Nachrichten zu bearbeiten, die auf dem Server gespeichert sind. Im Gegensatz zu POP3 können Sie damit auch von anderen Arbeitsplätzen (von Zuhause, von Unterwegs) auf Ihre Postfach zugreifen und sehen immer ihren gesamten Bestand an Ordnern und Nachrichten. Außerdem brauchen Sie sich nicht um die Datensicherung ihrer Nachrichten kümmern, da dies vom Serversystem erledigt wird. (Diebstahl oder Beschädigung Ihres PCs, Notebooks!)
• MAPI
  MAPI ist das Übertragungsprotokoll das Microsoft bei der Kontoverbindung von Outlook mit dem Exchange-Server verwendet. Es gelten dabei die gleichen Aussagen die im Zusammenhang mit IMAP bereits ausgeführt wurden. Darüber hinaus können mit MAPI jedoch zusätzlich die Daten für Servergespeicherte Kalender, Aufgabenlisten, Adressbücher etc., also die gesamte Groupwarefunktionalität, übertragen werden. MAPI steht nur in Outlook zur Verfügung.

Wenn Sie mit einem, auf Ihrem PC installierten E-Mail-Programm arbeiten, empfiehlt das Rechenzentrum ausdrücklich die Verwendung von IMAP aufgrund der o.g. Vorteile. Befindet sich Ihr E-Mailkonto auf dem Exchange-Mailserver, so empfiehlt das Rechenzentrum ausdrücklich die Verwendung von Outlook und MAPI.

Wenn Sie den "Webclient" verwenden, brauchen Sie sich nur mit einem beliebigen Internetbrowser auf  die Webseite des Mailservers zu verbinden. Sie finden dann im Browser eine mehr oder weniger komfortabel gestaltete Oberfläche vor, mit der Sie Nachrichten empfangen, Ihre Nachrichten in Ordnern organisieren und Nachrichten senden können. Außer der Internetadresse (URL) und Ihren Anmeldedaten (Nutzerkennung und Passwort) benötigen Sie hierfür keinerlei Verbindungsparameter und keinerlei spezielle Einstellungen. Das heißt, Sie haben somit den Vorteil von jedem beliebigen PC, der in der Lage ist eine Internetseite zu öffnen,  von zuhause oder von unterwegsIhre E-Mail-Dienste zu nutzen. Der Funktionsumfang und der Bedienkomfort von Webclients ist gegenüber dem von installierten E-Mail-Programmen jedoch immer noch geringer, so dass Sie, wenn Sie intensiven E-Mail-Schriftverkehr betreiben, sicherlich ein installiertes E-Mailprogramm vorziehen werden.