FAQ zu Drittmittelprojekten/Drittmittelerklärung (DME)

• Die Drittmittelerklärung (DME) ist die in knappe Form gegossene Umsetzung der Anforderungen von Seiten der Gesetzgeber (Bund und Freistaat Bayern über Artikel 8 ByHSG; Bayerische Drittmittelrichtlinie) an Sie als Projektleiterin bzw. Projektleiter mit dem Ziel, Transparenz über jeden Geldeingang von außen herzustellen. Prinzipien: Trennung von Umsatzgeschäften und Hochschulforschung; Dokumentation von Leistung und Gegenleistung.

• Die DME ist für Sie eine Absicherung, bevor zum Beispiel Verträge/Anträge an den Präsidenten zur rechtsverbindlichen Unterschrift vorgelegt werden können, da Ihr Vorhaben vorab intern in einem Umlauf in allen zuständigen Bereichen geprüft wird, zum Beispiel unter anderem in rechtlichen oder steuerlichen Fragen (DME als „Laufzettel“).

Sie finden sie unter: www.uni-bamberg.de/forschung/downloadbereich/ (Nr. I. 1. Drittmittelvorhaben)

• Immer bevor Sie Geld von Dritten einwerben oder erhalten (gemäß ByDriMiR).

• Reichen Sie die DME und alle erforderlichen Anlagen bitte vor der Einreichung eines Antrages an den Drittmittelgeber bzw. vor Vertragsschluss (ggf. Entwurf) mit  dem Drittmittelgeber beim Dezernat Forschungsförderung & Transfer (Z/FFT) ein.

• Bei zweistufigen Begutachtungsverfahren ist eine Einreichung erst ab der zweiten Begutachtungsstufe (Vollantrag) erforderlich, aber auch in der ersten Begutachtungsphase (Antragsskizze) möglich, und wird aus Planungsgründen vom Dezernat Forschung und Transfer sehr begrüßt. Vorteil für Sie: wenn es am Ende bei einem Vollantrag schnell gehen muss, liegt eine DME schon vor!

• Anträge oder Verträge, bei denen die Universität als formale Antragstellerin (oder Vertragspartnerin) auftritt oder Empfehlungsschreiben, die vom Präsidenten unterschrieben werden müssen, erfordern deutlich mehr Zeit. Bitte treten Sie frühzeitig mit den Kontaktpersonen im Dezernat Z/FFT in Verbindung.

• Bitte fügen Sie ggf. folgende Anlagen bei: Antrag, Vertrag bzw. Vertragsentwurf, Projektskizze, Kalkulationsgrundlage sowie Korrespondenz mit dem Drittmittelgeber (z.B. DFG, BMBF, Stiftung, Verein, Behörde, Wirtschaftsunternehmen, Privatperson etc.)

• eventuelle Vereinbarungen mit Drittmittelgeber (dabei mündliche Absprachen schriftlich zusammenfassen) etc.

• Im Falle von bereits bewilligten Projekten die Bewilligung des Drittmittelgebers

Bitte die vollständig ausgefüllte und unterschriebene Drittmittelerklärung inkl. aller Anlagen

• per Hauspost an das Dezernat Z/FFT (K16) senden,

ODER

• auf elektronischem Wege an drittmittelerklaerung.fft(at)uni-bamberg.de

Folgendes gilt für jegliche Art von Anträgen/Verträgen, bei denen die Universität als formaler Antragsteller/Vertragspartner auftritt, ist die  rechtsverbindliche Unterschrift des Präsidenten einzuholen.

Da die erforderlichen Prüfungen deutlich mehr Zeit benötigen, bitten wir die Unterlagen frühzeitig, mindestens 3 Arbeitstage vor Fristablauf, beim Dezernat Z/FFT einzureichen!

• Voraussetzung für die Unterzeichnung durch den Präsidenten ist die erfolgte Drittmittelerklärung samt Anlagen!
• Das Dezernat Z/FFT bindet dann automatisch das für die Ausgestaltung von Verträgen zuständige Justitiariat ein und holt die erforderlichen Unterschriften gleichzeitig mit dem DME-Verfahren ein.
• Der Versand der unterschriebenen Originale ist durch die Projektleiter selbst zu organisieren.
• Originale Verträge werden durch das Justitiariat versand.

Wenn Sie in Verhandlungen mit insbesondere Unternehmen der freien Wirtschaft sind:

• Nur bei frühzeitigem Kontakt können wir Sie Ihren Interessen gemäß adäquat beraten und in der Vertrags- und Kalkulationsgestaltung behilflich sein.
• Ansprechpartnerin: Heike Reichardt (Tel. 863-1286) trennungsrechnung.fft@uni-bamberg.de.

Bei Forschungsvorhaben in hauptamtlicher Tätigkeit dürfen (gemäß ByDriMiR) keine gesonderten Vergütungen für den Projektleiter angenommen werden.

Will ein Hochschulmitglied eine Vergütung vereinbaren oder sich gewähren lassen, so ist dies nur möglich, wenn das gesamte Vorhaben in Nebentätigkeit ausgeführt wird.

Hierfür gelten die Vorschriften über die Durchführung von Nebentätigkeiten.

Anderes gilt für die Gewährung einer Forschungszulage aus Mitteln privater Drittmittelgeber. Bitte wenden Sie sich hierzu frühzeitig an Dezernat Forschungsförderung und Transfer.

Je nach Drittmittelgeber oder Konstruktion des Projekts, gibt es verschiedene Vorgaben und Verfahrensweisen in Bezug auf die Bewilligung bzw. Berechnung von Overhead.  Eine Übersicht über Höhe und Verwendung der gängigsten Fälle finden Sie in unserem Merkblatt:

Übersicht Overhead/Gemeinkosten (GK)/Programmpauschalen (PP) – [nur intern abrufbar]

Tagungen werden häufig durch Tagungsbeiträge und auch durch Sponsoren unterstützt. Wenn dies auch bei Ihnen der Fall ist, werden hierfür 2 Drittmittelerklärungen [DME] benötigt.

1. DME: Drittmittelgeber = im Auswahlmenü bitte anwählen: "Gebühren von Teilnehmern für Tagungen/Veranstaltungen - Tagungsgebühren - 050".
   Bitte als Anlage eine (Grob-)Kalkulation beifügen:  x Teilnehmer mal x Euro Teilnehmerbeitrag = ergibt Gesamtvolumen; und: was soll aus den Beiträgen finanziert werden (so z.B. Bewirtung, Hilfskräfte …)?
2. DME: Drittmittelgeber = Sponsor/en: hierbei den jeweiligen Sponsor ggf. im Menü anwählen bzw. mehrere Sponsoren angeben.
   Als Anlagen bitte mitschicken: Schriftverkehr/ggf. Zusagen der Sponsoren; ggf. Liste der Sponsoren (angefragt/zugesagt - mit wieviel Euro?); dabei auch vermerken, ob bzw. welche "Gegenleistungen" erbracht werden sollen.

• Das Dezernat Z/FFT veranlasst den Umlauf Ihrer Unterlagen in den damit befassten Abteilungen der Verwaltung. Nach erfolgreichem Umlauf wird zuletzt der Präsident die DME unterzeichnen. Das Original bleibt in der Verwaltung.  

• Die „abgeschlossene“ DME wird sodann zur Kenntnis von Dezernat Z/FFT an den/die Projektleiter/in, sowie an die damit befassten Abteilungen per Email verschickt.

• Das Dezernat Z/FFT wird ggf. Ihnen Ihre vom Präsidenten unterschriebenen Originalunterlagen zum Versand zur Verfügung stellen.
  
  
• Bitte: Versand von Verträgen erfolgt durch das Justitiariat.

• Der Versand der Originalunterlagen an die Drittmittelgeber erfolgt ausschließlich durch Projektleiter/Projektleiterin. Bitte erkundigen Sie sich frühzeitig über eventuelle Expressversandmöglichkeiten.

• Ab erfolgter Bewilligung werden Sie vom Drittmittelreferat (Referat IV/2, Leiterin Frau Konstanze Schomburg, Tel. 863-1084, (konstanze.schomburg(at)uni-bamberg.de) in allen Fragen rund um Ihr DM-Projektkonto und die gesamte Abwicklung Ihres Projekts unterstützt.

• Der abgeschlossene Umlauf der DME ist grundsätzlich die Voraussetzung für die Erteilung einer DM-Projektkontonummer.

Sobald auf einem Dokument eine „rechtsverbindliche Unterschrift“ erforderlich ist, muss der Präsident unterschreiben, wie zum Beispiel bei AZA-Anträgen gegenüber dem BMBF oder anderen Bundesministerien oder bei Verträgen.

Das Dezernat Forschungsförderung und Transfer fungiert als Ansprechpartner für Forschungsvorhaben in hauptamtlicher Tätigkeit. Für Tätigkeiten im Nebenamt wenden Sie sich bitte an Abteilung III/2

• Nationale Förderprogramme

Angelika Bullin ( Tel. 863-1022), drittmittelerklaerung.fft(at)uni-bamberg.de

•  Europäische, internationale Förderprogramme

Dr. Oliver Clarenz (Tel. 863-1006), eu-forschung.fft(at)uni-bamberg.de

• Auftragsforschung/Dienstleistungen

Heike Reichardt (Tel. 863-1286), trennungsrechnung.fft(at)uni-bamberg.de