Rückblick

Jahresbericht 2006

Vorbemerkung

Das Jahr 2006 stellt in der Geschichte des Universitätsarchivs Bamberg eine wichtige Zäsur dar. Nachdem sich das Archiv bislang vor allem in der Person des wissenschaftlichen Leiters, Prof. i. R. Dr. Klaus Guth, konkretisierte, steht jetzt mit der Berichterstatterin Dr. Karin Amtmann eine hauptamtliche Archivarin als Betreuerin des Universitätsarchivs zur Verfügung.

Trotz langer und intensiver Vorbereitung ließ sich das Vorhaben, den Aktenplan für die Zentrale Universitätsverwaltung der Otto-Friedrich-Universität Bamberg in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachpersonal fertig zu stellen, bislang nicht realisieren. Die anvisierte Einführung eines Dokumentenmanagementsystems braucht im Vorfeld klare Strukturen, so dass an diesen Bemühungen auch weiterhin festgehalten wird.

Rechtsgrundlagen

Ein funktionsfähiges und archivgesetzlichen Ansprüchen genügendes Universitätsarchiv benötigt neben einer organischen Einbindung ein rechtliches Fundament. Diese rechtliche Grundlage besteht aus einer Reihe von ineinander greifenden Gesetzen und Rechtsvorschriften, die sich teils inhaltlich ergänzen, teils aufeinander beruhen. Aus diesem Bündel von Rechtsvorschriften leitet das Universitätsarchiv seine Pflichten, aber auch seine Rechte bei der Bewältigung seiner Aufgaben ab. Dazu gehören neben dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG) rechtliche Regelungen, wie Archivordnung, Benützerordnung, Gebührenordnung, Aussonderungsordnung, Akten- und Registraturordnung. Diese von der Berichterstatterin erarbeiteten Rechtsgrundlagen wurden der Hochschulleitung und der Rechtsabteilung vorgelegt. Die organische Einbindung bzw. Verortung des Universitätsarchivs steht noch an.

Da bereits mehrere Anfragen zur Benützung von Seminar- und Prüfungsarbeiten im Universitätsarchiv erfolgten, ergab sich die zusätzliche Notwendigkeit, möglichst rasch rechtliche Regelungen für die Benützung dieser speziellen Archivaliengattung zu finden. Es gilt mithin, einen Ausgleich zwischen den Grundrechten der Forschungsfreiheit einerseits und dem Recht der Verfasser auf Wahrung ihrer Persönlichkeits- und Urheberrechte zu finden. Damit die Abschlussarbeiten ohne rechtliche Probleme eingesehen und vorgelegt werden können, hat die Berichterstatterin ein Papier entwickelt, das den jeweiligen Verfassern bei Abgabe der Arbeiten vorgelegt werden soll. Die Studenten sollen danach eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme unterschreiben.

Bestände

Schon seit 2005 wuchsen dem Universitätsarchiv nach und nach einzelne Bestände zu. Dabei handelt es sich vor allem um Abgaben der Studentenvertretung, der Frauenbeauftragten und der Fakultätsverwaltung Katholische Theologie sowie Lehrstuhlunterlagen.

Seitdem das Universitätsarchiv am 15. Februar 2006 seinen Betrieb in vollem Umfang aufgenommen hat, konnten bis zum Ende des abgelaufenen Jahres zwei größere sowie mehrere kleinere Übernahmen von Schriftgut durchgeführt werden. Insgesamt handelt es sich um rund 44 lfm sowie Abschlussarbeiten im Umfang von ca. 5 lfm, die vom Staatsarchiv Bamberg an das Universitätsarchiv abgegeben wurden. Die Abschlussarbeiten sind bereits geordnet und in die Regale eingestellt. Eine Bewertung, die eine sinnvolle Auswahl der tatsächlich archivwürdigen Arbeiten zum Ziel hat, steht noch aus. Um die Bewertungsentscheidung künftig zu erleichtern, hat die Berichterstatterin dem Prüfungsamt einen Fragebogen zur Archivwürdigkeit zugeleitet. Er soll den Gutachtern zusammen mit den Abschlussarbeiten übermittelt werden. Anhand einiger Fragen sollen die Gutachter dann eine Empfehlung für oder gegen die Archivwürdigkeit der jeweiligen Prüfungsarbeit kundtun, die dem Universitätsarchiv als Grundlage für seine endgültige Entscheidung für oder gegen die Archivierung dienen soll.

Raumsituation

Das Raumproblem hat sich weiter verschärft. Im Jahr 2007 müssen Räume gesucht werden, die zur Einlagerung von Archivalien geeignet sind. Obwohl versucht wurde, die vorhandenen Bestände optimal aufzustellen, wirkte sich nun der Raummangel zunehmend negativ auf die Magazinordnung aus. Zudem steht die Übernahme von Archivgut vom FB Soziale Arbeit an (Vgl. Stellungnahme des Universitätsarchivs zum Erbe der Universitäten, April 2006).

Erwähnenswert in Bezug auf die derzeitige Archivalienlagerung  ist, dass abrupte und starke Veränderungen von Temperatur und relativer Luftfeuchtigkeit sich negativ auf die Archivalien auswirken. Es ist notwendig, für konservatorisch angemessene und sichere Lagerungsbedingungen zu sorgen. Erst wenn das Universitätsarchiv über die Infrastruktur verfügt, die für den bestimmungsgemäßen und effektiven Betrieb eines Archivs unabdingbar ist, kann der konsequente Beständeaufbau in den nächsten Jahren erfolgen. Das Universitätsarchiv verfolgt dabei das Ziel, zukünftigen Forschungen aller Art über Geschichte und Entwicklung der Otto-Friedrich-Universität Bamberg eine breite Quellengrundlage zur Verfügung zu stellen. Daneben wird sich das Universitätsarchiv im Rahmen seiner Möglichkeiten auch selbst aktiv an Forschung und Lehre beteiligen.

Benützung

Trotz der großen Anstrengung im Bereich der Erschließung der Archivalieneinheiten als Vorbedingung einer Benützung für wissenschaftliche oder verwaltungsinterne Zwecke ist bislang erst ein Teil der Bestände des Universitätsarchivs erschlossen und damit benutzbar. Umso erfreulicher ist es, dass im Berichtszeitraum sieben wissenschaftliche Benützer(innen) begrüßt werden konnten, die persönlich im Universitätsarchiv recherchierten sowie Gruppen, die die Archivbestände z.B. für Uni – oder Schulprojekte nutzten.
Die Masse der Benützungen erfolgte nicht persönlich, sondern durch schriftliche oder telefonische Anfragen. Dazu gehören auch Anfragen aus der Verwaltung, den Fakultäten und Einrichtungen der Otto-Friedrich-Universität Bamberg.
Der größte Teil der Anfragen erreichte das Universitätsarchiv per E-Mail und wurde auch so beantwortet. Der Trend bei den Anfragen ist ansteigend, was darauf zurückzuführen ist, dass die Kommunikation via E-Mail recht einfach ist. Wenn Recherchen notwendig werden, kann der Aufwand zur Beantwortung solcher Anfragen ziemlich groß werden.

Die weitere Steigerung der Benützungsfrequenz durch eine beharrliche Öffentlichkeitsarbeit, die verstärkte Kooperation mit Lehrstühlen und Instituten der Universität sowie eine kontinuierliche Erschließung der Bestände bleibt somit eine der wichtigsten Aufgaben auch in der Zukunft.

Sonstiges

Wie es für ein Archiv in einer Aufbausituation verständlich ist, lag der Schwerpunkt der Arbeit des Universitätsarchivs seit Juni 2005 im organisatorischen Bereich. So waren etwa die Beschaffung von Regalen, die EDV-Ausstattung und der Aufbau der Faustdatenbanken (FAUST 5.0), der Konvertierung der bislang unter anderen Programmen angelegten Datenbanken sowie des archivfachlichen Bedarfs vorzubereiten und durchzuführen. Der Umzug bzw. die Zusammenführung der Archivalien wurde mitgeplant und beaufsichtigt.

Ein weiterer Arbeitsschwerpunkt lag in der Herstellung von Kontakten zu den Registraturbildnern an der Universität und ihren Sachbearbeitern. Sie dienten dazu, das Universitätsarchiv als Einrichtung vorzustellen, potentielles Archivgut zu erfassen und gegebenenfalls bereits die Aussonderung vorzubereiten. Die Zusammenarbeit mit den jeweiligen Sachbearbeitern gestaltete sich dabei fast durchgehend erfreulich positiv, so dass alle wichtigen Aussonderungsvorhaben (Fakultätsverwaltung Sprach- und Literaturwissenschaft, Fakultätsverwaltung Katholische Theologie, Studentenkanzlei, Personalabteilung Ref. III/2 (Angestellte, Arbeiter), Lehrstuhl Turkologie, Lehrstuhl Romanische Sprachwissenschaft) bis zum Ende des vergangenen Jahres zumindest in die Wege geleitet werden konnten.
Zur Vermeidung von Überlieferungslücken und Mehrfachüberlieferungen hat die Berichterstatterin für die Dekanatsverwaltungen, für die Lehrstühle und Institute der Otto-Friedrich-Universität Bamberg außerdem ein Merkblatt für den Umgang mit dienstlichem Schriftgut bereitgestellt.

Die Bemühungen, die im Staatsarchiv Bamberg verwahrten Akten der ehemaligen Universität des Hochstifts Bamberg in das Universitätsarchiv zu übernehmen, blieben ohne Erfolg. Da es sich um eine der Vorläufereinrichtungen der Otto-Friedrich-Universität handelt, soll an diesen Bemühungen auch weiterhin festgehalten werden.

Öffentlichkeitsarbeit

Das Universitätsarchiv arbeitet nicht im Verborgenen, sondern wendet sich als Dienstleistungseinrichtung sowohl an die Einrichtungen und Mitglieder der Universität, als auch an die außeruniversitäre Öffentlichkeit. Um das Universitätsarchiv im öffentlichen Bewusstsein zu verankern und sein Dienstleistungsangebot vorzustellen, wurden und werden verschiedene öffentlichkeitswirksame Maßnahmen durchgeführt. Dazu zählen Führungen durch das Archiv sowie Vorträge, nicht zuletzt aber auch die Präsentation im Internet.
Anlässlich der Archivpräsentation skizzierte die Berichterstatterin in einem Beitrag für „Uni Kat“ Aufgaben und Ziele des Universitätsarchivs. Außerdem wurde das Universitäts-Projekt UNIChron über die Gebäude der Otto-Friedrich-Universität Bamberg durch Vor- und Nacharbeiten unterstützt: Bibliographie, Einführungen der Studierenden, Korrekturarbeiten der Manuskripte und durch die Bereitstellung von Archivalien durch das Universitätsarchiv.

Kooperation, Tagungen

Im Vorfeld der auch von den bayerischen Universitätsverwaltungen anvisierten Umstellung auf eine elektronische Vorgangsbearbeitung mittels eines Dokumentenmanagementsystems, die sich ganz unmittelbar auf die Arbeit der Universitätsarchive auswirken wird, und in Anbetracht der Aufgaben der Archive bei der Unterstützung der Schriftgutverwaltung, trafen sich die Mitglieder des Arbeitskreises auf Einladung der Berichterstatterin am 16. Februar 2006 in Bamberg. Der Arbeitskreis der bayerischen Universitätsarchive widmet sich neben grundsätzlichen Überlegungen zu den Bereichen Schriftgutverwaltung, Aktenplanwesen und Dokumentenmanagementsystem schwerpunktmäßig der Erarbeitung eines Fristen- und  Bewertungskataloges. Ein solcher Katalog stellt ein wichtiges, ja unverzichtbares Hilfsmittel im Rahmen der Schriftgutverwaltung mittels eines Dokumentenmanagementsystems dar.
Das von der Berichterstatterin im Februar 2006 mit der Einladung der bayerischen Universitätsarchive initiierte außerplanmäßige Arbeitstreffen zur o. g. Thematik in Bamberg entwickelte sich erfreulich weiter.

An der Frühjahrstagung der Fachgruppe 8 (Archive der Hochschulen und wissenschaftlichen Einrichtungen) des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare, die zum Thema „Dokumentationsziele und Aspekte der Bewertung in Hochschulen und Archiven wissenschaftlicher Institutionen“ am 23./24. März 2006 in Saarbrücken stattfand, nahm die Berichterstatterin teil.
Ferner vertrat die Berichterstatterin das Universitätsarchiv Bamberg beim Bayerischen Archiv- und Bibliothekstag am 21./22. Juli 2006 in Würzburg.

Das Arbeitstreffen in Eichstätt am 6. April 2006 stand ganz im Zeichen der archivrechtlichen Fragestellungen. Im Mittelpunkt standen, insbesondere Archivsatzungen und Archivordnungen sowie die Gebühren in den Universitätsarchiven. Mit Herrn Archivdirektor Prof. Dr. Reinhard Heydenreuter (Bayerisches Hauptstaatsarchiv München) stand ein juristisch versierter Experte für Fragen des Archivrechts zur Verfügung, der die Diskussion mit seinen Ausführungen und Anmerkungen wesentlich bereicherte.

Nach dem guten Erfolg des außerplanmäßigen Treffens in Bamberg, konnten im Rahmen des 10. regulären Treffens des Arbeitskreises am 12. Oktober 2006 in den Räumen des Universitätsarchivs Augsburg, die in Bamberg begonnenen Arbeiten zur Erstellung eines Bewertungskataloges fortgesetzt werden. Parallel dazu wurde mit der Formulierung eines Muster-Aktenplans begonnen, der als Grundlage für den Bewertungskatalog dienen soll.
Von Beginn an war das Universitätsarchiv auch um eine Kooperation mit den in Bamberg ansässigen Archiven bemüht. So nahm die Berichterstatterin im Jahr 2005/ 2006 an mehreren Veranstaltungen des Bamberger Staatsarchivs und Stadtarchivs teil sowie des Archivs der Erzdiözese Bamberg.

Planung 2007

Neben der Fertigstellung des Aktenplans (mit Fristen- und Bewertungskatalog) wird im Jahr 2007 der Arbeitsschwerpunkt im Aufbau und der Erschließung der Bestände liegen. Sobald Regalkapazitäten zur Verfügung stehen, können in größerem Umfang Unterlagen des Fachbereiches Soziale Arbeit übernommen werden. An die physische Übernahme schließt sich die weitere archivische Bearbeitung an, die mit der Verzeichnung und Strukturierung der Bestände mittels der Archiv-Software Faust 5.0 sowie der Erstellung von Findbüchern ihren Abschluss finden. Im Rahmen der personellen Kapazitäten soll als vorarchivische Aufgabe der systematische Kontakt mit den Registraturbildnern verstärkt werden, um die Bewertung und Abgabe des archivwürdigen Schriftgutes zu gewährleisten. Dies gilt zunehmend auch für digitale Unterlagen. Darüber hinaus ist der konservatorische Zustand bestimmter Archivalienbestände besondere Aufmerksamkeit zu widmen, um die Erhaltung des Archivgutes auf Dauer zu sichern. Ein besonderer Schwerpunkt soll auch auf die Gewinnung von Nachlässen gelegt werden. In das Blickfeld rücken dabei vor allem Personen aus dem Kreis der Professoren, aus der Verwaltung sowie dem universitären Umfeld, die der Universität Bamberg möglichst seit langer Zeit angehören, eventuell sogar die Frühgeschichte der Universität erlebten und aktiv mitgestalteten. Deren dienstliches bzw. privates Schriftgut ist in besonderer Weise geeignet, die Gründungs- und Frühgeschichte der Universität Bamberg zu dokumentieren.

Jahresbericht 2007

Organisations- und Stellenentwicklung

Seit dem 1. August 2007 gibt es an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg ein neues Dezernat. Nach Beschluss der Universitätsleitung vom 27.06.2007  ist das Universitätsarchiv Bamberg als Dezernat (Z/ARCH) in die Verwaltungsstruktur integriert. Als Begründung dafür wurde auf die Querschnittsaufgaben verwiesen, die sowohl den wissenschaftlichen Bereich als auch die Verwaltung betreffen (Registratur, Aktenplan, Dokumentenmanagementsystem und Publikationen).
Die organisatorischen Veränderungen im Universitätsarchiv betreffen auch seine Leitung. Diese liegt nunmehr in den Händen der ersten hauptamtlichen Universitätsarchivarin Dr. Karin Amtmann, die das Archiv bereits seit Juni 2005 betreut.
Um die neuen Herausforderungen, die mit der zunehmenden Digitalisierung einhergehen wirksam meistern zu können, hat die Berichterstatterin im Einvernehmen mit der Universitätsleitung im Wintersemester 2007 zudem ein Fernstudium an der Fachhochschule Potsdam begonnen.

Rechtsgrundlagen

Ein funktionsfähiges und archivgesetzlichen Ansprüchen entsprechendes Universitätsarchiv benötigt neben der organischen Einbindung auch ein rechtliches Fundament. Hierzu gehören neben dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG) rechtliche Regelungen wie Archivordnung (ArchivO) und Benützerordnung (BenützerO) nebst Gebührenverzeichnis (GebührenV). Aus diesen Rechtsvorschriften, die der Rechtsabteilung und der Universitätsleitung bereits vorliegen, leitet das Universitätsarchiv seine Pflichten und seine Rechte bei der Bewältigung seiner Aufgaben ab. Diese Ordnungen treten am Tag nach ihrer hochschulöffentlichen Bekanntmachung in Kraft und können alsdann unter www.uni-bamberg.de/archiv abgerufen werden.
Wie jedes Archiv ist auch das Universitätsarchiv Bamberg ganz wesentlich darauf angewiesen, dass die ihm zugeordneten Registraturbildner, beziehungsweise alle Dienststellen, Einrichtungen und Gremien der Universität, archivreife, mithin für den laufenden Dienstgebrauch nicht mehr benötigte Unterlagen in regelmäßigen Abständen zur Übernahme anbieten. Da einschlägige Richtlinien zur Aufbewahrung, Abgabe und Übernahme von Registraturgut bislang fehlten, legte das Universitätsarchiv zudem eine Akten- und Registraturordnung sowie eine Aussonderungsordnung vor. Diese werden wie die übrigen Rechtsgrundlagen nach rechtlicher Prüfung von den entsprechenden Gremien verabschiedet.

Anschaffung und Aufbau der Faust-Datenbank

Zur Verzeichnung der Archivalien sowie digitaler Materialien setzt das Universitätsarchiv Bamberg seit Frühjahr 2006 die Faust-Datenbank der Firma Land Software ein. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung ist Faust von großer Bedeutung, weil nunmehr mit Hilfe des Digidok-Feldes die im Internet stehenden Informationen, wie etwa die Kommentare zu den Lehrveranstaltung der Universität und vieles mehr, mit Faust verknüpft werden kann.
Das Update der neuen Version 6.0, das im August 2007 angeschafft wurde, erleichtert wegen der erweiterten Möglichkeiten das tägliche Arbeiten erheblich. Darüber hinaus verfügt es über die erforderliche XML-Schnittstelle, um etwa die Metadaten aus dem Dokumentenmanagementsystem Fabasoft importieren zu können, dessen Einführung in ausgewählten Bereichen der Bamberger Universitätsverwaltung für 2008/2009 geplant ist.

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Die anvisierte DMS-Einführung erfolgt in enger Abstimmung zwischen dem Universitätsarchiv, der Universitätsverwaltung und den IT-Verantwortlichen  der Universitätsverwaltung.  Nur eine Beteilung aller drei Kompetenzen ermöglicht die Optimierung der Abläufe und die Wirtschaftlichkeit des Systems. Ziel des Universitätsarchivs ist es dabei, für das E-Government der Otto-Friedrich-Universität Bamberg eine sichere Archivierungsgrundlage zu schaffen. Freilich wurden im Rahmen des Bamberger DMS-Projekts zahlreiche Fragen aufgeworfen, die es zu beantworten gilt: Wie kann sichergestellt werden, dass das Verwaltungshandeln nach zehn, 50 oder 100 Jahren nachvollziehbar bleibt? Wie steht es um die Rechtssicherheit? Wie können beispielsweise Beglaubigungen, die nicht mehr durch Unterschrift, sondern mit einer elektronischen Signatur erfolgen, auf Dauer bewahrt werden? Können der historischen Forschungen künftig noch authentische Quellen vorgelegt werden?
Da ein elektronisches System nur funktionieren kann, wenn der Geschäftsgang festgelegt und der Aktenplan mit Aufbewahrungsfristen und Bewertungskatalog als ordnendes Element hinterlegt ist, ist das Universitätsarchiv gegenwärtig auch mit der Erstellung eines Aktenplans für die Universität Bamberg nebst Aufbewahrungsfristen und Bewertungskatalog betraut.