Einrichtungskürzel für einheitliche URLs, Fileservernamen und E-Mail-Adressen

Sie kennen die endlosen, z.T. hieroglyphenartigen Internetadressen, die in keinem Flyer veröffentlicht oder am Telefon buchstabiert werden können? Sie haben Probleme, die zahlreichen Aufgabenbereiche Ihrer Einrichtung sowohl einheitlich als auch differenziert zu kommunizieren? Kürzel für Organisationseinheiten, Projekte oder sonstige Aufgaben und Arbeitsgruppen können Ihnen dabei helfen! Hier stellen wir Ihnen vor, wie Kürzel funktionieren - und wie Sie eines bekommen.

Bedeutung und Verwendung von Einrichtungskürzel

In vielen Fällen sind es nicht Personen, die sich über IT-Datendienste präsentieren bzw. die,  über IT-Datendienste kommunizieren, sondern Gruppierungen wie z.B. Organisationseinheiten der Universität, Forschungsprojekte, Abteilungen, oder sonstige Aufgabengebiete oder Arbeitsgruppen im weitesten Sinne.
Nachdem die offiziellen Bezeichnungen dieser "Einrichtungen" in der Regel die Aufgabe ausführlich umschreiben (z.B. Dietrich-Bonhoeffer-Forschungsstelle für Öffentliche Theologie) sind diese zur Benennung von IT-Datendienste wie z.B. E-Mail-Adressen, Webseiten oder Fileserverfreigaben ungeeignet.
Es ist deshalb erforderlich Kurzbezeichnungen festzulegen. Dabei gilt es eine Reihe von Punkten zu beachten, die manchmal zu Interessenskonflikten führen, wie z.B.:

• das Interesse der Universität an einer abgestimmten Außendarstellung
• der Wunsch mehrerer Einrichtungen deren Aufgaben sich überschneiden oder sich ähneln die gleiche Benennung verwenden zu wollen.
• technische Beschränkungen (Umlaute und Sonderzeichen)
• memotechnische Anforderungen (leicht merkbare Benennungen)
• evt. matchcodeartige Schematisierung der Benennungen

Zur Lösung dieser Konflikte wird die Festlegung solcher Benennungen einheitlich anhand eines "Einrichtungskürzels" vorgenommen, das im Vorfeld auf Initiative der betroffenen Einrichtung und unter Einbeziehung der zuständigen Stellen (Organisationsmanagement, Dezernat Z/KOM - Kommunikation & Alumni und Rechenzentrum festgelegt wird.

Ein Einrichtungskürzel wird, nachdem es festgelegt ist im Kürzelverzeichnis eingetragen und ist ab diesem Zeitpunkt der Einrichtung, die die Festlegung veranlasst hat eindeutig zugeordnet.
Die Verwendung eines registrierten Kürzels durch eine andere Einrichtung ist somit unterbunden.
Umgekehrt ist es möglich die Zuständigkeit und Verantwortung für Datendienste, die mit einem registrierten Kürzel benannt sind eindeutig der Einrichtung und deren Leiter/Leiterin für die das Kürzel registriert wurde zuzuordnen.
Dies ist insbesondere bei der Vergabe von Nutzungsrechten, der Herausgabe von Zugangsdaten jedoch auch im Falle von Missbrauch und Nutzung die den Nutzungsrichtlinien wiederspricht von erheblicher Bedeutung.

Auswahl der Kürzel

Ein einmal festgelegtes Kürzel wird  i. d. R. an verschiedenen Stellen verwendet und wirkt sich auf unterschiedliche Weise auf die Außendarstellung der Einrichtung, die es repräsentiert aus.

Bei der Auswahl des Kürzels sollten Sie deshalb folgende Überlegungen einbeziehen:

Auswirkungen auf Ihre www-Seiten

Ihre www-Seiten werden auf dem www-Server unter Ihrem Kürzel veröffentlicht. Ihre www-Stammseite wird somit unter der URL "www.uni-bamberg.de/IhrKürzel/" erreichbar sein. Die URL eine Ihrer Unterseiten würde dann z.B. lauten: "http://www.uni-bamberg.de/IhrKürzel/Thema/Abteilung/seite"

Auswirkungen auf aufgabenbezogene E-Mail-Adressen

Wenn Sie für Ihre Org.-Einheit, Ihr Projekt oder Ihre Aufgabe ein aufgabenbezogenes E-Mail-Konto beantragen, dann wird die E-Mailadresse lauten: "IhrKürzel@uni-bamberg.de". Wenn Sie innerhalb Ihrer Org.-Einheit für weitere Aufgabengebiete/Abteilungen etc. zusätzliche E-Mail-Konten benötigen, werden die E-Mailadressen nach folgendem Schema vergeben:

"bezeichnungderaufgabe.ihrkürzel@uni-bamberg.de"

also z.B.

sekretariat.IhrKürzel@uni-bamberg.de
hiwis.IhrKürzel@uni-bamberg.de
service.IhrKürzel@uni-bamberg.de
studienangelegenheiten.IhrKürzel@uni-bamberg.de

Auswirkungen auf Freigabenamen am Fileserver

Wenn Sie zentralen Speicherplatz am Fileserver des Rechenzentrums verwenden, so findet das Kürzel bei der Auswahl des Freigabenamens Verwendung. Die Adresse, unter der Sie sich mit den zentralen Speicherplatz verbinden lautet dann:

\daten.uni-bamberg.de\IhrKürzel

Sollten Sie zusätzliche Freigaben für Aufgabengebiete/Abteilungen innerhalb Ihrer Org.-Einheit benötigen, werden die Freigabenamen dann z.B. wie folgt lauten:

\daten.uni-bamberg.de\IhrKürzel.Sekretariat
\daten.uni-bamberg.de\IhrKürzel.hiwis

Fazit

Demnach sollten Sie vermeiden, für jede Aufgabe innerhalb Ihrer Organisationseinheit ein eigenes Kürzel zu beantragen. Besser ist es für die unterschiedlichen Aufgabengebiete an denen „unter einem Dach“ also innerhalb einer Einrichtung gearbeitet wird, das Kürzel der übergeordneten Einrichtung zu verwenden und mit unterschiedlichen „Benennungen“ zu versehen. (siehe Beispiel oben)

Registrierung von Einrichtungskürzeln

Antragsberechtigung

Standardmäßig wird ein Kürzel eingetragen

• für eine Organisationseinheit der Universität Bamberg, die mit Org.-einheitsnummer im Org.-Schlüssel der Universität geführt wird bzw.
• für ein Projekt, das mit Projektnummer im Projektschlüssel der Universität geführt wird.

Im Ausnahmefall werden Kürzel auch für Aufgaben eingetragen, die keiner registrierten Organisationseinheit oder keinem registrierten Projekt zugeordnet sind. In diesem Fall ist eine entsprechende Begründung erforderlich.

Antragsberechtigt ist der im Organisationsmanagement eingetragene Leiter der Org.-Einheit bzw. des Projektes bzw. eine Person, die in leitender Funktion die Verantwortung für eine sonstige Aufgabe trägt.

Prozedere

Für die Registrierung eines Einrichtungskürzels ist das Onlineformular "Antrag Einrichtungskürzel" zu verwenden. Das Formular kann von einer beliebigen Person ausgefüllt werden. Die Zustellung an die zuständigen Stellen erfolgt jedoch erst nach Bestätigung durch den, im Formular angegebenen Leiter /der Leiterin der Einrichtung bzw. der sonstigen Aufgabe.
Die beantragten Kürzel werden von den zuständigen Stellen der Universität ggf. unter Einbeziehung der Universitätsleitung geprüft. Sollten Bedenken gegen ein ausgewähltes Kürzel bestehen werden sich die entsprechenden Stellen direkt mit dem Antragsteller/der Antragstellerin in Verbindung setzen und mit ihm/mit ihr eine einvernehmliche Lösung erarbeiten.
Sobald sämtliche Bedenken ausgeräumt sind, wird das Kürzel im Kürzelverzeichnis eingetragen und der Antragsteller/die Antragstellerin hiervon in Kenntnis hesetzt. Ab diesem Zeitpunkt können dann die URL für Webseiten, E-Mail-Adressen etc. beantragt bzw. eingerichtet werden.

Weitergabe von Rechten und Pflichten

Im Falle eines Wechsels der Leitung einer Einrichtung gehen Rechte und Pflichten für das Kürzel sowie die, an das Kürzel gebundenen Datendienste (www-Seiten, E-Mail-Konten, Freigaben am Fileserver) automatisch an den jeweiligen Nachfolger über. Über die Nachfolge wird gemäß den geltenden hochschulrechtlichen Grundlagen durch die jeweiligen Gremien bzw. die Universitätsleitung entschieden.

Im Falle eines Wechsels der Zuständigkeit für eine Aufgabe, die nicht als Organinsationseinheit oder als Projekt im Organisationsmanagement existiert bzw. des Ausscheidens des Antragstellers aus den Diensten der Universität, entscheidet ggf. die Universitätsleitung über die Weitergabe des Kürzels und/oder Rechte und Pflichten für das Kürzel sowie über die an das Kürzel gebundenen Datendienste und Daten.