Portrait

Thomas Lang ist Prozesssteuerer. Seine Aufgabe: Abläufe in der universitären Zentralverwaltung aufnehmen, analysieren und Ideen dafür entwickeln, wie sie optimiert werden können. Damit das gelingen kann, muss Lang diese Vorgänge erst einmal rekonstruieren und sichtbar machen – zum Beispiel auf einer Wandtafel, die nach der Beschriftung fotografiert wird. Dies dient sowohl zur Dokumentation als auch als Diskussionsgrundlage. Denn um Prozesse aufzudecken und zu verbessern, muss Lang Gespräche mit den beteiligten Mitarbeitern führen.

Vertrauen als Arbeitsgrundlage

Dazu bedarf es neben ganz konkretem Wissen um Verwaltungsstrukturen oder Methoden der Gesprächsführung vor allem eines: Vertrauen. „Ich muss mir zu jeder Zeit überlegen, ob es hilfreich ist, die Informationen, die ich erhalten habe, weiterzugeben und wenn ja, welche Stellen über diesen Sachverhalt Bescheid wissen sollten oder müssten“, erklärt Lang. „Denn nur wenn klar ist, dass ich mit den Informationen angemessen umgehe, kann sich ein offenes und ehrliches Gespräch entwickeln, das mir ein authentisches Bild von bestehenden Prozessen vermittelt.“

Vertrauen gewinnen – was einfach klingt, ist oftmals harte Arbeit. Bei dieser nicht immer leichten Aufgabe kommt Thomas Lang seine Ausbildung und Berufserfahrung zugute. Nach seinem Bakkalaurents- und Diplomabschluss arbeitete der studierte Philosoph und Sozialpädagoge in der Erwachsenenbildung, dort unter anderem im Bereich Qualitätsmanagement. Einige Jahre Jugendarbeit und ein Master im Management von Gesundheits- und Sozialeinrichtungen komplettieren sein Profil. „In meinen früheren Tätigkeiten habe ich mit vielen unterschiedlichen Menschen zusammengearbeitet und durch diese Begegnungen einiges gelernt, was mir bei meiner jetzigen Arbeit hilft“, meint Lang. „Man muss zum Beispiel den Mut haben, auch vermeintlich dumme Fragen zu stellen. Oder auch eingespielte Abläufe hinterfragen, mit denen alle Beteiligten zufrieden sind.“ Denn gerade in Dingen, die offensichtlich und klar scheinen, steckt oftmals Potential.

Service für die Wissenschaft

Und so geht es Thomas Lang besonders um die kleinen alltäglichen Routinegriffe, die in ihrer Gesamtheit das große Ganze bilden, das sich Verwaltung nennt. Dazu gehören Prozesse des Beschaffungswesens genauso wie die Handhabung von Ministeriumsschreiben. Die Prozessoptimierung ist für die Verwaltung ebenso wichtig wie für Forschung und Lehre. „Es gibt viele Serviceprozesse, die aus der Verwaltung heraus kommen, aber für die gesamte Universität wichtig sind. Das betrifft Raumbuchungen ebenso wie beispielsweise die Abläufe bei einer schriftlichen Prüfung“, erläutert der Prozesssteuerer. „Da die Verwaltung mit dem Wissenschaftsbetrieb derart eng verzahnt ist, können so auch Studierende und Lehrende von der Arbeit profitieren.“